# Accueil ## Documentation de la partie OVA

	Cover image
Création de compte OVA	/files/N0ScXNtkHEsz1R6uVCW2	/pages/fTZZxosl9V9djc76lcGX
Fiche organisateur	/files/n423amY1gOJebmifcOLO	/pages/FGHldRBRP5DiCvid6q8l
Déclaration de séjour	/files/tlsEiUOyhwTbuy48mYvy	/pages/7cIDIXlZjqjLSGfCFQgs
Les hébergements	/files/wt04j3P2dvrFmIwQ1zaF	/pages/ITDVLGVssUASLlJA3WRU
EIG	https://images.unsplash.com/photo-1504548840739-580b10ae7715?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHNlYXJjaHw0fHxtaW5pbWFsfGVufDB8fHx8MTc1NTUxMDIyM3ww&ixlib=rb-4.1.0&q=85	/pages/hUzqVsUjY0nA1wDsSxDa

*** ## Documentation de la partie agent

	Cover image
Création de compte agent	/files/TVDHYWv6TalwFZavjC71	/pages/AJSvQW5DfhbPNBQFIZ41
Déclaration de séjour	/files/R5fqHs8sXmqlhgUcTcwq	/pages/4Y3Yx1TytD0rBy0TwpG1
EIG	https://images.unsplash.com/photo-1753729967894-cd1ba12f11c1?crop=entropy&cs=srgb&fm=jpg&ixid=M3wxOTcwMjR8MHwxfHJhbmRvbXx8fHx8fHx8fDE3NTU1MTAyNjV8&ixlib=rb-4.1.0&q=85	/pages/fYsnPybsnLh6posnwmvw

# Accès au site VAO

L'accès au SI VAO à destination des utilisateurs OVA (organisateurs vacances adaptées) s'effectue via l'URL [https://vao.social.gouv.fr](https://vao.social.gouv.fr/). L'utilisateur est automatiquement redirigé vers la page de connexion du SI. # Page d'accueil La page d'accueil

Page d'accueil, post fiche organisme créée

# Création de compte {% hint style="warning" %} **Important**\ La création de compte nécessite **une étape de validation obligatoire** avant de pouvoir accéder à la plateforme. \ Cette validation peut être effectuée selon **2 scénarios spécifiques** : 1. L’organisme n’a pas encore de compte utilisateur sur la plateforme VAO (aucun SIRET rattaché) : c’est **la région** à laquelle est rattaché l’organisme qui validera la demande de création de compte 2. L’organisme a déjà un compte utilisateur sur la plateforme VAO (SIRET déjà renseigné sur la plateforme) : c’est **un utilisateur déjà inscrit** dont le compte est lié à l’organisme qui validera la demande de création de compte {% endhint %} {% @mermaid/diagram content="flowchart TD A\[Demande de création de compte] --> B{Organisme existe déjà ?} ``` B -->|Non - Scénario 1| C[Validation DREETS] B -->|Oui - Scénario 2| D[Validation interne OVA] C --> E[Compte activé par DREETS] D --> F[Compte activé par 1er utilisateur OVA] E --> G[OVA peut utiliser le SI] F --> G style A fill:#e1f5fe style C fill:#fff3e0 style D fill:#fff3e0 style E fill:#e8f5e8 style F fill:#e8f5e8" %} ```


Scénario 1 - L'organisme n'existe pas sur la plateforme VAO	/files/KvB5yBvY8yFZX7Czq7hf	/pages/a9sg5IuGtZdKqnjAzG6Y
Scénario 2 – L'organisme a déjà un ou plusieurs comptes utilisateurs sur la plateforme VAO	/files/N3vmQIzF6Sglhrua4CXT	/pages/VI0FdlyH7vwob9rHfuCs

{% hint style="info" %} **Nouvelles fonctionnalités v1.24.0** * **Mention informative** : Une mention a été ajoutée sur le formulaire de création de compte pour guider l'utilisateur dans le processus d'inscription. * **Section "Mon compte"** : Les utilisateurs OVA peuvent désormais accéder à une section "Mon compte" pour consulter et gérer leurs informations personnelles. * **Support DROM et Corse** : La création de compte est désormais disponible pour les utilisateurs des départements et régions d'outre-mer (DROM) et de Corse. {% endhint %} # Scénario 1 - L'organisme n'existe pas sur la plateforme VAO ## Workflow de création de compte {% @mermaid/diagram content="flowchart TD A\[OVA remplit formulaire de création] --> B{Email déjà existant ?} B -->|Oui| C\[Email de notification envoyé à l'utilisateur existant] B -->|Non| D\[Email de confirmation envoyé à l'OVA] ``` D --> E[OVA clique sur le lien de validation] E --> F[Demande confirmée - Email de confirmation envoyé] F --> G[DREETS reçoit notification] G --> H[DREETS accède à la liste des comptes à valider] H --> I{Validation DREETS} I -->|Valider| J[Compte activé] I -->|Refuser| K[Formulaire de refus avec motif obligatoire] J --> L[OVA reçoit email de confirmation d'inscription] K --> M[Compte bloqué] M --> N[OVA reçoit email de refus avec motif] C --> O[Fin du processus] L --> O N --> O style A fill:#e1f5fe style G fill:#fff3e0 style J fill:#e8f5e8 style M fill:#ffebee" %} ``` ## Sécurité - Blocage temporaire des comptes * **Tentatives de connexion** : Après 5 tentatives infructueuses de connexion, le compte est temporairement bloqué * **Durée du blocage** : Le blocage dure 15 minutes * **Déblocage** : Le compte se débloque automatiquement après 15 minutes * **Notification** : L'utilisateur est informé du blocage et de la durée d'attente ### Messages d'erreur Des messages d'erreur spécifiques sont affichés pour informer l'utilisateur : * Nombre de tentatives restantes avant blocage * Durée du blocage en cours * Actions possibles (attendre ou contacter le support) {% stepper %} {% step %} **L’utilisateur OVA renseigne le formulaire de création de compte**

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Un email est envoyé à l'utilisateur OVA pour confirmer sa demande

OVA - Validation de l'adresse email

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA réalise une demande de création d'un nouveau compte * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : Portail VAO - Validez votre adresse courriel * **Contenu du mail** : ``` Bonjour, Pour finaliser la création de votre compte sur la plateforme VAO, confirmez votre adresse e-mail en cliquant sur le lien ci-dessous [BOUTON : Je valide mon adresse courriel] Attention, ce lien ne sera valide que pendant 60 minutes. Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

L’utilisateur OVA valide sa demande d’inscription via le bouton disponible dans le mail. Validité du lien 1h.

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L'utilisateur OVA reçoit une confirmation de sa demande d'inscription

OVA - Confirmation de demande d’inscription par DREETS

* **Déclencheur :** L'utilisateur qui a réalisé la demande de création de compte et qui valide sa demande avec le lien disponible dans le mail * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : VAO - confirmation de votre demande d’inscription * **Contenu du mail** : ``` Bonjour, Votre inscription a bien été prise en compte. Elle a été adressée à la DREETS de votre siège social, qui va traiter la demande sous peu. L’adresse de contact de la DREETS est la suivante : [EMAIL DREETS] Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez contacter notre équipe support Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

{% endstep %} {% step %} **La DREETS valide le compte de l'OVA** Suite à la confirmation de la demande de création de compte, la DREETS de la région où est situé l’OVA reçoit une notification pour alerter qu’un nouvel utilisateur OVA souhaite créer un compte sur le SI-VAO

Agent DREETS - Validation de création de compte OVA

* **Déclencheur :** L'utilisateur qui a réalisé la demande de création de compte et qui valide sa demande avec le lien disponible dans le mail * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Email de la DREETS défini dans la fiche territoire * **Object du mail** : VAO - confirmation de votre demande d’inscription * **Contenu du mail** :

Bonjour,

Un utilisateur souhaite rejoindre un organisme au sein de la plateforme VAO.

Voici les informations concernant l’utilisateur :

- Nom : [Nom]
- Prénom : [Prénom]
- Email : [Email]
- Téléphone : [Tel]

Cet utilisateur souhaite ajouter, au sein de la plateforme VAO, l’organisme SIRET : [Lien siret]

Vous pouvez cliquer directement sur le lien hypertexte pour accéder aux détails de l’organisme.

Si vous avez un doute, vous pouvez prendre contact avec cette personne avant de traiter la demande.

[BOUTON - TRAITER LA DEMANDE]

Cordialement.
undefined

En cliquant sur le lien du la notification, la DREETS est renvoyé sur le SI-VAO, côté Back - page "Liste des nouveaux comptes à valider", afin de valider ou non la demande de l’utilisateur.

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La DREETS valide l’inscription * La ligne de l’utilisateur disparait de la liste des comptes à valider * La ligne apparait dans la liste des comptes validés

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L’utilisateur OVA reçoit un mail de confirmation.

OVA - Inscription validée

* **Déclencheur :** La DREETS ou le compte OVA existant valide la demande de création de compte OVA * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Utilisateur OVA réalisant la demande de création de compte * **Object du mail** : Portail VAO - Inscription validée * **Contenu du mail** : ``` VAO - Inscription validée, prochaines étapes pour votre compte Bonjour, Votre inscription au sein de VAO vient d'être validée en tant qu'organisateur de séjours VAO. Voici les étapes à compléter pour pouvoir déclarer vos premiers séjours : - Complétez votre fiche organisme avec les informations légales et nécessaires à la déclaration de séjour - Ensuite, vous pourrez créer les fiches des hébergements où vos vacanciers vont séjourner - Enfin, faites vos premières déclaration de séjour. Si vous avez besoin d'accompagnement, vous pouvez contacter notre [équipe support]. [Bouton - Se connecter à VAO] Merci, L’équipe [Nom de l'application] ```

> **Nouveau depuis la version 1.21.0** : Un message de confirmation s'affiche également directement dans l'interface lors de la validation du compte, offrant une meilleure expérience utilisateur. > {% endstep %} {% step %} **La DREETS refuse la création de compte de l'OVA** Suite à la demande d'inscription d'un OVA et comme dans la démarche de validation, la DREETS reçoit une notification pour valider / refuser l'inscription d'un nouvel OVA. Dans le cas d'un refus, dans la page de liste des demandes en cours, il est possible de cliquer sur le bouton refus.

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Lors du clic sur le bouton refus, une popup d'affiche pour argumenter le refus via un formulaire. Le champ "Motif de refus" est obligatoire.

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Au clic sur le bouton "Refuser" : * La ligne de l’utilisateur disparait de la liste des comptes à valider * La ligne apparait dans la liste des comptes, avec l'état bloqué :

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L’utilisateur OVA reçoit un mail de refus avec le texte renseigné par l'agent dans le formulaire de refus.

OVA - Refus d'inscription par la DREETS

* **Déclencheur :** L'agent DREETS refuse la demande de création de compte de l'OVA * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur OVA souhaitant créer son compte * **Object du mail** : Refus d’inscription de votre organisme sur la plateforme VAO * **Contenu du mail** : ``` Refus d’inscription de votre organisme sur la plateforme VAO Bonjour, La DREETS de la région Île-de-France a traité votre demande d’inscription, qui n’a pas pu être validée pour la raison suivante > Parce que les informations ne sont pas correctes. Vous pouvez directement contacter la DREETS de votre région pour avoir plus de renseignements à ce propos. Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez contacter notre [équipe support]. Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

{% endstep %} {% step %} **Le compte existe déjà ?** Lors de la demande de création de compte via le formulaire d'inscription, si l'OVA renseigne un email déjà enregistré dans le SI VAO, l'utilisateur dont le mail est renseigne reçoit une notification par email :

⚠️ Compte déjà existant

* **Déclencheur :** Tentative de création de compte avec une adresse déjà enregistrée * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Utilisateur ayant déjà le compte associé à l'adresse email * **Object du mail** : Portail VAO - Votre compte existe déjà * **Contenu du mail** : ``` Bonjour, Une tentative de création de compte a été faite avec cette adresse e-mail sur VAO. Nous vous rappelons que cette adresse e-mail est déjà associée à un compte existant. Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser ici : ➡️ [Lien sécurisé vers la réinitialisation de mot de passe] Si ce n'était pas vous, vous pouvez ignorer cet e-mail. Aucune action n’est requise de votre part. Merci, L’équipe [Nom de l'application] ```

{% endstep %} {% endstepper %} # Scénario 2 – L'organisme a déjà un ou plusieurs comptes utilisateurs sur la plateforme VAO ## Workflow de création de compte {% @mermaid/diagram content="flowchart TD A\["OVA remplit formulaire de création"] --> B{"Email déjà existant ?"} B -->|Oui| C\["Email de notification envoyé à l'utilisateur existant"] B -->|Non| D\["Email de confirmation envoyé à l'OVA"] ``` D --> E["OVA clique sur le lien de validation"] E --> F["Demande confirmée - Email de confirmation envoyé"] F --> G["1er utilisateur OVA reçoit notification"] G --> H["1er utilisateur accède à la liste des utilisateurs"] H --> I{"Validation OVA existant"} I -->|Valider| J["Compte activé - Statut Validé"] I -->|Refuser| K["Formulaire de refus avec motif obligatoire"] J --> L["Nouvel utilisateur reçoit email de confirmation"] K --> M["Compte bloqué - Statut Compte Bloqué"] M --> N["Nouvel utilisateur reçoit email de refus avec motif"] C --> O["Fin du processus"] L --> O N --> O style A fill:#e1f5fe style G fill:#fff3e0 style J fill:#e8f5e8 style M fill:#ffebee" %} ``` {% stepper %} {% step %} #### L’utilisateur OVA renseigne le formulaire de création de compte

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Un email est envoyé à l'utilisateur OVA pour valider son email.

OVA - Validation de l'adresse email

L’utilisateur OVA valide sa demande d’inscription via le bouton disponible dans le mail. Validité du lien 1h.

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L'utilisateur OVA reçoit une confirmation de sa demande d'inscription.

OVA - Confirmation de demande d’inscription par OVA

* **Déclencheur :** L'utilisateur qui a réalisé la demande de création de compte et qui valide sa demande avec le lien disponible dans le mail * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : VAO - confirmation de votre demande d’inscription * **Contenu du mail** : ``` VAO - confirmation de votre demande d’inscription Bonjour, Votre inscription a bien été prise en compte. Elle a été adressée à votre entité qui va traiter la demande sous peu. En cas de question, merci de contacter votre organisme. Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez contacter notre [équipe support] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

{% endstep %} {% step %} #### L'OVA valide le nouveau compte de l'utilisateur l'OVA Suite à la confirmation de la demande de création de compte, le 1er compte créé historiquement par l'organisme OVA reçoit une notification pour alerter qu’un nouvel utilisateur de sont organisme souhaite créer un compte sur le SI-VAO.

OVA - Validation de création de compte OVA

* **Déclencheur :** L'utilisateur souhaitant rejoindre son organisation au sein du SI-VAO, a validé son adresse email * **Expéditeur :** * **Destinataire** : le 1er compte de l'organisme OVA créé historiquement * **Object du mail** : Portail VAO Administration - Validation de compte * **Contenu du mail** :

PORTAIL VAO ORGANISME - VALIDATION DE COMPTE

Bonjour,

Un utilisateur souhaite rejoindre un nouvel organisme OVA au sein de la plateforme SI VAO.


Voici les informations concernant l’utilisateur :

- Nom : [Nom]
- Prénom : [Prénom]
- Email : [Email]
- Téléphone : [Téléphone]

Si vous connaissez cette personne et qu’elle appartient bien à l’organisme tel que répertorié sur l’annuaire des entreprises qui organisme des séjours VAO, vous pouvez valider la demande dans l’interface dédiée.

Si vous ne souhaitez pas que cette personne rejoigne votre organisme, vous pouvez également refuser sa demande.

Vous pouvez cliquer directement sur le lien hypertexte pour accéder aux détails de l’organisme.

Si vous avez un doute, vous pouvez prendre contact avec cette personne avant de traiter la demande.

[BOUTON - TRAITER LA DEMANDE]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

En cliquant sur le lien du la notification, l'utilisateur OVA ayant déjà un compte est renvoyé sur le SI-VAO - page "Liste des utilisateurs de l'organisme", afin de valider ou non la demande de l’utilisateur qui souhaite créer un compte

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L'utilisateur étant déjà inscrit valide l’inscription * La ligne de l’utilisateur change de statut "En attente validation compte" à "Validé"

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L'utilisateur souhaitant s'inscrire reçoit un mail de confirmation d'inscription au SI VAO

OVA - Inscription validée

{% endstep %} {% step %} #### L'OVA refuse la création de compte de l'utilisateur l'OVA Suite à la demande d'inscription d'un OVA et comme dans la démarche de validation, le compte OVA existant reçoit une notification pour valider / refuser l'inscription d'un nouvel OVA. Dans le cas d'un refus, dans la page de liste des demandes en cours, il est possible de cliquer sur le bouton refus.

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Lors du clic sur le bouton refus, une popup d'affiche pour argumenter le refus via un formulaire. Le champ "Motif de refus" est obligatoire.

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Au clic sur le bouton "Refuser", la ligne de l’utilisateur change de statut "En attente validation compte" à "compte Bloqué".

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L’utilisateur OVA souhaitant s'inscrire reçoit un mail de refus avec le texte renseigné par l'agent dans le formulaire de refus.

OVA - Refus d'inscription par l'OVA

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA qui refuse la création d'un compte souhaitant rejoindre son organisation dans le SI VAO * **Expéditeur :** * **Destinataire** : l'utilisateur OVA souhaitant créer un compte * **Object du mail** : Refus d’inscription de votre organisme sur la plateforme VAO * **Contenu du mail** :

Refus d’inscription au sein de l’organisme VAO

Bonjour,

L’organisateur VAO que vous avez souhaité rejoindre lors de votre inscription a traité votre demande, et celle-ci n’a pas pu être validée pour la raison suivante

> Je ne connais pas cette personne de l'équipe !

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter directement l’organisateur qui vous donnera plus de renseignements à ce propos.

Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez contacter notre équipe support


Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

{% endstep %} {% step %} #### Le compte existe déjà ? Lors de la demande de création de compte via le formulaire d'inscription, si l'OVA renseigne un email déjà enregistré dans le SI VAO, l'utilisateur dont le mail est renseigne reçoit une notification par email.

⚠️ Compte déjà existant

{% endstep %} {% endstepper %} # Désactivation de compte OVA Depuis la version v1.22.0, les agents du Back Office peuvent désactiver les comptes des utilisateurs OVA (Organisateurs de Vacances et d'Accueil). Depuis la version v1.24.0, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées pour la gestion automatique des comptes inactifs. ### Fonctionnalité de désactivation * **Qui peut désactiver** : Les agents du Back Office avec les permissions appropriées * **Comptes concernés** : Tous les comptes utilisateurs OVA (personnes morales et physiques) * **Effet** : Le compte désactivé ne peut plus se connecter à la plateforme ### Processus de désactivation 1. L'agent accède à la liste des comptes utilisateurs OVA 2. Il sélectionne le compte à désactiver 3. Il clique sur l'action "Désactiver le compte" 4. Une confirmation est demandée avant la désactivation 5. Le compte est immédiatement désactivé ### Conséquences de la désactivation * **Connexion** : L'utilisateur ne peut plus se connecter à la plateforme * **Données** : Les données existantes sont conservées * **Réactivation** : Seul un agent du Back Office peut réactiver le compte * **Notifications** : L'utilisateur reçoit un email de notification de désactivation ### Désactivation temporaire (v1.24.0) Depuis la version v1.24.0, les comptes peuvent être désactivés temporairement. Dans ce cas : * Le compte est désactivé mais peut être réactivé automatiquement * Un message d'erreur spécifique est affiché lors de la tentative de connexion * L'utilisateur est informé de la désactivation temporaire et des actions à entreprendre ### Gestion automatique des comptes inactifs (v1.24.0) Le système gère automatiquement les comptes inactifs selon un processus automatisé : #### Notification avant désactivation (2 mois) * **Déclencheur** : Un email de notification est envoyé aux utilisateurs dont le compte n'a pas été utilisé depuis une période prolongée (2 mois avant la date de suppression prévue) * **Objectif** : Informer l'utilisateur de l'inactivité de son compte et des actions à entreprendre * **Contenu** : L'email informe l'utilisateur qu'il doit se connecter pour éviter la désactivation de son compte #### Gestion avant suppression (v1.24.0) * **Processus automatique** : Avant la suppression définitive d'un compte inactif, le système : * Vérifie si le compte peut être réactivé * Envoie des notifications de rappel * Permet la réactivation du compte si l'utilisateur se reconnecte #### Suppression de compte inactif (v1.24.0) * **Déclencheur** : Les comptes inactifs depuis une période prolongée sont automatiquement supprimés * **Fréquence** : Le processus s'exécute automatiquement via un job CRON * **Conditions** : Seuls les comptes répondant aux critères d'inactivité sont concernés * **Notification** : L'utilisateur est informé avant la suppression définitive ### Gestion des permissions * Seuls les agents avec le rôle "Autorisé à désactiver les comptes du BO" peuvent effectuer cette action * La désactivation est tracée dans les logs du système * Les agents peuvent voir l'historique des désactivations/réactivations # Fiche organisateur La fiche organisateur permet aux organisateurs de vacances adaptées (OVA) de renseigner et maintenir à jour leurs informations dans le système VAO. Cette fiche est obligatoire pour pouvoir déclarer des séjours. ### Accès à la fiche organisateur L'accès à la fiche organisateur s'effectue depuis le menu principal du SI VAO via l'onglet **"Ma fiche organisateur"** dans la section **"Organisateur"**. Lorsqu'un nouvel organisme créé un compte sur le SI-VAO, l'utilisateur est invité, dès la page d'accueil, à compléter la fiche organisateur afin de pouvoir déclarer des séjours.

Page d'accueil lorsque la fiche organisme n'est pas renseignée

***


Création de la fiche organisateur	/files/Qjk5dglEpjavAbqUQWlD	/pages/nnbgPGP0uThBJhWtszcT
Modification de la fiche organisateur	/files/kZLHQiCXpNDBkmz3qz62	/pages/XiHVm92hPzThralvP2Jj
Règles et gestions	/files/iJS5aanM2317EM5Mn2yC	/pages/tKzEgboiNyCWn8dH7fHe

# Création de la fiche organisateur #### Navigation dans la fiche La navigation s'effectue via : * Le **menu latéral** qui affiche toutes les étapes disponibles * Les **boutons "Précédent" et "Suivant"** pour naviguer entre les étapes * Le **stepper** en haut de page qui indique la progression

Menu vertical des différentes étapes de la fiche organisateur

{% hint style="warning" %} **Important** La fiche organisateur doit être complétée dans son intégralité avant de pouvoir déclarer des séjours. Une fois finalisée, elle peut être modifiée à tout moment. {% endhint %} ### Structure de la fiche organisateur La fiche organisateur est structurée en plusieurs étapes qui doivent être complétées dans l'ordre : 1. [Étape 1 - Renseignements généraux sur l’organisateur VAO](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-1-renseignements-generaux-sur-lorganisateur-vao) 2. [Étape 2 - Etablissements secondaires](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-2-etablissements-secondaires) (si applicable) 3. [Étape 3 - Agrément](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-3-agrement) 4. [Étape 4 - Informations sur le transport](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-4-informations-sur-le-transport) 5. [Étape 5 - Informations sanitaires](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-5-informations-sanitaires) 6. [Étape 6 - Synthèse](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-6-synthese) # Étape 1 - Renseignements généraux sur l'organisateur VAO Lors de la création de la fiche organisateur, l'utilisateur peut visualiser un formulaire avec 2 options : * Personne physique (forme juridique Entreprise individuelle, EIRL, micro entreprise) * Personne morale (forme juridique Association, SAS, SARL…)

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En choisissant "Personne morale", l'utilisateur affiche le reste du formulaire

Formulaire fiche organisme - étape 1.0

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Type de personne qui organise des séjours	Bouton radio	O	1 choix possible parmi : - Personne physique (forme juridique Entreprise individuelle, EIRL, micro entreprise) - Personne morale (forme juridique Association, SAS, SARL…)
Êtes-vous l’organisateur titulaire de l'agrément ?	Bouton radio	O	Ce champ ne s'affichent uniquement si le choix du champ "Type de personne qui organise des séjours" est "Personne morale" 1 choix possible parmi : - Oui - Non
Numéro SIRET du titulaire de l’agrément VAO	Numérique	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer. La valeur provient du champ SIRET renseigné lors de la création de compte. Si la valeur du champ "Êtes-vous l’organisateur titulaire de l'agrément ?" est "Non", le titre du champ change à "Numéro SIRET de l'établissement secondaire ou de la délégation locale organisant le séjour" Une vérification est faite pour s'assurer que le SIRET est bien spécifique à une établissement principal ou secondaire.
Récupérer les informations de la personne morale	Bouton	O	Au clic, récupère les informations de la personne morale via l'API entreprise

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Une fois les informations récupérées via l'API (un message d'alerte indique que les données sont récupérées), la suite du formulaire s'affiche. Il est composé de 3 parties : * Organisateur du séjour * Représentant légaux * Responsable de l'organisation du séjour En cas d'indisponibilité de l'API Entreprise, un message d'erreur s'affiche

Capture : Erreur API entreprise

*** **Organisateur du séjour** La partie du formulaire "Organisateur du séjour" est composée de plusieurs champs. Une partie des champs sont récupérés automatiquement. Certains sont à renseigner manuellement.

Formulaire fiche organisme - étape 1.1 - Organisateur du séjour

**Organisateur du séjour**

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Raison sociale	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.
Nom commercial (optionnel)	Texte	N	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.
Statut, forme juridique	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.
Adresse	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.
Pays	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.
Adresse courriel	Email	O	Ce champ est éditable
Téléphone	Tel	O	Ce champ est éditable

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**Représentant légaux** Pour ajouter un ou plusieurs représentant légaux, il faut cliquer sur le bouton "Ajouter un représentant légal". Une popup s'ouvre avec un formulaire pour ajouter les informations de la personne. Une fois le représentant légal créé, il s'affiche dans une liste dédiée.

Formulaire fiche organisme - étape 1.2 - Représentant légaux

**Réprésentant légal**

Nom du champ	Type	Obligatoire
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Fonction	Texte	O

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Formulaire d'ajout d'un représentant légal

**Responsable de l'organisation du séjour** Pour ajouter le réponsable de l'organisateur du séjour, l'utilisateur rempli la partie du formulaire spécifique.

Formulaire fiche organisme - étape 1.3 - Responsable de l'organisation du séjour

**Responsable de l'organisation du séjour**

Nom du champ	Type	Obligatoire
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Fonction	Texte	O
Adresse	Texte	O
Téléphone	Tel	O
Adresse courriel	email	O

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*** Une fois toutes ces parties du formulaire renseignées, l'utilisateur clic sur le bouton "Suivant" : * La fiche organisateur est créée et en brouillon * Les étapes pour finaliser la fiche organisteur s'affiche dans le menu vertical * L'utilisateur arrive sur l'étape "Etablissements secondaires" # Étape 2 - Établissements secondaires {% hint style="warning" %} **Condition d'affichage** Cette étape n'apparaît que pour les personnes morales qui sont le siège social. {% endhint %}

Fiche organisme - Liste des établissement secondaire

### Gestion des établissements secondaires L'utilisateur peut : * **Rechercher des établissements** par SIRET, dénomination ou commune * **Filtrer par statut** : Tous, En activité, Autorisés à organiser des séjours, Fermés * **Consulter la liste** des établissements liés à l'organisme dans un tableau #### Informations affichées dans le tableau Pour chaque établissement : * Numéro SIRET * Dénomination * Adresse * Code postal * Commune * Bouton "Action" : Autorisation à organiser des séjours Pour mettre à jour le tableau, un bouton est disponible pour récupérer des dernières données depuis l'API entreprise. En cas d'indisponibilité de l'API Entreprise, un message d'erreur s'affiche

Capture : Erreur API entreprise

{% hint style="info" %} **Info** * Pour la documentation sur la récupération en API des établissement secondaires * [Récupération automatique des établissements secondaires](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-2-etablissements-secondaires/recuperation-automatique-des-etablissements-secondaires) * Pour les règles métiers * [Règles métiers – Établissements principaux et secondaires](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/fiche-organisateur/creation-de-la-fiche-organisateur/etape-2-etablissements-secondaires/regles-metiers-etablissements) {% endhint %} ### Validation par établissement secondaire Depuis la version v1.22.0, les établissements secondaires peuvent valider et organiser des séjours de manière autonome : * **Autonomie** : Chaque établissement secondaire peut gérer ses propres séjours * **Délégation** : L'établissement principal peut déléguer la gestion des séjours aux établissements secondaires * **Validation** : Les établissements secondaires peuvent valider les déclarations de séjour pour leurs propres activités * **Hébergements** : Chaque établissement secondaire peut avoir ses propres hébergements associés ### Gestion des permissions * Les utilisateurs des établissements secondaires peuvent avoir des droits spécifiques * La gestion des rôles est décentralisée par établissement * Les permissions sont gérées individuellement pour chaque établissement secondaire # Récupération automatique des établissements secondaires ### Source des données Les établissements secondaires sont récupérés automatiquement depuis l'**API INSEE** (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) en utilisant le **SIREN** de l'organisme. ### Processus de récupération 1. **Déclenchement** : La récupération se déclenche automatiquement lors de l'accès à l'étape 2 2. **Appel API INSEE** : Le système interroge l'API INSEE avec le SIREN de l'organisme 3. **Filtrage** : Seuls les établissements actifs (état administratif "A") et différents du siège social sont retenus 4. **Formatage** : Les données sont formatées pour l'affichage dans l'interface ### Fonctionnalités de rafraîchissement L'utilisateur peut rafraîchir manuellement la liste des établissements secondaires en cliquant sur le bouton **"Rafraîchir la liste des établissements secondaires"**. {% hint style="info" %} **Note technique**\ La récupération utilise l'API INSEE SIRENE qui fournit les données officielles des établissements français. Le système récupère jusqu'à 1000 établissements par page et peut traiter plusieurs pages si nécessaire. {% endhint %} Depuis la version v1.22.0, le système a été mis à jour pour utiliser les nouvelles URIs et méthodes d'authentification de l'API INSEE : ### Changements techniques * **Nouvelles URIs** : Mise à jour des endpoints de l'API INSEE pour les environnements de production et de préproduction * **Authentification** : Amélioration du système d'authentification avec l'API INSEE * **Gestion des erreurs** : Amélioration de la gestion des erreurs et des timeouts * **Performance** : Optimisation des appels API pour une meilleure réactivité ### Impact utilisateur * **Transparence** : Les utilisateurs ne perçoivent aucun changement dans l'interface * **Fiabilité** : Amélioration de la stabilité de la récupération des établissements * **Rapidité** : Temps de réponse optimisés pour la récupération des données ### Gestion des indisponibilités * **Détection automatique** : Le système détecte automatiquement les indisponibilités de l'API INSEE * **Messages d'erreur** : Affichage de messages clairs en cas d'indisponibilité * **Retry automatique** : Tentatives automatiques de reconnexion en cas d'échec temporaire ### Gestion des autorisations Chaque établissement secondaire peut être **activé ou désactivé** par le siège social : * **Activé** : L'établissement peut organiser des séjours VAO * **Désactivé** : L'établissement ne peut pas organiser de séjours VAO {% hint style="warning" %} **Important**\ Seuls les établissements en activité (état administratif "En activité") peuvent être activés pour organiser des séjours. {% endhint %} ### Filtres disponibles L'utilisateur peut filtrer les établissements selon plusieurs critères : * **SIRET** : Recherche par numéro SIRET * **Dénomination** : Recherche par nom de l'établissement * **Commune** : Recherche par ville * **Statut** : * Tous * En activité * Autorisés à organiser des séjours * Fermés ### Affichage des statistiques En haut de la liste, des statistiques sont affichées : * Nombre total d'établissements secondaires * Nombre d'établissements autorisés à organiser des séjours * Nombre d'établissements activés *** ### Cas particuliers **Aucun établissement secondaire** Si l'organisme n'a pas d'établissements secondaires, l'étape affiche un message indiquant qu'aucun établissement secondaire n'est rattaché au SIRET renseigné.

Capture - aucun d'établissement secondaire

**Erreur de récupération** En cas d'erreur lors de la récupération des données depuis l'API INSEE, un message d'erreur s'affiche et l'utilisateur peut réessayer en utilisant le bouton de rafraîchissement. {% hint style="info" %} **Sauvegarde**\ Les modifications des autorisations d'établissements sont sauvegardées automatiquement lors du passage à l'étape suivante. {% endhint %} # Règles métiers – Établissements principaux et secondaires ## Établissement principal (Siège social) * Un seul par organisme (personne morale), identifié par le SIREN/SIRET du siège * Porte l'identité légale de l'organisme * Gère la fiche organisme et la gestion des établissements secondaires * Peut activer/désactiver les établissements secondaires pour l'organisation de séjours * Doit être titulaire d'un agrément VAO ## Établissements secondaires * Récupérés automatiquement via l'API INSEE à partir du SIREN du siège * Uniquement accessibles et gérés par le siège social * Peuvent être activés/désactivés individuellement (seuls ceux en activité peuvent être activés) * Ne peuvent pas modifier la fiche organisme principale * Héritent du SIREN du siège, mais ont un SIRET propre ## Règles de gestion complémentaires * Un établissement secondaire ne peut exister sans siège rattaché * La gestion des droits et des utilisateurs reste centralisée au siège * Les établissements secondaires sont affichés, filtrés et rafraîchis dynamiquement depuis l'API INSEE * Seuls les établissements secondaires en activité peuvent être activés pour organiser des séjours # Étape 3 - Agrément L'agrément "Vacances adaptées organisées" est obligatoire.

Étape 3 du formulaire de la fiche organisme : Agrément

Les informations à renseigner :

Formulaire fiche organisme - étape 3

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Numéro d'agrément "Vacances adaptées organisées"	Texte	O	Numéro d'agrément figurant sur l'arrêté portant décision d'agrément. Exemple: AGR.001-2024-001
Date d'obtention de l'agrément	Date	O	Date d'obtention de l'agrément. Exemple: 08/20/2023. Ne peut pas être postérieure à la date du jour
Région d'obtention de l'agrément	Liste déroulante	O	Sélection de la région qui a délivré l'agrément parmi la liste des régions françaises
Ajouter une copie de votre agrément	Fichier	O	Document PDF uniquement. Taille maximale : 5 Mo.

# Étape 4 - Informations sur le transport {% hint style="info" %} **Note** Pour les personnes morales, si l'organisme n'est pas le siège social, les protocoles transport et sanitaire seront hérités du siège social. {% endhint %}

Étape 4 du formulaire de la fiche organisme : Informations sur le transport

L'utilisateur renseigner le formulaire spécifique à cette étape :

Formulaire fiche organisme - étape 4

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Qui est responsable du transport jusqu'au lieu de séjour ?	Case à cocher	O	2 choix possibles et cumulables : Les vacanciers viennent par leurs propres moyens Le transport vers le lieu de séjour est assuré par l'organisateur Si le choix "Le transport vers le lieu de séjour est assuré par l'organisateur", les champs "modes de transport" et "mode d'organisation" apparaissent.
Précisez le ou les modes de transport utilisés par l'organisateur	Liste de choix	O	6 choix possibles et cumulables : Avion Train Autobus, car Automobile Bateau Autre
Précisez le mode d’organisation retenu (conditions d’accompagnement des vacanciers, gestion des correspondances, lieux de prise en charge, temps d’attente, etc.)	Texte	O
Des déplacements sont-ils prévus durant le séjour	Boutons radio	O	2 choix parmi : Oui Non
Les véhicules utilisés sont-ils adaptés ?	Boutons radio	O	2 choix parmi : Oui Non Si le choix est "Oui", le champ "Précisez les spécificités des véhicules" apparait.
Précisez les spécificités des véhicules.	Texte	O
Vous avez la possibilité de joindre des documents relatifs à l'organisation des transports	Upload	N	Champ optionnel. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.

{% hint style="info" %} **Amélioration v1.24.0** Les informations sur le transport ont été améliorées avec une meilleure présentation des choix disponibles. L'interface utilise désormais des cases à cocher pour une sélection plus intuitive des modes de transport. {% endhint %} # Étape 5 - Informations sanitaires {% hint style="info" %} **Note** Pour les personnes morales, si l'organisme n'est pas le siège social, les protocoles transport et sanitaire seront hérités du siège social. {% endhint %}

Formulaire fiche organisme - étape 5

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Des dispositions d'ordre sanitaire spécifiques sont-elles prévues ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez ces dispositions	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si dispositions spécifiques = "Oui". Minimum 5 caractères
L'équipe comprend-elle ?	Cases à cocher	N	Choix multiples, cumulables : - Une personne formée aux gestes et soins d’urgence (PSC 1, SST, AFGSU 1, AFGSU 2, AFSGSU) - Infirmier(e), - Aide soignant(e). Si sélection, affiche un champ de précision
Précisez la constitution de l'équipe	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si constitution équipe sélectionnée. Minimum 5 caractères
Un accord est-il passé avec un cabinet médical ou paramédical à proximité des lieux de séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez avec quelle structure et quel type d'accord a été passé	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si accord cabinet médical = "Oui". Minimum 5 caractères
Présence d'une trousse à pharmacie de premier secours ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Personne désignée en charge de la distribution et de l’administration des médicaments et de l’enregistrement de l’administration	Cases à cocher	O	Choix multiples, cumulables : - Responsable du séjour - Accompagnant(s) - Professionnel de santé. Si sélection, affiche un champ de précision
Précisez le rôle des personnes désignées	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si responsable administration sélectionné. Minimum 5 caractères
Stockage des médicaments dans un lieu sécurisé	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez le dispositif de stockage des médicaments	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si stockage sécurisé = "Oui". Minimum 5 caractères
Un dispositif est-il prévu pour la conservation des médicaments thermosensibles ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Un dispositif est-il prévu pour individualiser les traitements de chaque vacancier ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez le protocole en vigueur concernant le stockage permettant l'individualisation des médicaments	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si individualisation = "Oui". Minimum 5 caractères
Méthode retenue pour la préparation des piluliers	Bouton radio	O	1 choix parmi : - Sans objet - Préparés préalablement au séjour - Préparés durant le séjour. Si "Préparés préalablement" ou "durant le séjour", affiche un champ de précision
Précisez	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si préparation piluliers = "Préparés préalablement" ou "durant le séjour". Minimum 5 caractères
Une prescription médicale est-elle jointe à chaque pilulier ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Existe-t-il un protocole en cas de modification de traitement en cours de séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole modification traitement = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il une fiche de suivi de la distribution, de l'administration et de l'enregistrement des médicaments ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Existe-t-il un protocole d'évacuation et de rapatriement des vacanciers si nécessaire au cours du séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole évacuation = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas de chute, d'intoxication ou autre accident ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole accident = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas de réorientation des vacanciers ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole réorientation = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas d'alerte canicule ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole canicule = "Oui". Minimum 5 caractères
Précisez les conditions prévues pour la gestion sur place du budget personnel des vacanciers	Zone de texte	O	Minimum 5 caractères
Documents relatifs aux informations d'ordre sanitaire	Fichiers	N	Optionnel. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf

# Étape 6 - Synthèse

#### Vérification des informations La synthèse présente un récapitulatif de toutes les informations renseignées organisées en accordéons :

Formulaire fiche organisme - étape 6

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Renseignements généraux	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 1 avec badge de statut (Complet/Incomplet)
Établissements secondaires	Accordéon	N	Affiché uniquement pour les personnes morales siège social. Récapitulatif des établissements avec badge de statut
Agrément	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 3 avec badge de statut
Informations sur le transport	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 4 avec badge de statut
Informations sanitaires	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 5 avec badge de statut
Badge de statut	Badge	N	Indicateur visuel : Vert (Complet) ou Orange (Incomplet) pour chaque section
Finaliser la fiche organisateur	Bouton	O	Actif uniquement si toutes les sections sont complètes. Valide et finalise la fiche

#### Statut de complétude Chaque section affiche un badge indiquant le statut : * **Complet** (vert) : Toutes les informations obligatoires sont renseignées * **Incomplet** (rouge) : Des informations obligatoires manquent #### Finalisation Une fois toutes les sections complètes, l'utilisateur peut finaliser sa fiche organisateur en cliquant sur le bouton **"Finaliser la fiche organisateur"**. {% hint style="success" %} **Validation** Une fois finalisée, la fiche organisateur est validée et l'utilisateur peut déclarer des séjours. {% endhint %} # Modification de la fiche organisateur ## Accès aux modifications Une fois finalisée, la fiche organisateur peut être modifiée à tout moment en accédant à **"Ma fiche organisateur"** depuis le menu principal. ### Processus de modification 1. **Navigation** : Utiliser le menu latéral pour accéder à la section à modifier 2. **Modification** : Apporter les modifications nécessaires 3. **Sauvegarde** : Cliquer sur "Suivant" pour sauvegarder les modifications 4. **Validation** : Les modifications sont automatiquement prises en compte {% hint style="info" %} **Note** Les modifications sont sauvegardées automatiquement à chaque étape. Il n'est pas nécessaire de refinaliser la fiche après modification. {% endhint %} # Règles et gestions ## Gestion des documents ### Types de documents acceptés * **Agrément** : PDF uniquement * **Documents transport** : PDF, PNG, JPG * **Taille maximale** : 5 Mo par document ### Actions disponibles * **Ajout** : Sélectionner un fichier depuis l'ordinateur * **Remplacement** : Sélectionner un nouveau fichier pour remplacer l'existant * **Téléchargement** : Télécharger le document depuis la fiche * **Suppression** : Supprimer le document (selon les droits) ### Messages d'erreur * **Format incorrect** : "Le document doit être au format \[format requis]" * **Taille excessive** : "Le fichier dépasse la taille maximale autorisée" * **Erreur de téléchargement** : "Une erreur est survenue lors du dépôt du document" *** ## Notifications et messages ### Messages de succès * **Sauvegarde** : "Fiche organisateur sauvegardée" * **Création** : "Fiche organisateur créée" * **Finalisation** : "Fiche organisateur finalisée" * **Document déposé** : "\[Nombre] document(s) déposé(s)" ### Messages d'erreur * **Validation** : Messages d'erreur spécifiques à chaque champ * **Fichier** : Messages d'erreur pour les problèmes de fichiers * **Système** : Messages d'erreur génériques en cas de problème technique ### Droits d'accès et restrictions #### Droits de modification * **Personne physique** : Peut modifier toutes les sections * **Personne morale siège social** : Peut modifier toutes les sections * **Personne morale établissement secondaire** : * Peut modifier les renseignements généraux * Les protocoles transport et sanitaire sont hérités du siège social #### Restrictions * **Agrément** : Seul le porteur d'agrément peut modifier les informations d'agrément * **Documents** : Certains documents peuvent être en lecture seule selon les droits *** ## Intégration avec le système ### Liens avec les déclarations de séjour * La fiche organisateur doit être complète pour déclarer des séjours * Les informations de l'organisme sont automatiquement pré-remplies dans les déclarations * Les protocoles transport et sanitaire sont réutilisés dans les déclarations ### Synchronisation des données * Les modifications de la fiche organisateur sont immédiatement disponibles * Les établissements secondaires sont automatiquement mis à jour * Les droits d'accès sont vérifiés en temps réel *** ## Support et assistance ### Aide contextuelle * **Textes d'aide** : Informations complémentaires sur certains champs * **Messages d'erreur** : Explications détaillées des erreurs de validation * **Tooltips** : Informations au survol de certains éléments # Déclaration de séjour Le processus de déclaration de séjour se déroule en **deux étapes distinctes** selon la réglementation :


Déclaration à 2 mois	/files/ui3PBv08StDyfHCJlUFr	/pages/5DdqTiZ3BWwTLizDmR07
Déclaration à 8 jours	/files/6v1MqYBmUNJuJKb3YDiw	/pages/ggtxcnSLwAq4o8fWPzTJ

*** ## **Règles métier importantes** * **Obligation** : Toute déclaration à 2 mois doit être validée pour permettre la déclaration à 8 jours * **Délais** : Respect strict des délais (2 mois et 8 jours avant le séjour) * **Modifications** : Possibilité de modifier les informations jusqu'à la transmission * **Notifications** : Emails automatiques à chaque étape du processus * **Documents** : Génération automatique de PDF (déclarations et accusés de réception) * **Logs** : chaque étape et chaque message sont enregistrés dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) ## Processus et statuts {% tabs fullWidth="false" %} {% tab title="Workflow général" %} {% @mermaid/diagram content="flowchart TD %% Déclaration à 2 mois A\[Organisateur] --> B\[Création déclaration 2 mois] B --> C\[BROUILLON] C --> D\[Saisie formulaire 2 mois] D --> E{Formulaire complet ?} E -->|Non| D E -->|Oui| F\[Transmission 2 mois] F --> G\[TRANSMISE] ``` G --> H[Agent DDETS] H --> I[EN_COURS] I --> J{Décision agent 2 mois} J -->|Valider| K[ATTENTE_8_JOUR] J -->|Compléments| L[A_MODIFIER] J -->|Refuser| M[REFUSEE] L --> N[Organisateur] N --> O[Modifications 2 mois] O --> F %% Déclaration à 8 jours K --> P[Organisateur] P --> Q{Séjour validé à 2 mois ?} Q -->|Non| R[Impossible - Déclaration 2 mois non validée] Q -->|Oui| S[Saisie formulaire 8 jours] S --> T{Formulaire complet ?} T -->|Non| S T -->|Oui| U[Transmission 8 jours] U --> V[TRANSMISE_8J] V --> W[Agent DDETS] W --> X[EN_COURS_8J] X --> Y{Décision agent 8 jours} Y -->|Valider définitivement| Z[VALIDEE_8J] Y -->|Compléments| AA[A_MODIFIER_8J] Y -->|Refuser| BB[REFUSEE_8J] AA --> CC[Organisateur] CC --> DD[Modifications 8 jours] DD --> U %% Fin de processus Z --> EE[Séjour autorisé] EE --> FF[SEJOUR_EN_COURS] FF --> GG[TERMINEE] M --> HH[Fin processus - Refusé 2 mois] BB --> II[Fin processus - Refusé 8 jours] %% Annulation C --> JJ[Annulation organisateur] JJ --> KK[ANNULEE] KK --> LL[Fin processus - Annulé] %% Styles avec couleurs DSFR style A fill:#6a6af4 style H fill:#ff6f61 style W fill:#ff6f61 style Z fill:#3a7d44 style L fill:#ff9c41 style AA fill:#ff9c41 style M fill:#ce5a5a style BB fill:#ce5a5a style KK fill:#8b5a9b style G fill:#e8e8e8 style V fill:#e8e8e8 style C fill:#f5f5f5" %} ``` {% endtab %} {% tab title="Statuts" %} | Statut | Signification | Actions possibles | Rôles autorisés | | ------------------------ | ------------------------------------ | -------------------------------------- | --------------------- | | `BROUILLON` | Déclaration en cours de saisie | Saisie, transmission | Organisateur | | `TRANSMISE` | Déclaration à 2 mois transmise | Instruction par les agents | Agent DDETS | | `EN_COURS` | En instruction à 2 mois | Validation, demande compléments, refus | Agent DDETS | | `A_MODIFIER` | Compléments demandés à 2 mois | Modification par l'organisateur | Organisateur | | `ATTENTE_8_JOUR` | Validée à 2 mois, en attente 8 jours | Saisie déclaration à 8 jours | Organisateur | | `TRANSMISE_8J` | Déclaration à 8 jours transmise | Instruction par les agents | Agent DDETS | | `EN_COURS_8J` | En instruction à 8 jours | Validation, demande compléments, refus | Agent DDETS | | `A_MODIFIER_8J` | Compléments demandés à 8 jours | Modification par l'organisateur | Organisateur | | `VALIDEE_8J` | Validée définitivement | Séjour autorisé | Système (automatique) | | `SEJOUR_EN_COURS` | Séjour en cours | Suivi | Système (automatique) | | `TERMINEE` | Séjour terminé | Archive | Système (automatique) | | `REFUSEE` / `REFUSEE_8J` | Refusée | Fin de processus | Agent DDETS | | `ANNULEE` | Annulée par l'organisateur | Fin de processus | Organisateur | | `ABANDONNEE` | Abandonnée | Fin de processus | Organisateur | {% @mermaid/diagram content="flowchart TD %% États initiaux A\[BROUILLON] --> B\[TRANSMISE] A --> C\[ANNULEE] A --> D\[ABANDONNEE] ``` %% Déclaration à 2 mois B --> E[EN_COURS] E --> F[ATTENTE_8_JOUR] E --> G[A_MODIFIER] E --> H[REFUSEE] G --> B %% Déclaration à 8 jours F --> I[TRANSMISE_8J] I --> J[EN_COURS_8J] J --> K[VALIDEE_8J] J --> L[A_MODIFIER_8J] J --> M[REFUSEE_8J] L --> I %% Fin de processus K --> N[SEJOUR_EN_COURS] N --> O[TERMINEE] %% Fins de traitement pour annulation et abandon C --> P[Fin de traitement - Annulé] D --> Q[Fin de traitement - Abandonné] H --> R[Fin de traitement - Refusé 2 mois] M --> S[Fin de traitement - Refusé 8 jours] %% Styles avec couleurs DSFR style A fill:#f5f5f5 style B fill:#e8e8e8 style I fill:#e8e8e8 style E fill:#e8e8e8 style J fill:#e8e8e8 style F fill:#3a7d44 style K fill:#3a7d44 style G fill:#ff9c41 style L fill:#ff9c41 style H fill:#ce5a5a style M fill:#ce5a5a style C fill:#8b5a9b style D fill:#8b5a9b style N fill:#6a6af4 style O fill:#6a6af4 style P fill:#ce5a5a style Q fill:#ce5a5a style R fill:#ce5a5a style S fill:#ce5a5a" %} ``` {% endtab %} {% endtabs %} # Page de liste des déclarations La page de liste des déclarations permet à l'utilisateur de consulter et gérer l'ensemble de ses déclarations de séjour.

Page de liste des déclarations de séjours

## Fonctionnalités principales ### Affichage des déclarations La page affiche un tableau avec les informations suivantes pour chaque déclaration : * **N° enregistrement** : Numéro fonctionnel (ex: DS-24-75-0001) * **Nom du séjour** * **Département de suivi** * **Etablissement déclarant** * **Dates** : Date de début et de fin du séjour * **Statut** : Statut actuel de la déclaration avec badge coloré * **Actions** : Boutons d'actions disponibles * : permet d'accéder à la page détaillée de la déclaration * : permet d'annuler une déclaration. Impossible de revenir dessus une fois annulée * : permet de dupliquer une déclaration (si le statut l'autorise : `BROUILLON`, `TRANSMISE`, `EN_COURS`, `ANNULEE`, `ABANDONNEE`)

*** ### Filtres de recherche L'utilisateur peut filtrer les déclarations selon plusieurs critères : * **N° enregistrement** : Numéro fonctionnel (ex: DS-24-75-0001) * **Nom du séjour** * **Établissement déclarant** * **Département de d'inscrution** * **Saison** * **Statut** *** ### **Export CSV** Il est possible de télécharger l'ensemble des déclarations de séjours du tableau en cliquant sur le bouton "Extraire en CSV". {% hint style="info" %} **Amélioration v1.24.0** L'export CSV inclut désormais le SIRET de l'organisme pour faciliter l'identification et le traitement des données. {% endhint %} ### Filtres et tri {% hint style="info" %} **Amélioration v1.24.0** Lors d'un changement de filtre, l'offset (position dans la liste) est automatiquement réinitialisé pour améliorer la navigation et éviter les problèmes d'affichage. {% endhint %} # Page détaillée d'une déclaration La page détaillée d'une déclaration permet à l'utilisateur de consulter, modifier et gérer une déclaration de séjour spécifique. ## En-tête de la déclaration L'en-tête affiche les informations principales de la déclaration : * **Titre** : "Déclaration : \[Libellé]" * **Informations générales** : * Organisme * Dates (début / fin) * Saison * Statut avec badge coloré * **Alerte établissement secondaire** : Si applicable ## Onglets de navigation ### 1. Formulaire

Page d'une déclaration de séjour ouvert par défaut sur l'onglet "Formulaire"

L'onglet principal contenant le formulaire de déclaration avec : * **Menu latéral** : Navigation entre les étapes du formulaire * **Zone de contenu** : Affichage de l'étape sélectionnée avec le contenu associé ### 2. Documents joints

Onglet dédié à la gestion des documents : **Documents générés par l'application** : * CERFA (inclut la région depuis v1.24.0) * Accusé de réception * Autres documents officiels **Documents téléversés par l'organisateur** : * Agrément * Protocoles sanitaires * Protocoles de transport * Justificatifs d'hébergement * Fichiers de messagerie ### 3. Historique de la déclaration

Chronologie complète des événements : * Création de la déclaration * Modifications apportées * Transmissions * Actions d'instruction * Changements de statut ### 4. Messagerie

Interface de communication avec les services instructeurs : * Messages reçus * Messages envoyés * Indicateur de messages non lus * Possibilité d'envoyer des messages * Pièces jointes # Déclaration à 2 mois La déclaration à 2 mois est la première étape obligatoire du processus de déclaration de séjour. Elle permet de déclarer l'intention d'organiser un séjour au moins 2 mois avant le début du séjour. ## Objectif Déclarer l'intention d'organiser un séjour au moins 2 mois avant le début du séjour. ## Étapes du formulaire * [Étape 1 - Informations générales](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-1-informations-generales) * [Étape 2 - Informations sur les vacanciers](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-2-informations-sur-les-vacanciers) * [Étape 3 - Informations sur le personnel](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-3-informations-sur-le-personnel) * [Étape 4 - Projet de séjour](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-4-projet-de-sejour) * [Étape 5 - Informations sur le transport](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-5-informations-sur-le-transport) * [Étape 6 - Informations sanitaires](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-6-informations-sanitaires) * [Étape 7 - Sélection des hébergements](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-7-selection-des-hebergements) * [Étape 8 - Synthèse](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-8-synthese) ## Workflow {% @mermaid/diagram content="flowchart TD A\[Organisateur] --> B\[Création déclaration] B --> C\[BROUILLON] ``` C --> D[Étape 1 - Informations générales] D --> E[Étape 2 - Informations vacanciers] E --> F[Étape 3 - Informations personnel] F --> G[Étape 4 - Projet de séjour] G --> H[Étape 5 - Informations transport] H --> I[Étape 6 - Informations sanitaires] I --> J[Étape 7 - Sélection hébergements] J --> K[Étape 8 - Synthèse & Attestation] K --> L{Formulaire complet ?} L -->|Non| K L -->|Oui| M[Transmission] M --> N[TRANSMISE] N --> O[Email notification agent DDETS] O --> P[Agent DDETS] P --> Q[Prise en charge] Q --> R[EN_COURS] R --> S{Décision agent} S -->|Valider| T[ATTENTE_8_JOUR] T --> U[Email notification organisateur] U --> V[Fin processus 2 mois - Attente déclaration 8 jours] S -->|Compléments| W[A_MODIFIER] W --> X[Email notification organisateur] X --> Y[Organisateur] Y --> Z[Modifications] Z --> K S -->|Refuser| AA[REFUSEE] AA --> BB[Email notification organisateur] BB --> CC[Fin processus - Refusé] C --> DD[Annulation organisateur] DD --> EE[ANNULEE] EE --> FF[Fin processus - Annulé] style A fill:#6a6af4 style P fill:#ff6f61 style T fill:#3a7d44 style W fill:#ff9c41 style AA fill:#ce5a5a style EE fill:#8b5a9b style N fill:#e8e8e8 style R fill:#e8e8e8 style C fill:#f5f5f5" %} ``` # Étape 1 - Informations générales Lors de la création d'une déclaration de séjour, l'utilisateur accède à un formulaire d'informations générales à compléter.

Création d'une déclaration de séjour - Étape 1 - Informations générales

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit renseigner les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour – étape 1

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Titre	Texte	O	Nom de votre demande de séjour (max 50 caractères)
Date de début	Date	O	Date du premier jour du séjour (postérieure à la date du jour)
Date de fin	Date	O	Date de fin du séjour (postérieure à la date de début)
Période	Texte	N	Calculée automatiquement selon la date de début (hiver, printemps, été, automne)
Durée du séjour (en jours)	Nombre	N	Calculée automatiquement selon les dates de début et fin
Responsable de l'organisation du séjour
Nom	Texte	O	Nom d'usage du responsable
Prénom	Texte	O	Prénom du responsable
Fonction	Texte	O	Fonction du responsable au sein de l'organisation
Adresse	Adresse	O	Adresse du responsable (recherche via API Adresse)
Téléphone	Téléphone	O	Au format 0X, +33X ou 0033. Exemple : 0612345678
Adresse courriel	Email	O	Adresse courriel du responsable. Exemple: nom@domaine.fr
Organisme (si personne morale)
Raison sociale	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Nom commercial (optionnel)	Texte	N	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Statut, forme juridique	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Adresse	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Pays	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Adresse courriel	Email	O	Ce champ est éditable
Téléphone	Téléphone	O	Ce champ est éditable

## Champs pré-remplis Certains champs sont automatiquement pré-remplis pour faciliter la saisie. ### **Dates pré-remplies :** * **Date de début** : Pré-remplie à la date du jour + 2 mois (si pas de date existante) * **Date de fin** : Pré-remplie à la date du jour + 2 mois + 7 jours (si pas de date existante) ### **Responsable de séjour pré-rempli :** Le responsable est automatiquement pré-rempli selon le type d'organisme : * **Pour une personne morale :** * Récupère les données du responsable de séjour de l'organisme * **Pour une personne physique :** * **Nom** : Nom de naissance de la personne physique * **Prénom** : Prénom de la personne physique * **Fonction** : Pré-remplie avec "organisateur de séjour" * **Email** : Email de l'utilisateur connecté * **Téléphone** : Téléphone de la personne physique * **Adresse** : Adresse du siège de la personne physique ### **Champs calculés automatiquement :** * **Période** : Calculée selon la date de début (hiver, printemps, été, automne) * **Durée du séjour** : Calculée automatiquement selon les dates de début et fin ### **Champs de l'organisme (si personne morale) :** Tous les champs sont pré-remplis avec les données récupérées via l'API INSEE lors de la création de la fiche organisme. ## Les autres informations affichées à cette étapes

Capture

Informations affichés lors de l'étape 1 de la création d'une déclaration de séjour

### Les représentant légaux Un tableau liste les représentant légaux de l'organisme ### Liste des comptes utilisateurs avec le numéro de SIRET de l'organisme Un tableau liste les utilisateurs du SI-VAO rattachés à l'organisme ### Etablissements secondaires Un tableau liste les établissements secondaires, si applicable. ## Règles métier * Tous les champs obligatoires doivent être renseignés pour passer à l'étape suivante. * La date de fin doit être postérieure à la date de début. * Le responsable de séjour doit être une personne physique majeure. * Les dates sont pré-remplies avec un délai de 2 mois par défaut (conformément à la réglementation). ## Actions possibles * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon). * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides. ## Statut associé * **BROUILLON** : La déclaration est en cours de saisie, non transmise. # Étape 2 - Informations sur les vacanciers Lors de la création d'une déclaration de séjour, l'utilisateur accède à l'étape 2 du formulaire : les informations sur les vacanciers.

Déclaration de séjour - Étape 2 - Informations sur les vacanciers

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit renseigner les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour – étape 2

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Effectif prévisionnel - Femmes	Nombre	O	Nombre de femmes prévues pour le séjour
Effectif prévisionnel - Hommes	Nombre	O	Nombre d'hommes prévus pour le séjour
Effectif prévisionnel	Nombre	O	Nombre total de vacanciers prévus pour le séjour Calculé automatiquement.
Tranches d'âge	Cases à cocher	O	Choix multiples : - 18-39 ans - 40-59 ans - Plus de 59 ans
Types de déficiences	Cases à cocher	O	Choix multiples : - Auditif - Mental/Psychique - Moteur - Polyhandicap - Visuel
Précisions sur les déficiences	Zone de texte	O	Précisions obligatoires sur les types de déficiences sélectionnés

## Actions possibles * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides ## Statut associé * **BROUILLON** : La déclaration est en cours de saisie, non transmise. # Étape 3 - Informations sur le personnel Lors de la création d'une déclaration de séjour à 2 mois, l'utilisateur accède à l'étape 3 du formulaire : les informations prévisionnelles sur le personnel.

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit renseigner les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 3

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nombre d'accompagnants	Nombre	O	Nombre d'accompagnants prévus pour le séjour
Nombre de responsables	Nombre	O	Nombre de responsables d'encadrement prévus
Procédure de recrutement supplémentaire	Case à cocher	O	1 choix parmi : - Oui - Non

## Règles métier * Les effectifs prévisionnels (accompagnants et responsables) doivent être renseignés. * Au moins 1 accompagnant et 1 responsable d'encadrement sont obligatoires. * La procédure de recrutement supplémentaire est obligatoire. * Les effectifs prévisionnels peuvent être ajustés jusqu'à la transmission. ## Actions possibles * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides * **Revenir aux étapes précédentes** pour modifier les informations ## Statut associé * **BROUILLON** : La déclaration est en cours de saisie, non transmise. # Étape 4 - Projet de séjour Lors de la création d'une déclaration de séjour à 2 mois, l'utilisateur accède à l'étape 4 du formulaire : le projet de séjour.

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit renseigner les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 4

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Destination	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Mer - Montagne - Campagne - Séjour à thème - Etranger. Au moins une destination doit être sélectionnée.
Activités sportives	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Baignade - Randonnée - Voile/char à voile/rafting - Tir à l'arc - ULM - Equitation - Ski - Sports nautiques - Pêche - Autres Au moins une activité doit être sélectionnée.
Activités culturelles	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Visites touristiques / géographiques -Spectacles / animations / musées - Musique - Expression théâtrale - Arts plastiques - Danse - Chant - Soirées dansantes - Ferme pédagogique - Autres Au moins une activité doit être sélectionnée.
Activités de bien-être	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Thalassothérapie - Balnothérapie - Autre Au moins une activité doit être sélectionnée.
Activités du personnel prévu	Zone de texte	N	Description optionnelle des activités spécifiques prévues pour le personnel ou des organismes prévus pour encadrer les activités spécifiques.

## Règles métier * Au moins une dans chacune des listes d'activités et de destination * La description des activités du personnel est optionnelle. * Les sélections peuvent être modifiées jusqu'à la transmission. ## Actions possibles * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides * **Revenir aux étapes précédentes** pour modifier les informations ## Statut associé * **BROUILLON** : La déclaration est en cours de saisie, non transmise. # Étape 5 - Informations sur le transport Lors de la création d'une déclaration de séjour à 2 mois, l'utilisateur accède à l'étape 5 du formulaire : les informations sur le transport.

Déclaration de séjour à 2 mois - Étape 5 - Informations sur le transport

{% hint style="info" %} Les champs sont pré-remplis à partir du formulaire de l'étape 4 de la fiche organisme. L'utilisateur peut éditer l'ensemble des champs afin qu'il contextualise les informations à la déclaration de séjour. {% endhint %}

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 5

Les champs sont pré-remplis à partir du formulaire de l'étape 4 de la fiche organisme. L'utilisateur

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Qui est responsable du transport jusqu'au lieu de séjour ?	Case à cocher	O	2 choix possibles et cumulables : Les vacanciers viennent par leurs propres moyens Le transport vers le lieu de séjour est assuré par l'organisateur Si le choix "Le transport vers le lieu de séjour est assuré par l'organisateur", les champs "modes de transport" et "mode d'organisation" apparaissent.
Précisez le ou les modes de transport utilisés par l'organisateur	Liste de choix	O	6 choix possibles et cumulables : Avion Train Autobus, car Automobile Bateau Autre
Précisez le mode d’organisation retenu (conditions d’accompagnement des vacanciers, gestion des correspondances, lieux de prise en charge, temps d’attente, etc.)	Texte	O
Des déplacements sont-ils prévus durant le séjour	Boutons radio	O	2 choix parmi : Oui Non
Les véhicules utilisés sont-ils adaptés ?	Boutons radio	O	2 choix parmi : Oui Non Si le choix est "Oui", le champ "Précisez les spécificités des véhicules" apparait.
Précisez les spécificités des véhicules.	Texte	O
Vous avez la possibilité de joindre des documents relatifs à l'organisation des transports	Upload	N	Champ optionnel. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.

Déclaration de séjour à 2 mois - Étape 6 - Informations sanitaires

{% hint style="info" %} Les champs sont pré-remplis à partir du formulaire de l'étape 5 de la fiche organisme. L'utilisateur peut éditer l'ensemble des champs afin qu'il contextualise les informations à la déclaration de séjour. {% endhint %} En accédant à cette étape, l'utilisateur doit renseigner les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 6

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Des dispositions d'ordre sanitaire spécifiques sont-elles prévues ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez ces dispositions	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si dispositions spécifiques = "Oui". Minimum 5 caractères
L'équipe comprend-elle ?	Cases à cocher	N	Choix multiples, cumulables : - Une personne formée aux gestes et soins d’urgence (PSC 1, SST, AFGSU 1, AFGSU 2, AFSGSU) - Infirmier(e), - Aide soignant(e). Si sélection, affiche un champ de précision
Précisez la constitution de l'équipe	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si constitution équipe sélectionnée. Minimum 5 caractères
Un accord est-il passé avec un cabinet médical ou paramédical à proximité des lieux de séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez avec quelle structure et quel type d'accord a été passé	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si accord cabinet médical = "Oui". Minimum 5 caractères
Présence d'une trousse à pharmacie de premier secours ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Personne désignée en charge de la distribution et de l’administration des médicaments et de l’enregistrement de l’administration	Cases à cocher	O	Choix multiples, cumulables : - Responsable du séjour - Accompagnant(s) - Professionnel de santé. Si sélection, affiche un champ de précision
Précisez le rôle des personnes désignées	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si responsable administration sélectionné. Minimum 5 caractères
Stockage des médicaments dans un lieu sécurisé	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez le dispositif de stockage des médicaments	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si stockage sécurisé = "Oui". Minimum 5 caractères
Un dispositif est-il prévu pour la conservation des médicaments thermosensibles ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Un dispositif est-il prévu pour individualiser les traitements de chaque vacancier ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez le protocole en vigueur concernant le stockage permettant l'individualisation des médicaments	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si individualisation = "Oui". Minimum 5 caractères
Méthode retenue pour la préparation des piluliers	Bouton radio	O	1 choix parmi : - Sans objet - Préparés préalablement au séjour - Préparés durant le séjour. Si "Préparés préalablement" ou "durant le séjour", affiche un champ de précision
Précisez	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si préparation piluliers = "Préparés préalablement" ou "durant le séjour". Minimum 5 caractères
Une prescription médicale est-elle jointe à chaque pilulier ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Existe-t-il un protocole en cas de modification de traitement en cours de séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole modification traitement = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il une fiche de suivi de la distribution, de l'administration et de l'enregistrement des médicaments ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Existe-t-il un protocole d'évacuation et de rapatriement des vacanciers si nécessaire au cours du séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole évacuation = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas de chute, d'intoxication ou autre accident ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole accident = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas de réorientation des vacanciers ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole réorientation = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas d'alerte canicule ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole canicule = "Oui". Minimum 5 caractères
Précisez les conditions prévues pour la gestion sur place du budget personnel des vacanciers	Zone de texte	O	Minimum 5 caractères
Documents relatifs aux informations d'ordre sanitaire	Fichiers	N	Optionnel. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf

## Actions possibles * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides * **Revenir aux étapes précédentes** pour modifier les informations ## Statut associé * **BROUILLON** : La déclaration est en cours de saisie, non transmise. # Étape 7 - Sélection des hébergements Lors de la création d'une déclaration de séjour à 2 mois, l'utilisateur accède à l'étape 7 du formulaire : la sélection des hébergements. {% hint style="info" %} **Cas particulier séjour itinérant :** Un séjour itinérant est un séjour qui comporte à minima 2 ou plusieurs hébergement durant la durée du séjour. C'est **la DDEETS du premier lieu de séjour** qui est en charge d’instruire les DS M-2 et J-8. {% endhint %}

Déclaration de séjour à 2 mois - Étape 7 - Sélection des hébergements

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit sélectionner les hébergements qui seront utilisés pour le séjour. Il peut soit choisir parmi les hébergements existants de son organisme, soit créer un nouvel hébergement.

Formulaire de création d'hébergement

{% hint style="info" %} Pour plus de détails sur les champs du formulaire de création d'hébergement, consultez la page [Création d'un hébergement](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/liste-des-hebergements/creation-dun-hebergement).- {% endhint %}

Titre du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nom de l'hébergement	Texte	O
Nom du gestionnaire	Texte	O
Adresse de l'hébergement	Select avec auto-complétion	O	Utilisation de l'API adresse pour récupérer les informations renseignés par l'utilisateur et proposer des choix. Une carte s'affiche pour visualiser l'adresse.
Numéro de téléphone 1	Numérique	O
Numéro de téléphone 2	Numérique	O
Adresse courriel	Email	O
Type du lieu d'hébergement	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Hôtel - Meublé de tourisme - Résidence de tourisme, chambre d'hôte - Camping, caraving, mobile home - Autre
Une visite des locaux par l’organisateur a-t-elle été effectuée ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si le choix est "Oui", le champ "Date de la dernière visite" apparait en dessous.
Date de la dernière visite (optionnel)	Date	N	Si le choix précédent est "Oui", ce champ s'affiche pour sélectionner une date.
Le lieu d’hébergement est-il soumis à la réglementation ERP (établissement recevant du public) ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si "Oui", 2 champs uploads apparaissent. Si "Non, 1 champ upload apparait.
Téléchargement du document Dernière attestation de passage de la commission sécurité	Upload	O	Apparait si "Oui", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Téléchargement du document Dernier arrêté d’autorisation du maire	Upload	O	Apparait si "Oui", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Téléchargement du document Réponse du propriétaire ou exploitant indiquant les raisons pour lesquelles le lieu d’hébergement n’est pas soumis à la réglementation ERP	Upload	O	Apparait si "Non", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Accessibilité	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Accessible - Signalé comme non adapté - Autre (précisez ci-dessous)
Type de pension	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Hébergement seul - Petite déjeuner - Demi-pension - Pension complète
Prestations hôtelières assurées par le lieu d’accueil	Cases à cocher	O	Plusieurs choix possible : - Blanchisserie - Entretien des locaux
Description du lieu d’hébergement (parties communes et notamment équipements sanitaires)	Texte	O
Nombre de lits dans le lieu d'hébergement	Numérique	O
Nombre de lits superposés inclus (optionnel)	Numérique	N	Si la valeur est égale ou supérieur à 1, un champ spécifique apparait.
Pour les lits superposés, les lits « du dessus » seront-ils occupés par des vacanciers ?	Boutons radio	O	Apparait si la valeur est 1 ou supérieur dans le champ "lits superposés". 1 choix parmi : - Oui - Non
Nombre maximum de personnes prévues par espace de couchage	Numérique	O
Chaque vacancier bénéficie-t-il d’un couchage individuel ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Chaque vacancier bénéficie t-il d’un espace de rangement des affaires personnelles ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Les femmes et les hommes dorment-ils dans des lieux séparés ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Les couples de vacanciers bénéficient t-ils de chambres doubles ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Des aménagements spécifiques des locaux sont-ils prévus pour accueillir les vacanciers ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si la valeur est "Oui" un champ spécifique apparait.
Précisez les informations concernant l'accessibilité	Texte	N	Apparait si la valeur est "Oui" dans le champ "aménagements spécifiques".
Les véhicules utilisés sont-ils adaptés ?	Boutons radio	O
Précisez la fréquence, les distances et le mode de transport utilisé pour les déplacements de proximité	Texte	O
Précisez la fréquence, les distances et le mode de transport utilisé pour les excursions	texte	O

Capture

Modale de création d'hébergement à partir de la déclaration de séjour

## Règles métier * Au moins un hébergement doit être sélectionné pour le séjour. * Si le séjour est itinérant, au moins deux hébergements sont requis. * Si le séjour n'est pas itinérant, un seul hébergement est autorisé. * Les dates des hébergements doivent couvrir entièrement la période du séjour (de la date de début à la date de fin). * Les hébergements doivent être sélectionnés dans l'ordre chronologique. * Les informations de transport sont spécifiques à chaque hébergement. * Les champs obligatoires varient selon le type d'hébergement et les activités prévues. * Les documents sont optionnels mais limités en taille et format. ## Actions possibles * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides * **Revenir aux étapes précédentes** pour modifier les informations ## Statut associé * **BROUILLON** : La déclaration est en cours de saisie, non transmise. # Étape 8 - Synthèse Lors de la création d'une déclaration de séjour à 2 mois, l'utilisateur accède à l'étape 8 du formulaire : la synthèse et l'attestation sur l'honneur.

Déclaration de séjour à 2 mois - Étape 8 - Synthèse

En accédant à cette étape, l'utilisateur peut consulter un récapitulatif complet de sa déclaration et doit signer l'attestation sur l'honneur pour finaliser le dépôt. {% hint style="info" %} **Amélioration v1.24.0** Les indications dans la synthèse ont été améliorées pour une meilleure accessibilité (conformité RGAA). Les informations sont désormais plus claires et mieux structurées pour faciliter la compréhension et la navigation. {% endhint %}

Formulaire "Attestation sur l'honneur"

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Je certifie sur l'honneur que les renseignements portés sur cette déclaration sont exacts.	Case à cocher	O
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Qualité	Texte	O
Date	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.

## Règles métier * L'attestation sur l'honneur est obligatoire pour finaliser le dépôt. * Tous les champs de l'attestation doivent être renseignés. * La date de l'attestation n'est pas éditable et affiche la date du jour * Le numéro de déclaration est généré automatiquement au format : DS-YY-DEPARTEMENT-NNNN. * La génération du CERFA de la déclaration en PDF ([disponible dans la page détaillée](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/page-detaillee-declaration)) * Après dépôt, la déclaration passe en statut "EN COURS". * Un accusé de réception est envoyé par email à l'organisateur

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois - confirmation

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA qui a validé la déclaration de séjour à 2 mois * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : Portail VAO - Transmission de la déclaration de séjour VAO n°\[Numero de DS] * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Transmission de la déclaration de séjour Bonjour, Votre déclaration de séjour n°[numero de DS] a bien été transmise au(x) service(s) instructeur(s) le [Date du jour]]. [BOUTON] Accéder à ma déclaration Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* Un email est envoyé pour transmission de la déclaration aux services instructeurs

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA qui a validé la déclaration de séjour à 2 mois * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Email de la DDEETS rattaché au lieu d'hébergement du séjour * **Object du mail** : Portail VAO - Nouvelle déclaration déposée : \[Numéro de DS] * **Contenu du mail** : ``` PORTAIL VAO ADMINISTRATION - NOUVELLE DECLARATION DE SEJOUR Bonjour, La déclaration de séjour [Numéro de DS] vient d'être déposée sur le portail VAO. La DDETS du département [Numéro de département] est en charge de l'instruction de cette déclaration. [BOUTON] Accéder aux déclarations transmises Cordialement. L'équipe du SI VAO https://vao-preprod.ovh.fabrique.social.gouv.fr ```

Une fois la déclaration à 2 mois soumise, l'utilisateur est dirigé vers la page de liste des déclarations avec des alertes qui indique la bonne transmission au service départemental.

Capture

Page de liste des déclarations de séjour

## Actions possibles * **Déposer** la déclaration pour transmission aux services instructeurs * **Revenir aux étapes précédentes** pour modifier les informations * **Annuler** le dépôt et revenir au statut brouillon ## Statut associé * **BROUILLON** : La déclaration est en cours de saisie, non transmise. * **TRANSMISE** : La déclaration a été transmise aux services instructeurs. * **EN COURS** : La déclaration a été déposée et est en cours d'instruction. # Déclaration à 8 jours La déclaration à 8 jours est la deuxième étape du processus de déclaration de séjour. Elle ne peut être effectuée que si la déclaration à 2 mois a été validée par les agents DDETS. ## Objectif Confirmer les informations définitives du séjour 8 jours avant le début. ## Étapes du formulaire * [Étape 1 - Informations générales](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-8-jours/etape-1-informations-generales) * [Étape 2 - Informations sur les vacanciers](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-8-jours/etape-2-informations-sur-les-vacanciers) * [Étape 3 - Informations sur le personnel](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-8-jours/etape-3-informations-sur-le-personnel) * [Étape 4 - Sélection des hébergements](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-8-jours/etape-4-selection-des-hebergements) * [Étape 5 - Synthèse](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-8-jours/etape-5-synthese) ## Workflow {% @mermaid/diagram content="flowchart TD A\[Organisateur] --> B{Prérequis vérifiés ?} B -->|Non| C\[Impossible - Déclaration 2 mois non validée] B -->|Oui| D\[ATTENTE\_8\_JOUR] ``` D --> E[Étape 1 - Informations générales définitives] E --> F[Étape 2 - Informations vacanciers définitives] F --> G[Étape 3 - Informations personnel définitives] G --> H[Étape 4 - Sélection hébergements définitifs] H --> I[Étape 5 - Synthèse & Attestation] I --> J{Formulaire complet ?} J -->|Non| I J -->|Oui| K[Transmission] K --> L[TRANSMISE_8J] L --> M[Email notification agent DDETS] M --> N[Agent DDETS] N --> O[Prise en charge] O --> P[EN_COURS_8J] P --> Q{Décision agent} Q -->|Valider définitivement| R[VALIDEE_8J] R --> S[Email notification organisateur] S --> T[Séjour autorisé] Q -->|Compléments| U[A_MODIFIER_8J] U --> V[Email notification organisateur] V --> W[Organisateur] W --> X[Modifications] X --> I Q -->|Refuser| Y[REFUSEE_8J] Y --> Z[Email notification organisateur] Z --> AA[Fin processus - Refusé] style A fill:#6a6af4 style N fill:#ff6f61 style R fill:#3a7d44 style U fill:#ff9c41 style Y fill:#ce5a5a style C fill:#ce5a5a style L fill:#e8e8e8 style P fill:#e8e8e8 style D fill:#f5f5f5" %} ``` ## Différences avec la déclaration à 2 mois * **Informations pré-remplies** : Les données de la déclaration à 2 mois sont pré-remplies * **Effectifs définitifs** : Les effectifs doivent être confirmés ou mis à jour avec les données définitives * **Détails obligatoires** : Les détails des accompagnants et encadrants deviennent obligatoires * **Formation obligatoire** : La description de la formation en amont devient obligatoire # Étape 1 - Informations générales Lors de la création d'une déclaration de séjour à 8 jours, l'utilisateur accède à l'étape 1 du formulaire : les informations générales définitives. Les informations [de la 1ère étape de la déclaration à 2 mois](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-1-informations-generales) sont pré-remplies. L'agent doit éditer, si nécessaire, cette étape : * Confirmation ou modification des informations générales définitives * Validation des dates définitives du séjour * Mise à jour des informations du responsable du séjour

Déclaration à 8 jours - étape 1 - Informations générales

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit confirmer ou mettre à jour les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour - étape 1

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Titre	Texte	O	Nom de votre demande de séjour (max 50 caractères)
Date de début	Date	O	Date du premier jour du séjour (postérieure à la date du jour)
Date de fin	Date	O	Date de fin du séjour (postérieure à la date de début)
Période	Texte	N	Calculée automatiquement selon la date de début (hiver, printemps, été, automne)
Durée du séjour (en jours)	Nombre	N	Calculée automatiquement selon les dates de début et fin
Responsable de l'organisation du séjour
Nom	Texte	O	Nom d'usage du responsable
Prénom	Texte	O	Prénom du responsable
Fonction	Texte	O	Fonction du responsable au sein de l'organisation
Adresse	Adresse	O	Adresse du responsable (recherche via API Adresse)
Téléphone	Téléphone	O	Au format 0X, +33X ou 0033. Exemple : 0612345678
Adresse courriel	Email	O	Adresse courriel du responsable. Exemple: nom@domaine.fr
Organisme (si personne morale)
Raison sociale	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Nom commercial (optionnel)	Texte	N	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Statut, forme juridique	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Adresse	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Pays	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Adresse courriel	Email	O	Ce champ est éditable
Téléphone	Téléphone	O	Ce champ est éditable

## Actions possibles * **Confirmer** les informations de la déclaration à 2 mois * **Modifier** les informations si nécessaire * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides ## Statut associé * **ATTENTE\_8\_JOUR** : La déclaration à 2 mois a été validée, en attente de la déclaration à 8 jours. # Étape 2 - Informations sur les vacanciers L'utilisateur accède à l'étape 2 du formulaire : les informations définitives sur les vacanciers. Les effectifs prévisionnels de la [2ème étape de la déclaration à 2 mois](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-2-informations-sur-les-vacanciers) sont pré-remplis et doivent être confirmés ou mis à jour avec les effectifs définitifs.

Déclaration à 8 jours - étape 2 - Informations sur les vacanciers

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit confirmer ou mettre à jour les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour à 8 jours – étape 2

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Effectif prévisionnel - Femmes	Nombre	O	Nombre de femmes prévues pour le séjour
Effectif prévisionnel - Hommes	Nombre	O	Nombre d'hommes prévus pour le séjour
Effectif prévisionnel	Nombre	O	Nombre total de vacanciers prévus pour le séjour Calculé automatiquement.
Tranches d'âge	Cases à cocher	O	Choix multiples : - 18-39 ans - 40-59 ans - Plus de 59 ans
Types de déficiences	Cases à cocher	O	Choix multiples : - Auditif - Mental/Psychique - Moteur - Polyhandicap - Visuel
Précisions sur les déficiences	Zone de texte	O	Précisions obligatoires sur les types de déficiences sélectionnés

## Actions possibles * **Confirmer** les effectifs de la déclaration à 2 mois * **Modifier** les effectifs si nécessaire * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides ## Statut associé * **ATTENTE\_8\_JOUR** : La déclaration à 2 mois a été validée, en attente de la déclaration à 8 jours. # Étape 3 - Informations sur le personnel L'utilisateur accède à l'étape 3 du formulaire : les informations définitives sur le personnel. Dans cette étape, seul le champ "Procédure en cas de recrutement de personnels supplémentaires durant le séjour" est pré-rempli de l['étape 3 de la déclaration à 2 mois](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-3-informations-sur-le-personnel). Les autres champs sont à renseigner.

Déclaration à 8 jours - étape 3 - Informations sur le personnel

En accédant à cette étape, l'utilisateur doit confirmer ou mettre à jour les informations suivantes :

Formulaire déclaration de séjour à 8 jours – étape 3.0

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Procédure en cas de recrutement de personnels supplémentaires durant le séjour	Boutons radio	O	Pré-rempli avec les informations renseignées dans la déclaration à 2 mois
Organisation, contenu et durée d’une session de formation/information en amont de l’arrivée des vacanciers en vue de la coordination des équipes d’accompagnement	Texte	O
Encadrants	Liste de personnes	O	Détails des encadrants avec attestations obligatoires
Accompagnants	Liste de personnes	O	Détails des accompagnants avec attestations obligatoires
Formation	Textarea	O	Organisation, contenu et durée de la formation en amont (champ étendu pour une saisie plus confortable)
Prestataires médicaments	Liste de prestataires	N	Prestataires extérieurs en charge des médicaments
Prestataires transport	Liste de prestataires	N	Prestataires extérieurs en charge du transport
Prestataires restauration	Liste de prestataires	N	Prestataires extérieurs en charge de la restauration
Prestataires activités	Liste de prestataires	N	Prestataires extérieurs en charge d'activités spécifiques
Prestataires entretien	Liste de prestataires	N	Prestataires extérieurs en charge de l'entretien

Ensuite, il faut renseigner l'ensemble des professionnels qui seront actifs durant le séjour : * Personnel d'encadrement * Personnel d'accompagnement * Prestataire en charge des médicaments * Prestataire en charge du transport des vacanciers * Prestataire en charge de la restauration * Prestataire en charge de l’entretien et du ménage * Prestataire en charge d'encadrer les activités spécifiques {% hint style="warning" %} Attention, il faut à minima que ces 2 types de personnels soient renseignées pour passer à l'étape suivante : * Personnel d'encadrement * Personnel d'accompagnement {% endhint %}

Personnel d'encadrement

Deux façons sont possibles pour rajouter le personnel encadrement : * Par un formulaire, en ajoutant 1 à 1 le personnel encadrant * En réalisant un import de plusieurs personnels en copier / collant à partir d'un fichier Excel. Un model de fichier est disponible à l'utilisateur Une fois la liste renseigné, l'utilisateur doit certifier sur l'honneur que les personnels renseignés ne sont pas inscrite au bulletin N°3 du casier judiciaire. **Le formulaire**

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Date de naissance	Date	O
Compétence	Texte	O
Fonction	Liste de choix	O	Plusieurs choix, cumulables : - Distributions des médicaments - Transport des vacanciers - Restauration - Entretien des locaux - Activités spécifiques - Autre
Téléphone	Tel	O

**Capture**

Personnel d'accompagnement

Deux façons sont possibles pour rajouter le personnel d'accompagnement : * Par un formulaire, en ajoutant 1 à 1 le personnel d'accompagnement * En réalisant un import de plusieurs personnels en copier / collant à partir d'un fichier Excel. Un model de fichier est disponible à l'utilisateur Une fois la liste renseigné, l'utilisateur doit certifier sur l'honneur que les personnels renseignés ne sont pas inscrite au bulletin N°3 du casier judiciaire. **Le formulaire**

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Date de naissance	Date	O
Compétence	Texte	O
Fonction	Liste de choix	O	Plusieurs choix, cumulables : - Distributions des médicaments - Transport des vacanciers - Restauration - Entretien des locaux - Activités spécifiques - Autre
Téléphone	Tel	O

**Capture**

Prestataires

Pour renseigner l'ensemble des prestataires, il faut renseigner un formulaire, selon si le type de prestataire est une personne morale ou physique : * Prestataire en charge des médicaments * Prestataire en charge du transport des vacanciers * Prestataire en charge de la restauration * Prestataire en charge de l’entretien et du ménage * Prestataire en charge d'encadrer les activités spécifiques

**Formulaire personne morale :**

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Raison social	Texte	O
Nom commercial	Texte	O
Adresse	Texte	O	Utilisation de l'API adresse
Téléphone	Tel	O
Fonction	Liste de choix	O	Plusieurs choix, cumulables : - Distributions des médicaments - Transport des vacanciers - Restauration - Entretien des locaux - Activités spécifiques - Autre
Téléphone	Tel	O

**Formulaire personne physique :**

Nom du champ	Type	Obligatoire
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Date de naissance	Date	O
Compétence / Expérience	Texte	O
Téléphone	Tel	O

## Règles métier * Les effectifs définitifs (accompagnants et responsables) doivent être renseignés et confirmés. * Au moins 1 accompagnant et 1 responsable d'encadrement sont obligatoires. * Tous les accompagnants et encadrants doivent avoir une attestation sur l'honneur cochée. * La description de la formation en amont est obligatoire. * Les prestataires extérieurs sont optionnels mais doivent être détaillés si présents. * Les effectifs définitifs peuvent différer des effectifs prévisionnels de la déclaration à 2 mois. ## Actions possibles * **Confirmer** les effectifs de la déclaration à 2 mois * **Modifier** les effectifs si nécessaire * **Ajouter** les détails des accompagnants et encadrants * **Décrire** la formation en amont * **Gérer** les prestataires extérieurs * **Sauvegarder** la déclaration à tout moment (brouillon) * **Passer à l'étape suivante** si tous les champs sont valides ## Statut associé * **ATTENTE\_8\_JOUR** : La déclaration à 2 mois a été validée, en attente de la déclaration à 8 jours. # Étape 4 - Sélection des hébergements L'utilisateur accède à l'étape 5 du formulaire : les informations définitives sur l'hébergement. Dans cette étape, l'hébergement est pré-rempli de [l'étape 7 de la déclaration à 2 mois](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-7-selection-des-hebergements).\ Il est possible de : * Supprimer la fiche hébergement renseignée * En créer une nouvelle si la suppression est faite Si la modification doit se faire, elle s'effectue dans la [fiche hébergement directement](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/misc/les-formulaires/formulaire-hebergement).

Déclaration à 8 jours - étape 4 - Sélection des hébergements

# Étape 5 - Synthèse L'utilisateur accède à l'étape 5 du formulaire : la synthèse de la déclaration à 8 jours et l'attestation sur l'honneur.

Déclaration à 8 jours - Étape 3 - Synthèse

Formulaire "Attestation sur l'honneur"

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Je certifie sur l'honneur que les renseignements portés sur cette déclaration sont exacts.	Case à cocher	O
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Qualité	Texte	O
Date	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.

## Règles métier * L'attestation sur l'honneur est obligatoire pour finaliser le dépôt. * Tous les champs de l'attestation doivent être renseignés. * La date de l'attestation n'est pas éditable et affiche la date du jour * La génération du CERFA de la déclaration en PDF ([disponible dans la page détaillée](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/page-detaillee-declaration)) * Des logs sont ajouté dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-8-jours/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Après dépôt, la déclaration passe en statut `Transmise 8J`. * Un accusé de réception est envoyé par email à l'organisateur

Validation de la déclaration de séjour - 8 jours - confirmation

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA qui a validé la déclaration de séjour à 8 jours * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : Portail VAO - "Transmission de la déclaration de séjour à 8 jours n°\[Numero de DS] * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Transmission de la déclaration de séjour à 8 jours Bonjour, Votre déclaration à 8 jours n°[numero de DS] a bien été transmise au(x) service(s) instructeur(s) le [Date du jour]. [BOUTON] Accéder à ma déclaration Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* Un email est envoyé pour transmission de la déclaration aux services instructeurs

Validation de la déclaration de séjour - 8 jours

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA qui a validé la déclaration de séjour à 8 jours * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Email de la DDEETS rattaché au lieu d'hébergement du séjour * **Object du mail** : Portail VAO - Déclaration à jours déposée : \[Numéro de DS] * **Contenu du mail** : ``` PORTAIL VAO ADMINISTRATION - NOUVELLE DECLARATION DE SEJOUR Bonjour, La déclaration de séjour à 8 jours [Numéro de DS] vient d'être déposée sur le portail VAO. La DDETS du département [Numéro de département] est en charge de l'instruction de cette déclaration. [BOUTON] Accéder aux déclarations transmises Cordialement. L'équipe du SI VAO https://vao-preprod.ovh.fabrique.social.gouv.fr ```

Une fois la déclaration à 2 mois soumise, l'utilisateur est dirigé vers la page de liste des déclarations avec des alertes qui indique la bonne transmission au service départemental.

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# Modification d'une déclaration ## Déclaration à 2 mois Lorsque l'OVA reçoit une demande de compléments d'information sur la déclaration de séjour, il reçoit une nofication par email :

Demande de complément d'information - 2 mois et 8J

* **Déclencheur :** L'agent qui instruit une déclaration de séjour 2 mois, demande un complément d'information pour valider la déclaration. * **Expéditeur :** * **Destinataire** : l'utilisateur OVA qui a réalisé la déclaration de séjour 2 mois * **Object du mail** : Portail VAO - Demande de compléments sur la déclaration \[N° de la DS] * **Contenu du mail** :

Portail VAO - demande de complément

Bonjour,

Vous avez reçu des demandes de complément pour votre déclaration [N° de la DS]

Vous trouverez ci-joint le message de la DDETS [Nom du département]

> [Texte du message]

[BOUTON - Accéder à ma déclaration]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

Il peut visualiser la déclaration dont le statut est `À modifier` dans la page de liste.

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Une déclaration avec le statut "À modifier"

Au clic sur le bouton d'action dans la liste, l'utilisateur arrive sur la page détaillée de la déclaration et peut modifier les informations dans les différentes étapes du formulaire de déclaration de séjour. Afin de renvoyer la déclaration, il suffit de valider la synthèse ([étape 8](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-2-mois/etape-8-synthese)) avec les modifications réalisées dans le formulaire. Lors de validation de la synthès : * Le statut de la déclaration passe à `Transmise` * Un log est ajouté à [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Un nouveau CERFA est disponible dans l'onglet "[Documents joints](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-2.-documents-joints)" * Une notification est envoyée à la DDEETS

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois

* Une notification de confirmation est en à l'OVA

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois - confirmation

# EIG Les **Événements Indésirables Graves (EIG)** sont des incidents survenant lors de séjours de vacances adaptées organisées qui présentent des risques graves pour la santé, l'intégrité ou le bien-être physique et moral des personnes handicapées majeures. {% hint style="info" %} **📋 Cadre réglementaire** L'article R. 412-14-1 du code du tourisme prévoit que les personnes responsables de l'organisation du séjour sur le lieu de vacances sont tenues d'informer sans délai : * **Le préfet du département** du lieu de séjour * **Le préfet de région** qui a délivré l'agrément de tout accident grave ainsi que de toute situation présentant ou ayant présenté des risques graves pour la santé, l'intégrité ou le bien-être physique et moral des personnes handicapées majeures. {% endhint %} * [Page de liste des EIGS](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/liste-des-eig) * [Création d'un EIG](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig) * [Étape 1 - Sélection du séjour](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-1-selection-du-sejour) * [Étape 2 - Type d'événement](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-2-type-devenement) * [Étape 3 - Renseignement généraux](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-3-renseignements-generaux) * [Étape 4 - Récapitulatif](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-4-recapitulatif) * [Consultation d'un EIG](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/consultation-dun-eig) * [Rôle et droits](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/role-et-droits-utilisateurs) * [Notifications porteur d'agrément](https://github.com/SocialGouv/vao/blob/zit_doc/doc_produit/front-ova/eig/broken-reference/README.md) # Page de liste des EIG La page liste des EIG permet aux organisateurs de consulter et gérer tous leurs événements indésirables graves déclarés sur la plateforme VAO.

## Fonctionnalités principales ### Affichage des EIG La page affiche un tableau avec les informations suivantes pour chaque déclaration : | Colonne | Description | | ----------------------- | -------------------------------- | | **Déclaration** | Code de la déclaration de séjour | | **Date de déclaration** | Date de création de l'EIG | | **Territoire** | Département de survenue | | **Séjour** | Libellé du séjour concerné | | **Dates (Début-fin)** | Période du séjour | | **Types d'événement** | Catégories et types d'incidents | | **Date de l'incident** | Date de survenue de l'EIG | | **Statut** | État actuel de l'EIG | | **Actions** | Boutons d'action (suppression) | ### Barre de recherche et filtres Il est possible de filtrer les EIG via des filtres | Filtre | Description | Type | | -------------------- | ------------------------------------- | ------------------ | | **Déclaration** | Code de la déclaration de séjour | Texte | | **Séjour** | Libellé du séjour | Texte | | **Type d'événement** | Catégorie et type d'EIG | Sélection multiple | | **Statut** | État de l'EIG (Brouillon, Envoyé, Lu) | Sélection multiple | | **Date de l'EIG** | Période de survenue de l'incident | Plage de dates | *** ### **Suppression d'un EIG** **Conditions :** * EIG en statut `BROUILLON` uniquement * Confirmation obligatoire **Processus :** 1. Clic sur l'icône de suppression 2. Modal de confirmation 3. Suppression définitive de l'EIG # Création d'un EIG La **création d'un EIG** se fait en plusieurs étapes via un formulaire guidé. Le processus permet de déclarer un événement indésirable grave survenu lors d'un séjour de vacances adaptées organisées. Le parcours de création d'un EIG se fait par un formulaire en plusieurs étapes : * [Étape 1 - Sélection du séjour](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-1-selection-du-sejour) * [Étape 2 - Type d'événement](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-2-type-devenement) * [Étape 3 - Renseignement généraux](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-3-renseignements-generaux) * [Étape 4 - Récapitulatif](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/eig/creation-dun-eig/etape-4-recapitulatif) *** ## Workflow {% @mermaid/diagram content="flowchart TD A\[Organisateur] --> B\[Création EIG] B --> C\[BROUILLON] C --> D\[Sélection séjour éligible] D --> E\[Types d'événements] E --> F\[Renseignements généraux] F --> G\[Récapitulatif] G --> H\[Transmission EIG] H --> I\[ENVOYE] ``` I --> J[DDETS du département] I --> K[DREETS de la région] J --> L[Marquage comme lu] K --> M[Marquage comme lu] L --> N[LU] M --> O[LU] N --> P[Email notification à l'organisme] O --> Q[Email notification à l'organisme]" %} ``` ## Statuts {% @mermaid/diagram content="stateDiagram-v2 \[*] --> BROUILLON: Création BROUILLON --> ENVOYE: Transmission ENVOYE --> LU: Marquage comme lu par DDETS/DREETS LU --> \[*]: Traitement terminé ``` note right of BROUILLON EIG en cours de saisie Modifiable par l'organisme end note note right of ENVOYE EIG transmis aux autorités Plus modifiable En attente de lecture end note note right of LU EIG lu par les autorités Email de notification envoyé Traitement terminé end note" %} ``` # Étape 1 - Sélection du séjour Lors de la création d'un EIG, l'utilisateur accède à un formulaire d'informations générales à compléter.

Création d'un EIG - Étape 1 - Sélection du séjour

L'utilisateur doit choisir un séjour en renseignant : * Soit les premières lettre du titre du séjour * Soit les premiers chiffre du numéro de la déclaration Un EIG ne peut être déclaré que pour un séjour : * **En cours** ou **terminé** depuis moins d'une semaine * Avec un statut : `VALIDEE_8J`, `SEJOUR_EN_COURS`, ou `TERMINEE` Une liste de choix apparait si l'ensemble des conditions sont réunies :

Capture

Création d'un EIG - liste de choix de sélection d'un séjour

*** Pour valider le formulaire de cette première étape, il faut renseigner le formulaire

Formulaire EIG - étape 1

Nom du champ Type Obligatoire Précision

Sélection du séjour

Liste de choix

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Sélection du séjour	Liste de choix	O	Le séjour doit avec ces conditions pour apparaitre dans la liste de choix : En cours ou terminé depuis moins d'une semaine Avec un statut : `VALIDEE_8J`, `SEJOUR_EN_COURS`, ou `TERMINEE`
Sélection du département où a eu lieu l'incident	Liste de choix	O	Affiche en lecture seul, le département où se déroule le séjour
Date de l'incident	Date	O	L'année est par défaut l'année en cours et pas possible de l'éditer, il faut renseigner le jour et le moi

Le séjour doit avec ces conditions pour apparaitre dans la liste de choix :

En cours ou terminé depuis moins d'une semaine
Avec un statut : VALIDEE_8J, SEJOUR_EN_COURS, ou TERMINEE

Sélection du département où a eu lieu l'incident Liste de choix O Affiche en lecture seul, le département où se déroule le séjour

Date de l'incident Date O L'année est par défaut l'année en cours et pas possible de l'éditer, il faut renseigner le jour et le moi

Une fois la soumission du formulaire effectué : * Le brouillon de l'EIG est enregistré * L'utilisateur est dirigé vers l'étape 2 du formulaire * Les étapes suivantes s'affichent dans le menu vertical # Étape 2 - Type d'événement

Dans l'étape 2, l'utilisateur doit renseigner le type d'événement indésirable grave.

Les EIG sont classés en 4 catégories principales

**Victimes** * Violences sexuelles * Viols * Violences psychologiques et morales * Violences physiques * Non respect de la prescription médicale * Privation de droit * Négligence grave ou erreurs successives * Maltraitances non précisées * Suicide (suspecté ou avéré) * Tentative de suicide * Autre, à préciser **Santé** * Épidémie * Accident corporel (chute, etc…) * Autre, à préciser **Sécurité** * Vols * Fugue * Actes de malveillance * Intoxication alimentaire * Départ de feu * Incendie * Inondation * Autre, à préciser **Fonctionnement organisme** * Procédures judiciaires à l'encontre de personnels * Défaillance de personnels * Défaillances techniques * Conflits ou menaces de conflits internes * Autre, à préciser

* Il est possible de sélectionner plusieurs types d'événements * Si "autres" renseigné, un champ texte pour décrire et apporter plus d'informations Une fois la sélection effectué, le bouton suivant est actif et l'utilisateur peut passer à l'étape suivante # Étape 3 - Renseignements généraux

Dans l'étape 3, l'utilisateur doit renseigner les renseignements généraux, pour décrire l'événement indésirable grave : ### **Personnel présent lors de l'événement** * Il est possible de sélectionner, dans une liste de choix, le(s) personnel(s) qui ont été renseignés lors de [l'étape 3 de la déclaration à 8 jours.](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/declaration-de-sejour/declaration-a-8-jours/etape-3-informations-sur-le-personnel) * Si le personnel n'est pas disponible dans cette liste de choix, il est possible d'en créer un nouveau via un formulaire {% hint style="info" %} **Amélioration v1.24.0** Le tableau du personnel présent lors de l'événement a été amélioré pour une meilleure présentation et gestion des informations. Les erreurs de sélection du personnel ont été corrigées. {% endhint %}

Formulaire étape 3 - ajouter un personnel nouveau

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Date de naissance	Date	O
Compétence	Texte	O
Fonction	Liste de choix	O	Plusieurs choix, cumulables : - Distributions des médicaments - Transport des vacanciers - Restauration - Entretien des locaux - Activités spécifiques - Autre
Téléphone	Tel	O

### **Les faits** Les faits sont à renesigner également dans un formulaire dédié

Formulaire étape 3 - les faits

Nom du champ	Type	Obligatoire
Déroulement des faits (date, heure, circonstance, etc…)	Texte	O
Dispositions pour remédier aux carences, abus, ou faire cesser le danger	Texte	O
Dispositions prises à l'égard de la victime, et le cas échéant, de l’auteur présumé	Date	O
Dispositions prises pour l’information des familles, proches ou tuteurs légaux	Texte	O

À la soumission du formulaire : * L'utilisateur passe à l'étape 4 : récapitulatif * L'EIG est sauvegardé au statut brouillon # Étape 4 - Récapitulatif

Dans cette dernière étape, l'utilisateur peut * Rajouter un fichier * Type : PDF * Taille limité à 5Mo * Lire le récapitulatif de ce qu'il a renseigné lors de précédente étapes * Visualiser les utilisateurs à qui sera notifié par email cette création d'EIG * Certifier sur l'honneur que les informations portées sur cette déclaration sont exacts Lors de la soumission du formulaire de cette dernière étape : * L'EIG passe aux statuts : * NON LU PAR LA DREETS \[X] * NON LU PAR LA DDETS \[X] * Un email est envoyé à la DREETS

Agent Région - Déclaration d’un évènement indésirable

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA soumet un EIG * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'agent de la région ayant délivré l'agrément * **Object du mail** : Déclaration d’un Evènement indésirable grave par \[Organisme] * **Contenu du mail** ``` VAO : Déclaration d’un évènement indésirable grave par [Organisme] Bonjour L’organisme [ORGANISME], dont l’agrément vacances adaptées organisées (VAO) a été délivré dans votre région, a déclaré un évènement indésirable grave qui s’est produit le [DATE DE l'EIG], lors d’un séjour organisé dans la commune de [Nom de la commune] dans le département de Yvelines. Référence de la déclaration de séjour : [REF] Le type d'évènement déclaré est : - [Type(s) d'événément] Vous pouvez retrouver les détails de cet EIG dans votre espace VAO en vous connectant avec votre compte utilisateur nominatif [BOUTON - SE CONNECTER A VAO] Cette déclaration d’EIG a également été envoyée à la DDETS du département [Nom du département] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* Un email est envoyé à la DDEETS

Agent département - Déclaration d’un évènement indésirable

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA soumet un EIG * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'agent du département où se passe le séjour * **Object du mail** : Déclaration d’un évènement indésirable grave par \[Organisme] * **Contenu du mail** ``` VAO : Déclaration d’un évènement indésirable grave par [Organisme] Bonjour L’organisme [ORGANISME], dont l’agrément vacances adaptées organisées (VAO) a été délivré dans votre région, a déclaré un évènement indésirable grave qui s’est produit le [DATE DE l'EIG], lors d’un séjour organisé dans la commune de [Nom de la commune] dans le département de Yvelines. Référence de la déclaration de séjour : [REF] Le type d'évènement déclaré est : - [Type(s) d'événément] Vous pouvez retrouver les détails de cet EIG dans votre espace VAO en vous connectant avec votre compte utilisateur nominatif [BOUTON - SE CONNECTER A VAO] Cette déclaration d’EIG a également été envoyée à la DREETS de la région [Nom de la région] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* Un email de confirmation est envoyé à l'utilisateur OVA qui a fait la déclaration

OVA - Déclaration d’un évènement indésirable

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA soumet un EIG * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : Déclaration d’un évènement indésirable grave par \[Organisme] * **Contenu du mail** ``` VAO : Déclaration d’un évènement indésirable grave par [Organisme] Bonjour Bonjour [Nom Prénom] a déclaré un évènement indésirable grave survenu le [Date de l'EIG] lors du séjour [Nom séjour et date]. Référence de la déclaration de séjour : [REF] Le type d'évènement déclaré est : - [Type(s) d'événément] Vous pouvez retrouver les détails de cet EIG dans votre espace VAO en vous connectant avec votre compte utilisateur nominatif [BOUTON - SE CONNECTER A VAO] Cette déclaration a été envoyée à la direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETS-PP), ainsi qu’à la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) ayant délivré l’agrément VAO. Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* Un email est envoyé au porteur de l'agrément

OVA - Déclaration d'un événement indésirable

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA soumet un EIG * **Expéditeur :** * **Destinataire** : À la structure qui détient l'agrément * **Object du mail** : Déclaration d’un évènement indésirable grave par \[Organisme] * **Contenu du mail** La notification contient les informations suivantes : * **Type d'événement** : Nature de l'EIG (accident, incident, etc.) * **Séjour concerné** : Informations sur le séjour (nom, dates, lieu) * **Organisme** : Nom et informations de l'organisme * **Date de déclaration** : Date et heure du dépôt de l'EIG * **Statut** : Statut actuel de l'EIG

# Consultation d'un EIG La **consultation d'un EIG** permet d'afficher les détails complets d'un événement indésirable grave déclaré sur la plateforme VAO. Cette page est accessible depuis la liste des EIG.

L'utilisateur OVA, dès lors qu'il a soumis l'EIG, peut revenir dessus en lecture seule. Au clic sur la ligne dans la page de liste, l'utilisateur est dirigé vers la page détaillée de l'EIG à l'étape du récapitulatif. {% hint style="info" %} **Refonte v1.24.0** La page de synthèse EIG a été refondue pour améliorer l'affichage et la lisibilité des informations. Le tableau du personnel présent lors de l'événement a également été modifié pour une meilleure présentation des données. {% endhint %} # Rôle et droits utilisateurs Le système de gestion des Événements Indésirables Graves (EIG) implémente un modèle de permissions basé sur deux rôles principaux : * **EIG\_LECTURE** : Accès en lecture seule * **EIG\_ECRITURE** : Accès complet (lecture + écriture) ## Tableau des rôles et permissions | Rôle | Permissions | Actions autorisées | | -------------------- | ----------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Lecture seule** | Consultation uniquement |

• Consulter la liste des EIG
• Consulter un EIG détaillé
• Voir les statuts et types d'événements
• Accéder aux documents joints

| | **Lecture/Écriture** | Accès complet |

• Toutes les permissions de lecture
• Créer un nouvel EIG
• Modifier un EIG en statut BROUILLON
• Supprimer un EIG en statut BROUILLON
• Déposer un EIG (passage ENVOYE)
• Gérer les documents joints
• Attribuer des rôles EIG aux autres utilisateurs

| ## Contrôles d'accès par fonctionnalité | Fonctionnalité | EIG\_LECTURE | EIG\_ECRITURE | | ---------------------- | ------------ | --------------------- | | **Menu de navigation** | ✅ Affiché | ✅ Affiché | | **Liste des EIG** | ✅ Accès | ✅ Accès | | **Consultation EIG** | ✅ Accès | ✅ Accès | | **Création EIG** | ❌ Bloqué | ✅ Accès | | **Modification EIG** | ❌ Bloqué | ✅ Si statut BROUILLON | | **Suppression EIG** | ❌ Bloqué | ✅ Si statut BROUILLON | | **Gestion des rôles** | ❌ Bloqué | ✅ Accès | ### Utilisateurs OVA (Front) | Rôle EIG | Permissions | Actions autorisées | | ------------------ | --------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aucun rôle EIG** | ❌ Accès bloqué | • Aucun accès aux fonctionnalités EIG | | **EIG\_LECTURE** | ✅ Lecture seule |

• Consulter la liste des EIG de son organisme
• Consulter un EIG détaillé
• Voir les statuts et types d'événements
• Accéder aux documents joints

| | **EIG\_ECRITURE** | ✅ Accès complet |

| ### Agents (Back Office) Les agents sont les utilisateurs du back office qui gèrent les EIG et ont des permissions étendues. | Rôle Back Office | Permissions EIG | Actions autorisées | | ------------------------- | --------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Agent avec rôle `eig`** | ✅ Accès complet |

• Consulter tous les EIG (tous organismes)
• Marquer un EIG comme lu (DDETS/DREETS)
• Accéder aux EIG par déclaration de séjour
• Voir les notifications et emails

| | **Agent sans rôle `eig`** | ❌ Accès bloqué | • Aucun accès aux fonctionnalités EIG | ### Contrôles d'accès par organisme | Type d'utilisateur | Accès aux EIG | | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Utilisateur organisme principal** |

Peut accéder

aux EIG de son organisme
aux EIG des établissements secondaires liés au même SIREN

| | **Utilisateur établissement secondaire** |

Peut accéder

aux EIG de son établissement (SIRET) si délégation effectuée par l'organisme principal

| Pour donner accès aux EIG pour les utilisateurs des établissement secondaire, l'établissement principal peut donner les droits individuellement dans la page des comptes utilisateurs :

# Liste des hébergements Il est possible de créer une liste d'hébergements afin de choisir un hébergement plus rapidement et renseigner le formulaire de déclaration de séjour plus simplement.

Dans cette page, un tableau liste les hébergements créés par l'OVA. Ce tableau contient : * Le nom de l'hébergement * Le département où se situe l'hébergement * L'adresse de l'hébergement * Le statut * Actif : l'hébergement est disponible dans la liste de choix lors de la création d'une déclaration de séjour * Désactivé : l'hébergement n'est pas disponible dans la liste de choix lors de la création d'une déclaration de séjour * Pour activer / désactiver, l'utilisateur peut cliquer sur bouton avec l'icône cadenas * Pour accéder à la page d'édition de l'hébergement, l'utilisateur peut cliquer sur le bouton `>` L'utilisateur peut également filtrer les éléments du tableau : * Par nom du lieu de séjour * Par adresse * Par statut ### Validation par établissement secondaire * Chaque établissement secondaire peut avoir ses propres hébergements * La gestion des hébergements est décentralisée par établissement # Création d'un hébergement Il est possible de créer un hébergement de manière indépendante et ensuite de le rattacher à une déclaration de séjour lors de sa édition.

Formulaire de création d'un hébergement

Titre du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nom de l'hébergement	Texte	O
Nom du gestionnaire	Texte	O
Adresse de l'hébergement	Select avec auto-complétion	O	Utilisation de l'API adresse pour récupérer les informations renseignés par l'utilisateur et proposer des choix. Une carte s'affiche pour visualiser l'adresse.
Numéro de téléphone 1	Numérique	O
Numéro de téléphone 2	Numérique	O
Adresse courriel	Email	O
Type du lieu d'hébergement	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Hôtel - Meublé de tourisme - Résidence de tourisme, chambre d'hôte - Camping, caraving, mobile home - Autre
Une visite des locaux par l’organisateur a-t-elle été effectuée ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si le choix est "Oui", le champ "Date de la dernière visite" apparait en dessous.
Date de la dernière visite (optionnel)	Date	N	Si le choix précédent est "Oui", ce champ s'affiche pour sélectionner une date.
Le lieu d’hébergement est-il soumis à la réglementation ERP (établissement recevant du public) ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si "Oui", 2 champs uploads apparaissent. Si "Non, 1 champ upload apparait.
Téléchargement du document Dernière attestation de passage de la commission sécurité	Upload	O	Apparait si "Oui", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Téléchargement du document Dernier arrêté d’autorisation du maire	Upload	O	Apparait si "Oui", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Téléchargement du document Réponse du propriétaire ou exploitant indiquant les raisons pour lesquelles le lieu d’hébergement n’est pas soumis à la réglementation ERP	Upload	O	Apparait si "Non", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Accessibilité	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Accessible - Signalé comme non adapté - Autre (précisez ci-dessous)
Type de pension	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Hébergement seul - Petite déjeuner - Demi-pension - Pension complète
Prestations hôtelières assurées par le lieu d’accueil	Cases à cocher	O	Plusieurs choix possible : - Blanchisserie - Entretien des locaux
Description du lieu d’hébergement (parties communes et notamment équipements sanitaires)	Texte	O
Nombre de lits dans le lieu d'hébergement	Numérique	O
Nombre de lits superposés inclus (optionnel)	Numérique	N	Si la valeur est égale ou supérieur à 1, un champ spécifique apparait.
Pour les lits superposés, les lits « du dessus » seront-ils occupés par des vacanciers ?	Boutons radio	O	Apparait si la valeur est 1 ou supérieur dans le champ "lits superposés". 1 choix parmi : - Oui - Non
Nombre maximum de personnes prévues par espace de couchage	Numérique	O
Chaque vacancier bénéficie-t-il d’un couchage individuel ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Chaque vacancier bénéficie t-il d’un espace de rangement des affaires personnelles ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Les femmes et les hommes dorment-ils dans des lieux séparés ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Les couples de vacanciers bénéficient t-ils de chambres doubles ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Des aménagements spécifiques des locaux sont-ils prévus pour accueillir les vacanciers ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si la valeur est "Oui" un champ spécifique apparait.
Précisez les informations concernant l'accessibilité	Texte	N	Apparait si la valeur est "Oui" dans le champ "aménagements spécifiques".
Les véhicules utilisés sont-ils adaptés ?	Boutons radio	O
Précisez la fréquence, les distances et le mode de transport utilisé pour les déplacements de proximité	Texte	O
Précisez la fréquence, les distances et le mode de transport utilisé pour les excursions	texte	O

Si l'adresse est introuvable via le service en API, il est possible de renseigner une adresse à la main en cliquant sur le bouton "Adresse introuvable". Au clic sur ce bouton, un pop-up s'affiche contenant un formulaire pour ajouter une adresse spécifique manuellement.

Pop-up d'ajout d'une adresse manuellement

| Titre du champ | Type | Obligatoire | Précision | | --------------------------- | -------------- | ----------- | ---------------------------------------------------------- | | Indiquer la voie | Texte | O | | | Sélectionner un code postal | Liste de choix | | Affiche une liste de choix à partir des éléments renseigné |

Popup avec formulaire de création d'adresse manuel

À la soumission du formulaire, l'utilisateur est dirigé [vers la page de liste](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/liste-des-hebergements). # Création de compte agent ## Parcours de la création d'un compte agent {% hint style="info" %} À avoir aussi : la liste des droits utilisateur agent pour la création de compte [Droits utilisateur agent - création de compte](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/creation-de-compte-agent/droits-utilisateur-agent-creation-de-compte) {% endhint %}

Page de création d'un nouvel utilisateur

{% stepper %} {% step %} #### Formulaire de création de compte La page de création de compte pour un agent régional est composé d'un formulaire.

Détail du formulaire

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Adresse courriel	Email	O
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Type de compétence du service	Buttons radio	O	1 choix possible : - National - Région - Départemental
Région du service	Liste de choix	O	Si région ou dépargemental choisi dans le champ précédent, une liste de choix apparait pour sélection de la région ou du département.
Accéder à la fiche du territoire	Bouton	N	Pointe vers la page du territoire sélectionnée dans la liste de choixRôle(s) associé(s) à l'utilisateur ?
Rôle(s) associé(s) à l'utilisateur ?	Cases à cocher	O	Plusieurs choix possibles cumultaif : Accès à la consultation et création de comptes Accès en lecture aux déclarations de séjour Accès en lecture/écriture aux déclarations de séjour Autorisé à désactiver les comptes du BO

{% endstep %} {% step %} #### Réception du mail de confirmation

Agent - validation de création de compte

* **Déclencheur :** L'agent qui créé un compte pour un autre agent * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Le futur utilisateur agent * **Object du mail** : Portail VAO Administration - Validez votre courriel * **Contenu du mail** :

PORTAIL VAO ADMINISTRATION - CREATION DE COMPTE

Bonjour,

Vous recevez ce mail car vous vous avez été inscrit sur le portail VAO Administration.

Pour activer votre compte et créer votre mot de passe, veuillez cliquer sur lien ci dessous.

Attention, ce lien n’est valable qu’une heure. Si celui-ci est expiré, vous pouvez en générer un nouveau en suivant le lien d’activation

[Bouton -Activer mon compte]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

À la reception du mail de conformation, l'utilisateur est dirigé vers la page d'initialisation de mot de passe lors du clic sur le bouton d'activation de compte. Le lien est valide durant 1 heure. Dans le cas où le lien d'activation n'est plus valide, l'utilisateur est dirigé vers la page de génération d'un nouveau lien d'activation de création de compte.

Capture

Ré-initialisation du lien d'activation de compte

{% endstep %} {% step %} #### Formulaire d'initialisation de mot de passe L'utilisateur renseigne un mot de passe pour finaliser la création de compte.\ L'email n'est pas éditable dans le formulaire.\ Une aide est affichée pour constituer un mot de passe fiable.

Capture

Page d'initialisation / changement de mot de passe

{% endstep %} {% step %} #### Confirmation de création de mot de passe L'utilisateur arrive sur une page de confirmation et il reçoit un mail de confirmation.

Capture

Agent - confirmation de création de compte

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA créé et valide son mot de passe lors de création de compte * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : VAO - Inscription validée, prochaines étapes pour votre compte * **Contenu du mail** : ``` VAO - Inscription validée, prochaines étapes pour votre compte Bonjour, Votre inscription au sein de VAO vient d'être validée en tant qu’organisateur de séjours VAO. Voici les étapes à compléter pour pouvoir déclarer vos premiers séjours : - Complétez votre fiche organisme avec les informations légales et nécessaires à la déclaration d’un séjour - Ensuite vous pourrez créer les fiches des hébergements où vos vacanciers vont séjourner - Et enfin faites vos premières déclarations de séjour Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez contacter notre [équipe support](https://vao-assistance.atlassian.net/servicedesk/customer/portals). [BOUTON - Se connecter à VAO] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

{% endstep %} {% step %} #### Connexion au SI-VAO Une fois les étapes précédentes réalisées, l'utilisateur peut se connecter via la page de connexion

Capture

{% endstep %} {% endstepper %} # Droits utilisateur agent - création de compte Ci-dessous la liste les droits des agents la création / mise à jour / suppression de compte selon leur rôle sur la plateforme. | | National (DGCS) | Régional (DRETS) | Départemental (DDETS) | | --------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------- | | **Je peux créer des comptes utilisateurs pour** |

le national
toutes les Régions
tous les départements

les département rattachés à ma région
ma région

mon propre département

| | **Je peux visualiser les comptes utilisateur** |

National
de toutes les Régions
de tous les départements

des département rattachés à ma région
de ma région

de mon propre département

| | **Je peux éditer les comptes utilisateur** |

National
de toutes les Régions
de tous les départements

des département rattachés à ma région
de ma région

de mon propre département

| | **Je peux rendre inactif les comptes utilisateurs** |

National
de toutes les Régions
de tous les départements

des département rattachés à ma région
de ma région

de mon propre département

| {% hint style="info" %} Les comptes ne peuvent pas être supprimés. Ils sont désactivés. L'utilisateur ne peux pas se connecter. {% endhint %} # Déclaration de séjour {% hint style="info" %} Cette section détaille le workflow d'instruction, la gestion des statuts, des rôles, des droits, et les cas particuliers rencontrés lors de l'instruction des dossiers. {% endhint %} ## Chapitrage 1. Réception et tri des dossiers 2. Étapes d'instruction et contrôles 3. Gestion des documents 4. Notifications et relances 5. Gestion des rôles et droits 6. Statistiques et tableaux de bord 7. Cas particuliers > **À chaque étape clé, insérer une capture d'écran de l'interface agent pour illustrer le contexte d'instruction.** *** ## Workflow agent * Présentation générale du parcours d'instruction d'un dossier * \[CAPTURE - Tableau de bord agent ou liste des dossiers à instruire] *** ## Navigation dans l'interface agent * Description du menu, des filtres, des statuts * \[CAPTURE - Menu agent, filtres, statuts] *** ## À compléter dans les chapitres suivants... # Page de liste des déclarations

Page de liste des déclarations à instruire

L'agent peut consulter la liste des déclarations avec les informations suivantes : * **Numéro de déclaration** : Format DS-YY-DEPARTEMENT-NNNN * **Nom du séjour** * **Dates** : Date de début et de fin du séjour * **Organisme** : Informations sur l'organisateur * **Statut** : Statut actuel de la déclaration * **Date d'édition** Il peut également filtrer la liste : * **Par le numéro de déclaration** * **Par nom du séjour** * **Par organisme** * **Par statut** * **Par action à réaliser** {% hint style="info" %} **Amélioration v1.24.0** La fonctionnalité de tri a été améliorée dans les listes du Back Office. Les agents peuvent désormais trier les déclarations de manière plus efficace, notamment par statut avec un tri optimisé. {% endhint %} ### Compteur de déclarations * Un compteur affiche le nombre total de déclarations dans la liste * Le compteur se met à jour automatiquement lors de l'application des filtres * Permet d'avoir une vue d'ensemble rapide du volume de déclarations ### Amélioration des filtres * Les filtres sont plus performants et réactifs * Meilleure gestion des filtres multiples * Sauvegarde automatique des préférences de filtrage ### Export CSV des hébergements * Nouvelle fonctionnalité d'export CSV pour les données d'hébergement * Export des informations complètes des hébergements liés aux séjours * Format CSV optimisé pour l'analyse et le traitement des données **Colonne "Action"** * : permet d'accéder à la page détaillée de la déclaration # Instruction déclaration à 2 mois Lorsqu'un OVA soumet une déclaration de séjour à 2 mois (statut "transmise"), l'agent de la DDETS reçois une notification par email pour l'informer.

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois

Dans [la page de liste des déclarations](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/declaration-de-sejour/page-de-liste-des-declarations), l'agent doit cliquer sur le bouton "Action" d'une déclaration pour l'instruire. Une pop-up s'ouvre pour confirmer la prise en charge de la déclaration.

Capture

Pop-up de prise en charge de la déclaration de séjour par un agent

\ Au clic sur le bouton "Valider la prise en charge" : * L'agent est dirigé vers la page détaillée * Le statut de la déclaration passe en `En cours`

Capture

Page détaillé d'une déclaration de séjour pour l'instruction

Dans cette étape d'instruction, l'agent peut : * Accéder à l'ensemble des informations de la déclarations via les différents onglets de la page détaillée * Réaliser 3 actions spécifique : * Demander des compléments d'informations à l'organisateur * Refuser * Accepter *** {% hint style="info" %} **Cas particulier séjour itinérant :** Un séjour itinérant est un séjour qui comporte à minima 2 ou plusieurs hébergement durant la durée du séjour. C'est **la DDEETS du premier lieu de séjour** qui est en charge d’instruire les DS M-2 et J-8. {% endhint %} ### Demande de complément d'informations L'agent peut demander des compléments d'informations à l'organisateur pour valider la déclaration de séjour.

Capture

Pop-up de "Demander des compléments à l'organisateur"

Pour cela, en cliquant sur le bouton "Demander des compléments à l'organisateur", une pop-up s'ouvre avec un formulaire à renseigner : * Un champ unique de texte "Commentaires" * Il est obligatoire * Le bouton de validation n'apparait que si le champ texte est rempli d'à minima 5 caractères. * Au clic sur le bouton "Valider" : * La déclaration passe au statut `À modifier` * Les commentaires sont logués dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Une notification est envoyée, avec les commentaires, à l'organisateur pour qu'il modifie la déclaration

Demande de complément d'information - 2 mois et 8J

Portail VAO - demande de complément

Bonjour,

Vous avez reçu des demandes de complément pour votre déclaration [N° de la DS]

Vous trouverez ci-joint le message de la DDETS [Nom du département]

> [Texte du message]

[BOUTON - Accéder à ma déclaration]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

*** ### Refuser L'agent peut refuser une déclaration de séjour

Capture

Pour cela, en cliquant sur le bouton "Refuser", une pop-up s'ouvre avec un formulaire à renseigner : * Un champ unique de texte "Commentaires" * Il est obligatoire * Le bouton de validation n'apparait que si le champ texte est rempli d'à minima 5 catactères. * Au clic sur le bouton "Valider" : * La déclaration passe au statut `Refusé` * Les commentaires sont logués dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Une notification est envoyée, avec les commentaires, à l'organisateur pour le notifier du refus de la déclaration de séjour

Refus et annulation de la déclaration de séjour - 2 mois et 8J

* **Déclencheur :** L'agent qui instruit une déclaration de séjour 2 mois, refuse la déclaration de séjour. * **Expéditeur :** * **Destinataire** : l'utilisateur OVA qui a réalisé la déclaration de séjour 2 mois * **Object du mail** : Refus la déclaration \[N° de la DS] * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Déclaration annulée Bonjour, Votre déclaration [N° de la DS] a été refusée pour les raisons indiquées ci dessous. > [TEXTE RENSEIGNÉ PAR L'AGENT] [BOUTON - Accéder à mes déclarations] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* Il n'est plus possible, pour l'OVA et l'agent, de revenir sur cette déclaration *** ### Valider L'agent peut valider une déclaration de séjour

Capture

Pour cela, en cliquant sur le bouton "Accepter", une pop-up s'ouvre avec un bouton de confirmation "Enregistrer la déclaration" : * Au clic sur le bouton "Enregistrer la déclaration" : * La déclaration passe au statut `EN ATTENTE DECLARATION 8 JOURS` * La validation est loguée dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Une notification est envoyée à l'organisateur pour le notifier de la validation de la déclaration de séjour

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois

* **Déclencheur :** L'agent qui instruit une déclaration de séjour 2 mois, valide la déclaration de séjour. * **Expéditeur :** * **Destinataire** : l'utilisateur OVA qui a réalisé la déclaration de séjour 2 mois * **Object du mail** : Portail VAO - Enregistrement de la déclaration \[N° de la DS] * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - accusé de réception de déclaration de séjour Bonjour, Vous êtes titulaire de l’agrément « Vacances adaptées organisées » délivré le [Date du jour] et avez déposé en date du [Date de l'envoie de la DS], une déclaration pour le séjour « [Titre de la DS] » que vous organisez du [Date début] au [Date fin]. Nous accusons ce jour, le [Date du jour], réception de votre déclaration [N° de la DS]. Vous devrez, huit jours avant le déroulement de ce séjour, réaliser la déclaration complémentaire prévue à l’article R. 412-14 du code du tourisme. [BOUTON - Accéder à ma déclaration] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* L'OVA devra prendre la main sur la déclaration pour passer à l'étape suivante : l'envoie de la déclaration à 8J. # Instruction déclaration à 8 jours Lorsqu'un OVA soumet une déclaration de séjour à 2 mois (statut "transmise"), l'agent de la DDETS reçois une notification par email pour l'informer.

Validation de la déclaration de séjour - 8 jours

Capture

Au clic sur le bouton "Valider la prise en charge" : * L'agent est dirigé vers la page détaillée * Le statut de la déclaration passe en `En cours 8J`

Capture

Pour cela, en cliquant sur le bouton "Demander des compléments à l'organisateur", une pop-up s'ouvre avec un formulaire à renseigner : * Un champ unique de texte "Commentaires" * Il est obligatoire * Le bouton de validation n'apparait que si le champ texte est rempli d'à minima 5 caractères. * Au clic sur le bouton "Valider" : * La déclaration passe au statut `À modifier 8J` * Les commentaires sont logués dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Une notification est envoyée, avec les commentaires, à l'organisateur pour qu'il modifie la déclaration

Demande de complément d'information - 2 mois et 8J

Portail VAO - demande de complément

Bonjour,

Vous avez reçu des demandes de complément pour votre déclaration [N° de la DS]

Vous trouverez ci-joint le message de la DDETS [Nom du département]

> [Texte du message]

[BOUTON - Accéder à ma déclaration]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

*** ### Refuser L'agent peut refuser une déclaration de séjour

Capture

Pour cela, en cliquant sur le bouton "Refuser", une pop-up s'ouvre avec un formulaire à renseigner : * Un champ unique de texte "Commentaires" * Il est obligatoire * Le bouton de validation n'apparait que si le champ texte est rempli d'à minima 5 catactères. * Au clic sur le bouton "Valider" : * La déclaration passe au statut `Refusé 8J` * Les commentaires sont logués dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Une notification est envoyée, avec les commentaires, à l'organisateur pour le notifier du refus de la déclaration de séjour

Refus et annulation de la déclaration de séjour - 2 mois et 8J

* Il n'est plus possible, pour l'OVA et l'agent, de revenir sur cette déclaration *** ### Valider L'agent peut valider une déclaration de séjour

Capture

Pour cela, en cliquant sur le bouton "Accepter", une pop-up s'ouvre avec un bouton de confirmation "Enregistrer la déclaration" : * Au clic sur le bouton "Enregistrer la déclaration" : * La déclaration passe au statut `VALIDEE 8J` * La validation est loguée dans [l'historique de la déclaration](https://dnum-ministeres-sociaux.gitbook.io/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/back-agents/declaration-de-sejour/pages/R8YJ9NfsWB7QbgZ4ZAsz#id-3.-historique-de-la-declaration) * Une notification est envoyée à l'organisateur pour le notifier de la validation de la déclaration de séjour

Validation et enregistrement de la déclartion de séjours

* **Déclencheur :** L'agent en département valide une déclaration de séjour 8J * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur OVA * **Object du mail** : Portail VAO - Enregistrement de la déclaration \[Numero de DS] * **Contenu du mail** ``` Portail VAO - accusé de réception de déclaration complémentaire Bonjour, Vous êtes titulaire de l’agrément « Vacances adaptées organisées » délivré le [DATE DE LIVRANCE DE L'AGRÉMENT] et avez déposé en date du [DATE DU JOUR], une déclaration complémentaire pour le séjour « [Titre séjour] » que vous organisez du [DATE DEBUT] au [DATE FIN]. Nous accusons ce jour, le [DATE DU JOUR], réception de votre déclaration [Numero de DS]. [BOUTON - Accéder à ma déclaration] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

* C'est la fin du parcours de déclaration dans le cadre d'une instruction validée * Quand le séjour commence (date de début), le statut passe à `SEJOUR EN COURS` * Quand le séjour finit (date de fin), le statut passe à `TERMINEE` # EIG Dans le cadre des EIG, les agents sont avertis par email lors de la soumission d'un EIG par un OVA : * DREETS : la région qui a délivré l'agrément

Agent Région - Déclaration d’un évènement indésirable

* DDEETS : le département où se passer le séjour

Agent département - Déclaration d’un évènement indésirable

*** Lors de la lecture des EIG, une confirmation de lecture s'affiche si la région et le département accède à la page détailée de l'EIG :

## Génération PDF (v1.24.0) {% hint style="info" %} **Nouvelle fonctionnalité v1.24.0** Les agents du Back Office peuvent désormais générer un PDF pour chaque EIG consulté. Cette fonctionnalité permet d'exporter les informations complètes de l'événement indésirable grave dans un format documentaire. {% endhint %} # Les formulaires


Formulaire de la fiche organisme	/pages/VS9lW6M5rTsBOd4sWf2Y
Formulaire d'une fiche hébergement	/pages/dKX9Vtypm8hUv9cD93pk
Formulaire déclaration de séjour
	/pages/La8ugyEkWUQai0MH9XEB

# Formulaire fiche organisme ## Étape 1 - Renseignements généraux sur l’organisateur VAO

Formulaire fiche organisme - étape 1.0 - Informations générales

Formulaire fiche organisme - étape 1.1 - Organisateur du séjour

Formulaire fiche organisme - étape 1.1 - Représentant légal

Formulaire fiche organisme - étape 1.1 - Responsable de l'organisation du séjour

*** ## Étape 4 - Informations sur le transport

Formulaire fiche organisme - étape 4

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Qui est responsable du transport jusqu'au lieu de séjour ?	Case à cocher	O	2 choix possibles et cumulables : Les vacanciers viennent par leurs propres moyens Le transport vers le lieu de séjour est assuré par l'organisateur Si le choix "Le transport vers le lieu de séjour est assuré par l'organisateur", les champs "modes de transport" et "mode d'organisation" apparaissent.
Précisez le ou les modes de transport utilisés par l'organisateur	Liste de choix	O	6 choix possibles et cumulables : Avion Train Autobus, car Automobile Bateau Autre
Précisez le mode d’organisation retenu (conditions d’accompagnement des vacanciers, gestion des correspondances, lieux de prise en charge, temps d’attente, etc.)	Texte	O
Des déplacements sont-ils prévus durant le séjour	Boutons radio	O	2 choix parmi : Oui Non
Les véhicules utilisés sont-ils adaptés ?	Boutons radio	O	2 choix parmi : Oui Non Si le choix est "Oui", le champ "Précisez les spécificités des véhicules" apparait.
Précisez les spécificités des véhicules.	Texte	O
Vous avez la possibilité de joindre des documents relatifs à l'organisation des transports	Upload	N	Champ optionnel. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.

*** ## Étape 5 - informations sanitaires

Formulaire fiche organisme - étape 5

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Des dispositions d'ordre sanitaire spécifiques sont-elles prévues ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez ces dispositions	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si dispositions spécifiques = "Oui". Minimum 5 caractères
L'équipe comprend-elle ?	Cases à cocher	N	Choix multiples, cumulables : - Une personne formée aux gestes et soins d’urgence (PSC 1, SST, AFGSU 1, AFGSU 2, AFSGSU) - Infirmier(e), - Aide soignant(e). Si sélection, affiche un champ de précision
Précisez la constitution de l'équipe	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si constitution équipe sélectionnée. Minimum 5 caractères
Un accord est-il passé avec un cabinet médical ou paramédical à proximité des lieux de séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez avec quelle structure et quel type d'accord a été passé	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si accord cabinet médical = "Oui". Minimum 5 caractères
Présence d'une trousse à pharmacie de premier secours ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Personne désignée en charge de la distribution et de l’administration des médicaments et de l’enregistrement de l’administration	Cases à cocher	O	Choix multiples, cumulables : - Responsable du séjour - Accompagnant(s) - Professionnel de santé. Si sélection, affiche un champ de précision
Précisez le rôle des personnes désignées	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si responsable administration sélectionné. Minimum 5 caractères
Stockage des médicaments dans un lieu sécurisé	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez le dispositif de stockage des médicaments	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si stockage sécurisé = "Oui". Minimum 5 caractères
Un dispositif est-il prévu pour la conservation des médicaments thermosensibles ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Un dispositif est-il prévu pour individualiser les traitements de chaque vacancier ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Précisez le protocole en vigueur concernant le stockage permettant l'individualisation des médicaments	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si individualisation = "Oui". Minimum 5 caractères
Méthode retenue pour la préparation des piluliers	Bouton radio	O	1 choix parmi : - Sans objet - Préparés préalablement au séjour - Préparés durant le séjour. Si "Préparés préalablement" ou "durant le séjour", affiche un champ de précision
Précisez	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si préparation piluliers = "Préparés préalablement" ou "durant le séjour". Minimum 5 caractères
Une prescription médicale est-elle jointe à chaque pilulier ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Existe-t-il un protocole en cas de modification de traitement en cours de séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole modification traitement = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il une fiche de suivi de la distribution, de l'administration et de l'enregistrement des médicaments ?	Bouton radio	O	Oui/Non
Existe-t-il un protocole d'évacuation et de rapatriement des vacanciers si nécessaire au cours du séjour ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole évacuation = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas de chute, d'intoxication ou autre accident ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole accident = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas de réorientation des vacanciers ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole réorientation = "Oui". Minimum 5 caractères
Existe-t-il un protocole en cas d'alerte canicule ?	Bouton radio	O	Oui/Non. Si "Oui", affiche un champ de précision obligatoire
Décrivez ce protocole	Zone de texte	O	Conditionnel : affiché si protocole canicule = "Oui". Minimum 5 caractères
Précisez les conditions prévues pour la gestion sur place du budget personnel des vacanciers	Zone de texte	O	Minimum 5 caractères
Documents relatifs aux informations d'ordre sanitaire	Fichiers	N	Optionnel. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf

## Étape 6 - Synthèse

Formulaire fiche organisme - étape 6

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Renseignements généraux	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 1 avec badge de statut (Complet/Incomplet)
Établissements secondaires	Accordéon	N	Affiché uniquement pour les personnes morales siège social. Récapitulatif des établissements avec badge de statut
Agrément	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 3 avec badge de statut
Informations sur le transport	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 4 avec badge de statut
Informations sanitaires	Accordéon	N	Récapitulatif des informations de l'étape 5 avec badge de statut
Badge de statut	Badge	N	Indicateur visuel : Vert (Complet) ou Orange (Incomplet) pour chaque section
Finaliser la fiche organisateur	Bouton	O	Actif uniquement si toutes les sections sont complètes. Valide et finalise la fiche

# Formulaire hébergement ## Le détail du formulaire d'hébergement

Titre du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nom de l'hébergement	Texte	O
Nom du gestionnaire	Texte	O
Adresse de l'hébergement	Select avec auto-complétion	O	Utilisation de l'API adresse pour récupérer les informations renseignés par l'utilisateur et proposer des choix. Une carte s'affiche pour visualiser l'adresse.
Numéro de téléphone 1	Numérique	O
Numéro de téléphone 2	Numérique	O
Adresse courriel	Email	O
Type du lieu d'hébergement	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Hôtel - Meublé de tourisme - Résidence de tourisme, chambre d'hôte - Camping, caraving, mobile home - Autre
Une visite des locaux par l’organisateur a-t-elle été effectuée ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si le choix est "Oui", le champ "Date de la dernière visite" apparait en dessous.
Date de la dernière visite (optionnel)	Date	N	Si le choix précédent est "Oui", ce champ s'affiche pour sélectionner une date.
Le lieu d’hébergement est-il soumis à la réglementation ERP (établissement recevant du public) ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si "Oui", 2 champs uploads apparaissent. Si "Non, 1 champ upload apparait.
Téléchargement du document Dernière attestation de passage de la commission sécurité	Upload	O	Apparait si "Oui", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Téléchargement du document Dernier arrêté d’autorisation du maire	Upload	O	Apparait si "Oui", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Téléchargement du document Réponse du propriétaire ou exploitant indiquant les raisons pour lesquelles le lieu d’hébergement n’est pas soumis à la réglementation ERP	Upload	O	Apparait si "Non", dans le champ réglementation ERP. Taille maximale : 5 Mo. Formats supportés : jpg, png, pdf.
Accessibilité	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Accessible - Signalé comme non adapté - Autre (précisez ci-dessous)
Type de pension	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Hébergement seul - Petite déjeuner - Demi-pension - Pension complète
Prestations hôtelières assurées par le lieu d’accueil	Cases à cocher	O	Plusieurs choix possible : - Blanchisserie - Entretien des locaux
Description du lieu d’hébergement (parties communes et notamment équipements sanitaires)	Texte	O
Nombre de lits dans le lieu d'hébergement	Numérique	O
Nombre de lits superposés inclus (optionnel)	Numérique	N	Si la valeur est égale ou supérieur à 1, un champ spécifique apparait.
Pour les lits superposés, les lits « du dessus » seront-ils occupés par des vacanciers ?	Boutons radio	O	Apparait si la valeur est 1 ou supérieur dans le champ "lits superposés". 1 choix parmi : - Oui - Non
Nombre maximum de personnes prévues par espace de couchage	Numérique	O
Chaque vacancier bénéficie-t-il d’un couchage individuel ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Chaque vacancier bénéficie t-il d’un espace de rangement des affaires personnelles ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Les femmes et les hommes dorment-ils dans des lieux séparés ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Les couples de vacanciers bénéficient t-ils de chambres doubles ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non
Des aménagements spécifiques des locaux sont-ils prévus pour accueillir les vacanciers ?	Boutons radio	O	1 choix parmi : - Oui - Non Si la valeur est "Oui" un champ spécifique apparait.
Précisez les informations concernant l'accessibilité	Texte	N	Apparait si la valeur est "Oui" dans le champ "aménagements spécifiques".
Les véhicules utilisés sont-ils adaptés ?	Boutons radio	O
Précisez la fréquence, les distances et le mode de transport utilisé pour les déplacements de proximité	Texte	O
Précisez la fréquence, les distances et le mode de transport utilisé pour les excursions	texte	O

## La popup pour ajouter une adresse à la main

Pop-up avec formulaire pour ajouter une adresse manuellement

# Formulaire déclaration de séjour ## Déclaration de séjour à 2 mois ### Étape 1 - Informations générales

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 1

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Titre	Texte	O	Nom de votre demande de séjour (max 50 caractères)
Date de début	Date	O	Date du premier jour du séjour (postérieure à la date du jour)
Date de fin	Date	O	Date de fin du séjour (postérieure à la date de début)
Période	Texte	N	Calculée automatiquement selon la date de début (hiver, printemps, été, automne)
Durée du séjour (en jours)	Nombre	N	Calculée automatiquement selon les dates de début et fin
Responsable de l'organisation du séjour
Nom	Texte	O	Nom d'usage du responsable
Prénom	Texte	O	Prénom du responsable
Fonction	Texte	O	Fonction du responsable au sein de l'organisation
Adresse	Adresse	O	Adresse du responsable (recherche via API Adresse)
Téléphone	Téléphone	O	Au format 0X, +33X ou 0033. Exemple : 0612345678
Adresse courriel	Email	O	Adresse courriel du responsable. Exemple: nom@domaine.fr
Organisme (si personne morale)
Raison sociale	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Nom commercial (optionnel)	Texte	N	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Statut, forme juridique	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Adresse	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Pays	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, récupéré via l'API INSEE
Adresse courriel	Email	O	Ce champ est éditable
Téléphone	Téléphone	O	Ce champ est éditable

*** ### Étape 2 - Informations sur les vacanciers

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 2

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Effectif prévisionnel - Femmes	Nombre	O	Nombre de femmes prévues pour le séjour
Effectif prévisionnel - Hommes	Nombre	O	Nombre d'hommes prévus pour le séjour
Effectif prévisionnel	Nombre	O	Nombre total de vacanciers prévus pour le séjour Calculé automatiquement.
Tranches d'âge	Cases à cocher	O	Choix multiples : - 18-39 ans - 40-59 ans - Plus de 59 ans
Types de déficiences	Cases à cocher	O	Choix multiples : - Auditif - Mental/Psychique - Moteur - Polyhandicap - Visuel
Précisions sur les déficiences	Zone de texte	O	Précisions obligatoires sur les types de déficiences sélectionnés

*** ### Étape 3 - Informations sur le personnel

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 3

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nombre d'accompagnants	Nombre	O	Nombre d'accompagnants prévus pour le séjour
Nombre de responsables	Nombre	O	Nombre de responsables d'encadrement prévus
Procédure de recrutement supplémentaire	Case à cocher	O	1 choix parmi : - Oui - Non

*** ### Étape 4 - Projet de séjour

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 4

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Destination	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Mer - Montagne - Campagne - Séjour à thème - Etranger. Au moins une destination doit être sélectionnée.
Activités sportives	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Baignade - Randonnée - Voile/char à voile/rafting - Tir à l'arc - ULM - Equitation - Ski - Sports nautiques - Pêche - Autres Au moins une activité doit être sélectionnée.
Activités culturelles	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Visites touristiques / géographiques -Spectacles / animations / musées - Musique - Expression théâtrale - Arts plastiques - Danse - Chant - Soirées dansantes - Ferme pédagogique - Autres Au moins une activité doit être sélectionnée.
Activités de bien-être	Liste à choix multiples	O	Plusieurs options disponibles, cumulables : - Thalassothérapie - Balnothérapie - Autre Au moins une activité doit être sélectionnée.
Activités du personnel prévu	Zone de texte	N	Description optionnelle des activités spécifiques prévues pour le personnel ou des organismes prévus pour encadrer les activités spécifiques.

*** ### Étape 8 - Synthèse

Formulaire déclaration de séjour à 2 mois – étape 8

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Je certifie sur l'honneur que les renseignements portés sur cette déclaration sont exacts.	Case à cocher	O
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Qualité	Texte	O
Date	Texte	O	Ce champ est en lecture seul, il n'est pas possible de l'éditer.

## Déclaration de séjour à 8 jour ### Étape 3 - Informations sur le personnel

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nombre d'accompagnants	Nombre	O	Nombre d'accompagnants prévus pour le séjour
Nombre de responsables	Nombre	O	Nombre de responsables d'encadrement prévus
Procédure de recrutement supplémentaire	Case à cocher	O	Prévoit-on un recrutement supplémentaire durant le séjour ?
Informations détaillées (à 8 jours uniquement)
Accompagnants	Liste de personnes	O (8j)	Détails des accompagnants avec attestations
Encadrants	Liste de personnes	O (8j)	Détails des encadrants avec attestations
Formation	Zone de texte	O (8j)	Organisation, contenu et durée de la formation
Prestataires médicaments	Liste de prestataires	N (8j)	Prestataires extérieurs en charge des médicaments
Prestataires transport	Liste de prestataires	N (8j)	Prestataires extérieurs en charge du transport
Prestataires restauration	Liste de prestataires	N (8j)	Prestataires extérieurs en charge de la restauration
Prestataires activités	Liste de prestataires	N (8j)	Prestataires extérieurs en charge d'activités spécifiques
Prestataires entretien	Liste de prestataires	N (8j)	Prestataires extérieurs en charge de l'entretien

# Formulaire EIG ## Étape 1

Nom du champ Type Obligatoire Précision

Sélection du séjour

Liste de choix

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Sélection du séjour	Liste de choix	O	Le séjour doit avec ces conditions pour apparaitre dans la liste de choix : En cours ou terminé depuis moins d'une semaine Avec un statut : `VALIDEE_8J`, `SEJOUR_EN_COURS`, ou `TERMINEE`
Sélection du département où a eu lieu l'incident	Liste de choix	O	Affiche en lecture seul, le département où se déroule le séjour
Date de l'incident	Date	O	L'année est par défaut l'année en cours et pas possible de l'éditer, il faut renseigner le jour et le moi

Le séjour doit avec ces conditions pour apparaitre dans la liste de choix :

En cours ou terminé depuis moins d'une semaine
Avec un statut : VALIDEE_8J, SEJOUR_EN_COURS, ou TERMINEE

Sélection du département où a eu lieu l'incident Liste de choix O Affiche en lecture seul, le département où se déroule le séjour

Date de l'incident Date O L'année est par défaut l'année en cours et pas possible de l'éditer, il faut renseigner le jour et le moi

*** ## Étape 3 ### Ajout d'un nouveau personnel

Nom du champ	Type	Obligatoire	Précision
Nom	Texte	O
Prénom	Texte	O
Date de naissance	Date	O
Compétence	Texte	O
Fonction	Liste de choix	O	Plusieurs choix, cumulables : - Distributions des médicaments - Transport des vacanciers - Restauration - Entretien des locaux - Activités spécifiques - Autre
Téléphone	Tel	O

### Les faits

Nom du champ	Type	Obligatoire
Déroulement des faits (date, heure, circonstance, etc…)	Texte	O
Dispositions pour remédier aux carences, abus, ou faire cesser le danger	Texte	O
Dispositions prises à l'égard de la victime, et le cas échéant, de l’auteur présumé	Date	O
Dispositions prises pour l’information des familles, proches ou tuteurs légaux	Texte	O

# Liste des emails envoyés par le SI Plusieurs notifications par mails sont envoyées par la plateforme VAO. Voici la liste de l'ensemble de ces notifications ## Création de compte agent

Agent - validation de création de compte

PORTAIL VAO ADMINISTRATION - CREATION DE COMPTE

Bonjour,

Vous recevez ce mail car vous vous avez été inscrit sur le portail VAO Administration.

Pour activer votre compte et créer votre mot de passe, veuillez cliquer sur lien ci dessous.

Attention, ce lien n’est valable qu’une heure. Si celui-ci est expiré, vous pouvez en générer un nouveau en suivant le lien d’activation

[Bouton -Activer mon compte]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

Agent - confirmation de création de compte

## Création de compte OVA ### Scénario 1 - L’organisme n’existe pas sur la plateforme VAO

OVA - Validation de l'adresse email

OVA - Confirmation de demande d’inscription par DREETS

OVA - Inscription validée

⚠️ Compte déjà existant

Agent DREETS - Validation de création de compte OVA

* **Déclencheur :** L'utilisateur qui a réalisé la demande de création de compte et qui valide sa demande avec le lien disponible dans le mail * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Email de la DREETS défini dans la fiche territoire * **Object du mail** : VAO - confirmation de votre demande d’inscription * **Contenu du mail** :

Bonjour,

Un utilisateur souhaite rejoindre un organisme au sein de la plateforme VAO.

Voici les informations concernant l’utilisateur :

- Nom : [Nom]
- Prénom : [Prénom]
- Email : [Email]
- Téléphone : [Tel]

Cet utilisateur souhaite ajouter, au sein de la plateforme VAO, l’organisme SIRET : [Lien siret]

Vous pouvez cliquer directement sur le lien hypertexte pour accéder aux détails de l’organisme.

Si vous avez un doute, vous pouvez prendre contact avec cette personne avant de traiter la demande.

[BOUTON - TRAITER LA DEMANDE]

Cordialement.
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OVA - Refus d'inscription par la DREETS

*** ### Scénario 2 – L’organisme a déjà un ou plusieurs comptes utilisateurs sur la plateforme VAO

OVA - Confirmation de demande d’inscription par OVA

* **Déclencheur :** L'utilisateur qui a réalisé la demande de création de compte et qui valide sa demande avec le lien disponible dans le mail * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : VAO - confirmation de votre demande d’inscription * **Contenu du mail** : ``` VAO - confirmation de votre demande d’inscription Bonjour, Votre inscription a bien été prise en compte. Elle a été adressée à votre entité qui va traiter la demande sous peu. En cas de question, merci de contacter votre organisme. Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez contacter notre [équipe support] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

OVA - Validation de création de compte OVA

PORTAIL VAO ORGANISME - VALIDATION DE COMPTE

Bonjour,

Un utilisateur souhaite rejoindre un nouvel organisme OVA au sein de la plateforme SI VAO.


Voici les informations concernant l’utilisateur :

- Nom : [Nom]
- Prénom : [Prénom]
- Email : [Email]
- Téléphone : [Téléphone]

Si vous connaissez cette personne et qu’elle appartient bien à l’organisme tel que répertorié sur l’annuaire des entreprises qui organisme des séjours VAO, vous pouvez valider la demande dans l’interface dédiée.

Si vous ne souhaitez pas que cette personne rejoigne votre organisme, vous pouvez également refuser sa demande.

Vous pouvez cliquer directement sur le lien hypertexte pour accéder aux détails de l’organisme.

Si vous avez un doute, vous pouvez prendre contact avec cette personne avant de traiter la demande.

[BOUTON - TRAITER LA DEMANDE]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

OVA - Refus d'inscription par l'OVA

Refus d’inscription au sein de l’organisme VAO

Bonjour,

L’organisateur VAO que vous avez souhaité rejoindre lors de votre inscription a traité votre demande, et celle-ci n’a pas pu être validée pour la raison suivante

> Je ne connais pas cette personne de l'équipe !

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter directement l’organisateur qui vous donnera plus de renseignements à ce propos.

Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez contacter notre équipe support


Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

## Notification compte bloqué

Notification compte bloqué

* **Déclencheur :** Un compte utilisateur est bloqué (désactivé) * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur dont le compte a été bloqué * **Object du mail** : Portail VAO - Votre compte a été bloqué * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Compte bloqué Bonjour, Votre compte sur le portail VAO a été bloqué. Pour plus d'informations, veuillez contacter le support. Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

## Déclaration de séjour 2 moi

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois - confirmation

Messagerie - Nouveau message

* **Déclencheur :** Un utilisateur (OVA ou Agent) qui écrit un message dans l'onglet "messagerie" du contexte d'une déclaration de séjour * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Utilisateurs (OVA ou Agent) destinataire du message. * **Object du mail** : nouveau message sur la déclaration \[Numéro de DS] * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Nouveau message Bonjour, Le message ci dessous vous a été adressé relativement à la déclaration [NUMERO DE DS]. Il est consultable dans l'onglet Messagerie. > [Texte renseignée par le déclencheur] [Bouton] Accéder à ma déclaration Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

Demande de complément d'information - 2 mois et 8J

Portail VAO - demande de complément

Bonjour,

Vous avez reçu des demandes de complément pour votre déclaration [N° de la DS]

Vous trouverez ci-joint le message de la DDETS [Nom du département]

> [Texte du message]

[BOUTON - Accéder à ma déclaration]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

Refus et annulation de la déclaration de séjour - 2 mois et 8J

Validation de la déclaration de séjour - 2 mois

Rappel OVA - Récapitulatif des déclarations de séjour à réaliser #1

* **Déclencheur :** Une fois par jour, récupération de tous les DS en cours * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur OVA qui a réalisé la DS * **Object du mail** : Séjours VAO – Récapitulatif des déclarations de séjour en attente de traitement de votre part * **Contenu du mail** : ``` Bonjour, Vous trouverez ci-dessous la liste des déclarations VAO sur lesquelles une action de votre part est attendue, AUTRES DECLARATIONS DE SEJOUR NECESSITANT UNE ACTION DE VOTRE PART [N° de la DS] - [Ville du séjour] Statut de la déclaration : [STATUT] Date de début du séjour : [Date de début du séjour] Si vous avez des difficultés pour traiter vos déclarations, vous vous rappelons que vous pouvez [Lien - contacter le support utilisateur]. De plus, vous avez toujours la possibilité d’annuler des déclarations de séjours qui ne sont plus d’actualité pour garder votre tableau à jour. [BOUTON - Accéder à mes déclarations] Cordialement. L'équipe du SI VAO Ce courriel est un message automatique, merci de ne pas répondre. ```

Rappel OVA - Récapitulatif des déclarations de séjour à réaliser #2

* **Déclencheur :** > Chaque jour, un mail est envoyé aux utilisateurs OVA dont une déclaration de séjour est au statut ATTENTE\_8\_JOUR, lorsque la date du jour est comprise entre J-(8 + délai de rappel) et J-8, J étant la date de début du séjour (par défaut, le délai de rappel est de 3 jours). * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur OVA qui a réalisé la DS * **Object du mail** : Séjours VAO – Récapitulatif des déclarations de séjour en attente de traitement de votre part * **Contenu du mail** : ``` Bonjour, Il vous reste [N] jours à compter du [Date] pour réaliser la déclaration de séjour à 8 jours pour le séjour «[Titre séjour]». Passé ce délai, il ne vous sera plus possible de constituer le dossier pour votre séjour. Cordialement. L'équipe du SI VAO Ce courriel est un message automatique, merci de ne pas répondre. ```

Rappel Agent - Récapitulatif des déclarations de séjour à instruire

* **Déclencheur :** chaque jour, un message est envoyé à l'agent instructeur du département pour instruire le dossier dont le statut est `TRANSMISE, EN_COURS, TRANSMISE_8J, EN_COURS_8J` * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur agent de la DDEETS qui instruit la DS * **Object du mail** : Séjours VAO – Récapitulatif des déclarations de séjour en attente de traitement de votre part * **Contenu du mail** :

Bonjour,

Vous trouverez ci-dessous la liste des déclarations VAO sur lesquelles une action de votre part est attendue,

AUTRES DECLARATIONS DE SEJOUR NECESSITANT UNE ACTION DE VOTRE PART

[N° de la DS] - [Ville du séjour]
Statut de la déclaration : [STATUT]
Date de début du séjour : [Date de début du séjour]

[BOUTON - Accéder à mes déclarations]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO

Ce courriel est un message automatique, merci de ne pas répondre.

Validation de la déclaration de séjour - 8 jours

Validation de la déclaration de séjour - 8 jours - confirmation

OVA - Annulation d'une déclaration de séjour

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA annule une déclaration de déjour * **Expéditeur :** * **Destinataire** : Lui-même * **Object du mail** : Portail VAO - Déclaration annulée : \[Numero de DS] * **Contenu du mail** ``` Portail VAO - Déclaration annulée Bonjour, Votre déclaration [Numero de DS] a bien été annulée à votre demande. Les services compétents ont été avisés de cette annulation. [BOUTON - Accéder à mes déclarations] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

Agent - Annulation d'une déclaration de séjour

* **Déclencheur :** L'utilisateur OVA annule une déclaration de déjour * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'agent du département où se passe le séjour * **Object du mail** : Portail VAO - Déclaration annulée : \[Numero de DS] * **Contenu du mail**

Portail VAO - Déclaration annulée : [Numero de DS]

Bonjour,

La déclaration [Numero de DS], «[Titre de la DS]», vient d'être annulée par l'organisateur sur le portail VAO


Il n'y a plus aucune action à effectuer dessus.

[BOUTON - Liste des déclarations en cours]

Cordialement.
L'équipe du SI VAO
Portail VAO

Validation et enregistrement de la déclartion de séjours

## EIG

Agent Région - Déclaration d’un évènement indésirable

Agent département - Déclaration d’un évènement indésirable

OVA - Déclaration d’un évènement indésirable

OVA - Déclaration d'un événement indésirable

## Gestion des comptes (v1.24.0) ### Notification de désactivation imminente (2 mois)

OVA - Notification compte inactif (2 mois avant suppression)

* **Déclencheur :** Un compte utilisateur n'a pas été utilisé depuis une période prolongée (2 mois avant la date de suppression prévue) * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur dont le compte est inactif * **Object du mail** : Portail VAO - Votre compte sera désactivé * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Notification compte inactif Bonjour, Votre compte sur le portail VAO n'a pas été utilisé depuis une période prolongée. Pour éviter la désactivation de votre compte, veuillez vous connecter dans les 2 mois. Si vous ne vous connectez pas, votre compte sera automatiquement désactivé. [BOUTON - Se connecter] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

### Notification de gestion avant suppression

OVA - Notification gestion compte avant suppression

* **Déclencheur :** Un compte utilisateur est sur le point d'être supprimé, le système vérifie s'il peut être réactivé * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur dont le compte est concerné * **Object du mail** : Portail VAO - Réactivation de votre compte * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Réactivation de compte Bonjour, Votre compte sur le portail VAO peut être réactivé. Si vous souhaitez continuer à utiliser la plateforme, veuillez vous connecter pour réactiver votre compte. [BOUTON - Se connecter] Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

### Notification de suppression de compte inactif

OVA - Notification suppression compte inactif

* **Déclencheur :** Un compte utilisateur inactif a été automatiquement supprimé * **Expéditeur :** * **Destinataire** : L'utilisateur dont le compte a été supprimé * **Object du mail** : Portail VAO - Votre compte a été supprimé * **Contenu du mail** : ``` Portail VAO - Suppression de compte Bonjour, Votre compte sur le portail VAO a été supprimé en raison d'une inactivité prolongée. Si vous souhaitez continuer à utiliser la plateforme, vous devrez créer un nouveau compte. Pour plus d'informations, veuillez contacter le support. Cordialement. L'équipe du SI VAO Portail VAO ```

# API L'API entreprise a une habilitation via DataPass.

# Pages d'erreurs

### Fonctionnalités * **Gestion centralisée** : Toutes les erreurs côté client sont maintenant gérées de manière uniforme * **Expérience utilisateur améliorée** : Messages d'erreur plus clairs et informatifs * **Navigation simplifiée** : Boutons de retour et de redirection vers les pages principales * **Compatibilité DSFR** : Respect des standards de design du gouvernement ### Cas d'utilisation La page d'erreur personnalisée s'affiche dans les situations suivantes : * Erreurs de navigation (pages inexistantes) * Erreurs de chargement de contenu * Problèmes de connexion réseau * Erreurs d'authentification côté client ### Message d'avertissement API externe En cas d'indisponibilité d'une API externe, un message d'avertissement spécifique est affiché à l'utilisateur pour l'informer de la situation et des actions possibles. # Sécurité Cette page documente les fonctionnalités de sécurité mises en place dans le système VAO. ## Détection de contenu JavaScript * **Analyse automatique** : Chaque fichier uploadé est analysé pour détecter la présence de code JavaScript * **Messages spécifiques** : Des messages d'erreur clairs sont affichés en cas de détection * **Prévention** : Les fichiers contenant du JavaScript sont rejetés pour des raisons de sécurité ### Messages d'erreur Lorsqu'un fichier contenant du JavaScript est détecté, l'utilisateur reçoit un message explicatif : * Explication du rejet pour des raisons de sécurité * Suggestion d'alternatives (fichiers PDF, images, etc.) * Instructions pour corriger le problème ## Révocation de tokens Un système de révocation automatique des tokens existants a été mis en place en cas de connexion suspecte. ### Déclencheurs La révocation des tokens peut être déclenchée par : * Tentatives de connexion multiples depuis des adresses IP différentes * Connexions simultanées suspectes * Activité anormale détectée par le système ### Conséquences Lorsqu'une révocation est effectuée : * Toutes les sessions actives de l'utilisateur sont fermées * L'utilisateur doit se reconnecter * Une notification est envoyée à l'utilisateur ## Blocage temporaire des comptes Un système de blocage temporaire a été mis en place pour sécuriser les comptes BO et Usager. ### Paramètres de sécurité * **Nombre de tentatives** : 5 tentatives infructueuses maximum * **Durée du blocage** : 15 minutes * **Déblocage automatique** : Le compte se débloque automatiquement après 15 minutes ### Fonctionnement Le système surveille les tentatives de connexion et bloque temporairement le compte après 5 échecs consécutifs. Le blocage se lève automatiquement après 15 minutes, permettant à l'utilisateur de réessayer. Voir la section détaillée dans [la documentation de création de compte](/vao-documentation/t1eK0jUdXMliu8S6UWUr/front-ova/creation-de-compte/scenario-1-lorganisme-nexiste-pas-sur-la-plateforme-vao#securite---blocage-temporaire-des-comptes). ## Limite de caractères pour les messages Une limite de caractères a été mise en place pour les messages afin d'éviter les erreurs côté serveur. ### Application * **Messages internes** : Limite appliquée aux messages entre agents et organisateurs * **Commentaires** : Limite appliquée aux commentaires dans les déclarations * **Validation** : Vérification côté client et serveur ### Avantages * **Stabilité** : Évite les erreurs de serveur liées aux messages trop longs * **Performance** : Améliore les performances du système * **Expérience utilisateur** : Messages plus concis et lisibles # 4 novembre 2025 Voir la release complète sur GitHub : [1.24.0](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.24.0) ## 🚀 Nouveautés * Refonte de la page de synthèse EIG ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/f142a61b66e6ff41ce1b6a08b76fd547c88d5d79)) * Ajout du champ SIRET dans l’export CSV DS ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/c959d5734105b1fc8b95d15a144e3e8dfc72b1ad)) * Scripts cron pour suppression des comptes inactifs et désactivation temporaire ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/188d1207ada87dd0785988a88a5bb2349d5b1282)) * Mise à jour du logo vers celui du MTSSF ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/6aa7273bc6dc7f84991636bbe8877a6842cef145)) \+ Quelques corrections de bugs # 1 octobre 2025 Voir la release complète sur GitHub : [1.23.0](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.23.0) ## 🚀 Nouveautés * Back-office (BO) : * Formatage SIRET/SIREN dans l’export CSV des organismes ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/98b027232ccf8f906af85fff5f765d433cd954dc)) * Arrêt de l’envoi de mails lors de la suppression d’un utilisateur ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/17806dbf7b3a4510ad6316aa7e443e5f3635cf2b)) * Refonte de la page synthèse EIG ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/af07632c979ee968cfada12d7e214e7a0dec15c5)) * Refonte des pages Territoires ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/479ac9d7fe4d848e5479bccb0d0ab0b7e8535028)) * Front-office (FO) : * Ajout du statut validee8k pour l’annulation des DS ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/9f96bb611879545e2bd8c7273fb3d55c5e986c49)) * Ajustement du wording sur l’établissement déclarant (SIRET) ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/76e6f60d33a99e1099d2e65b4abe6c991b5da9c5)) * Utilisateurs finaux (fusager) : * Nouvelle notification mail lors du blocage de compte ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/93004d51d78c2f6aeb6c82e4bf806d69922e08e4)) * PDF : * Personnalisation de la pagination (refactorisation) ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/8d6570ddd39619e0ba9d695ceecf355898c9b75f)) * Technique : * Séparation des tokens BO/FO et nettoyage des clés inutilisées ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/7c3e1bb2d7b8649ae60c2f2d603a80e41876fff2)) *** ## 🐞 Corrections de bugs * BO : * Correction du tri par défaut ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/7c0befbb534b846e09ab1b60bb5f71f8b2378489)) * Correction du crash sur le tri des utilisateurs OVA ayant le même organisationId ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/620294158e554110d2c1e9717f14a5f3020f8722)) * Accessibilité (RGAA) : correction des boutons *Supprimer fichier* et *Supprimer représentant* ([commits](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/873aa6df25d498506f66ce6a8fa6b2eea7da173b), [47bb6d2](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/47bb6d28db7efb5e5898e80ab284b6789fd513f0)) * FO / DS : * Correction affichage liste vide ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/425fa44c790c4fdc2eb9913e6e8f05901bc19523)) * EIG : * Correction région agrement null ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/936e9d8b416ad6966f9fe42046551acfe09461ea)) * Correction crash si fichier vide dans l’EIG ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/a66e75cb877925ae363bc5c89af5ef90ec159edb)) * Accessibilité (RGAA) : * Boutons *Supprimer hébergement* ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/7064b1016d9c5066c05abf9d4f9e03adef6742be)) * Correction des liens imbriqués et multiselect ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/032eab0a23b8df00ef2dc86dc830e9f64ee8efcc)) * Amélioration de l’affichage des mots de passe ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/ef7bb976068522e6544c891590c90296fcd24947)) # 9 septembre 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.22.0](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.22.0) ## 🛠️ Corrections de bugs * Actualisation de la déclaration d’accessibilité ([commit 8d31380](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/8d31380f8842d409a9c99485430d22e663954512)) * Améliorations du Back Office (BO) : filtres, exports CSV hébergements, compteur DS ([commit 99ef84f](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/99ef84fa8a254db7aa34c2135ada8e88d39887ea)) * Correction d’un crash à la déconnexion ([commit 75db4dc](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/75db4dc8c56c2621fa84df761513a4930ae4db89)) * Mise à jour des données INSEE (URIs & API) ([commit c01c79b](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/c01c79bfd00c48d44cfc8e1cf4822fad020ae49a)) * Ajustements d’accessibilité (liens d’évitement, wording déclaration) ([commit f45cf51](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/f45cf51c771d02cc2273fb2bd5652ab6404f3b3b)) ## 🔒 Sécurité et configuration * Désactivation de compte OVA pour les usagers ([commit 3b1db72](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/3b1db72eb665cea853b3a3d4d902cb1646187e07)) * Passage en textarea pour la formation (DS8J) ([commit 516ec33](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/516ec333ff4f4a4f8a4c329065433f53705fcb68)) * Notification EIG pour le porteur d’agrément ([commit 4a3435e](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/4a3435e9448c6fa5b83e5ae6212721562255c126)) * Masquage des hébergements si l’organisation n’est pas complète ([commit 4824f13](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/4824f13877c9dad68f95b6f61d07262cbfa3fc8b)) * Validation possible via établissement secondaire ([commit bb0a719](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/bb0a71911075683178c4ef3c4a2ebae36a3d12a0) # 22 juillet 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.21.1](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.21.1) ## 🛠️ Corrections de bugs * 🔐 Déconnexion automatique si token non trouvé lors de la rotation JWT → [Commit 26eab54](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/26eab54844be78865b82217d8ff45382c524b987) → [Commit cf2d82f](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/cf2d82f7cd8650f64aebf285e259ba4915343bfe) ## 🔒 Sécurité et configuration * 📈 Augmentation des ressources PROD pour stabiliser les performances → [Commit 212016a](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/212016af0e19369cb7903bea93313ef74576b120) → [Commit b430ad7](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/b430ad7f957db60427b9ecf5f8a9e8d3fe89ae92) * 🧩 Ajustement qualité de service (QoS) → [Commit 3eb0c62](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/3eb0c628ff1db436f3cbd8ed65acda65329aa3b0) # 17 juillet 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.21](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.21.0) ## ✅ Nouvelles fonctionnalités * Ajout d’une page d’erreur Nuxt personnalisée pour une meilleure gestion des erreurs côté client ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/f312acc3bcfee853f097e86175f1ba7753bb7325)) * Blocage temporaire des comptes BO et Usager après plusieurs tentatives infructueuses ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/2ab6eb5820ecde5b136f3f7a885ecc9337efb527)) * Affichage d’un message de confirmation lors de la validation de compte ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/2b8a752551effa330222b236a7c20ebed0947115)) * Ajout d’un message d’avertissement en cas d’indisponibilité d’API externe ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/3d35d1bc03c0181c371dadae34210622a88cd767)) * Mise à jour du n° CERFA et règles spécifiques J-8/M-2 ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/ac82b5ae6d2077213235aa2a7a1985112a49a429)) ## 🛠️ Corrections de bugs * Correction des erreurs lors du téléchargement de pièces jointes BO ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/bcd3c137aac2d0be59c75e2175640d729393e67f)) * Fix erreur 500 à l’export des hébergements dans le BO ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/f94d606f4e2b3f4c86548fdaf65a9d03e6d2d168)) * Résolution de bugs liés à la vérification JWT suite à un refacto ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/f4faac367068b7eae3fc2710a2f030be04838898)) * Correction de l’affichage de la date de dernière visite en DS ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/340b9e6907c309de3f9dbbada939617e4855849c)) * Ajout d’une limite de caractères pour les messages afin d’éviter les erreurs côté serveur ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/83f9ba155b208018d38ece83f4927bae14d586b5)) ## 🔒 Sécurité et configuration * Détection de contenu JavaScript dans les fichiers uploadés et ajout de messages spécifiques ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/958753c3e7b0637087574eca539eb9aa9995284f)) * Révocation de tokens existants en cas de connexion suspecte ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/d62799b1761630c11024c8ab15dbed9d6aa9948d)) * Mise à jour de la dépendance @nestjs/common avec un patch de sécurité ([commit](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/25cfdb87fdad156b925d981229f4a5ce3cded1f1)) # 14 juillet 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.20.1](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.20.1) ## 🛠️ Corrections de bugs * 🔁 API Entreprise : changement du token d’authentification pour corriger un accès expiré ([afd3f49](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/afd3f49a6c68d561e3015b813b1af70462c8df17) et [d4b0aa2](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/d4b0aa23bb4e03a8864e51eff147b18f738bbb23)) # 25 juin 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.20.0](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.20.0) ## **✅ Nouvelles fonctionnalités** * 📄 Téléchargement PDF à la création d’un EIG ([3b2d738](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/3b2d7381e23141b9d0579ecc315cde70f479bc13)) * 🧭 Activation du menu EIG dans le back-office ([f634226](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/f634226ff93424e463559278addf93cc0f848f9a)) * 📥 Ajout d’un indicateur “traitement à faire” dans le menu EIG ([8d76391](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/8d7639146fd789df39f9205847a492682a9fb47a)) * 🔐 Chiffrement des données EIG ([ad881ab](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/ad881ab2b61d08288e2588d35c37c6cf83fec289)) ## **🛠 Corrections de bugs** * 🗃️ Affichage volume de messages reçus et icône dans le back-office ([65c929e](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/65c929ecfbe868b804f84bc71028a31f6c54fc89)) * 📄 Correction de l’ouverture des pièces jointes dans la messagerie ([3008365](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/3008365b682fb37ee2c840a52c833e19c5d4215a)) * 🧑‍💼 Fix de la fiche utilisateur : tri, affichage des colonnes et date de séjour ([470780a](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/470780a1287e7f7705d9e8210334a2bff628bf5e)) * 📧 Routage des mails de refus ([56aa62e](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/56aa62ec1557d8c66a0848ef2a937bf9a16496dd)) * 🛂 Blocage de compte à la connexion ([a2e8928](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/a2e89282224197921e770261b29845d60fe842a7)) ## **🔒 Sécurité et configuration** * 📬 Nouvelle configuration SMTP pour envoi de mails sécurisés ([b53245d](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/b53245d8c98bca6b60d814f2c4804efb2bfeec00)) * ⚙️ Augmentation des ressources mémoire PostgreSQL ([23615be](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/23615beb87d20691ff86833b893de1f027e25aeb)) # 6 juin 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.19.4-next.2](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.19.4-next.2) ## **🔒 Sécurité et configuration** * ⚙ Réglage de la valeur CPU dans les configurations d’environnement ([954e828](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/954e8281d348638a7f8243cd02f11d3ea4e64d72)) *** Voir la release complète sur GitHub : [v1.19.4-next.1](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.19.4-next.1) ## **🔒 Sécurité et configuration** * 🛠 Ajout de la branche next pour les pré-releases ([01abf25](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/01abf25b268902a3a0a310e1a747d02e3ce8821b)) * 🧪 Release JSON manquante corrigée ([c067ccf](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/c067ccf7eb5eea18f3266ad4fd6879b393855f04)) * ⚙️ Augmentation mémoire et CPU PostgreSQL ([6d4ec76](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/6d4ec76ffad0dc9dbba36dbb0e981273f1248924)) * # 2 juin 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.19.3](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.19.3) ## **🔒 Sécurité et configuration** * 📬 SMTP sécurisé - Ajout d’un nouveau secret pour le compte SMTP sécurisé, incluant un commit certifié ([ba9b6ba](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/ba9b6ba54bbfbd90e4474dc55b11f173e0821d48)) Il s’agit d’un patch ciblé sur la configuration SMTP, sans nouvelles fonctionnalités associées. L’objectif principal était d’assurer la sécurité des envois mails via un compte sécurisé. # 6 mai 2025 Voir la release complète sur GitHub : [v1.19.2](https://github.com/SocialGouv/vao/releases/tag/v1.19.2) ## **🛠 Corrections de bugs** * Fusager - Correction d’une erreur 500 rencontrée lors du clic sur un lien mail dans une Demande de Séjour (DS) ([41cba86](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/41cba865a723687f4985744e4fd2ba7882f61b48) et [40237d4](https://github.com/SocialGouv/vao/commit/40237d4ed86de277a76546254505a0fca6ed0227)) Cette version vise à stabiliser la navigation par email pour les utilisateurs des DS, notamment après notification. Elle corrige un bug bloquant côté utilisateur. # Roadmap S2 2025 *Juillet 2025* Les priorités produits pour le second semestre 2025 ont été établies collectivement, avec un focus sur l’impact utilisateur et la maturité de la plateforme : * Parcours d’agrément * MVP : création de nouveaux agréments * V1 : parcours de renouvellement * V2 : reprise des données d’historique * Mise à jour du SIRET pour les OVA * Accessibilité (RGAA) * Prise en compte des retours issus de l’audit * Refonte du design du portail * Spécifications, conception UX/UI, découpage des lots * Amélioration du processus de recette * Optimisation des tests manuels + exploration d’une stratégie d’automatisation Le détail de la roadmap est [consultable ici](https://www.figma.com/board/EfXY3HuVz60sXSYhJnF0cF/Roadmap-produit--Juillet---D%C3%A9cembre-2025-?node-id=2-2\&t=AB3Aod48iSpupnv1-0) # Rétrospective équipe VAO *Octobre 2025* {% hint style="success" %} **Ce qui a été mis en place depuis juillet:** Accélération du time-to-market & visibilité roadmap * Roadmap partagée et alignée DGCS/DNUM. * KPI TTMarket en nette progression : moyenne passée de 40 j à 16 j (-60 %), écart-type de 121 j à 7 j (-94 %) → métrique plus qualitative, processus plus fluide et maîtrisé. Stratégie de tests & amorce d’automatisation * Définition des premiers tests à automatiser (jeux de données). * 100 % des tickets fonctionnels rédigés en Gherkin permettant de les valider fonctionnellement sur Main. Organisation sprints, US & bugs * Rituel systématique : sprint planning (capacité/objectif/répartition) & sprint review. * Répartition cible par sprint : 50 % évolutions / 20 % RGAA / 20 % bugs / 10 % tech-run. * Ajustements process : clôture des sprints à échéance, statut « À MEP » ajouté sur le board JIRA, versioning JIRA. * Templates & docs : US, bugs (règles de priorité), cadrage TNR/version. Livraisons & indicateurs (juil.→oct.) * 5 versions livrées : 1.20.1, 1.21.0, 1.21.1, 1.22.0, 1.23.0. * 61 tickets « Terminé » : 22 US, 27 bugs, 8 tâches/sous-tâches, 4 autres. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Atelier REX – points saillants:** Ce qui a bien fonctionné * Communication et cohésion d’équipe ; rituels d’équipe utiles. * Cadrage et alignement en amont (RU/Design/PM/Dev) ; visibilité renforcée via la roadmap. * Engagement sur les livraisons et homogénéisation du traitement des tickets. À améliorer * Accessibilité (RGAA) : poursuivre l’effort régulier (20 %/sprint confirmé), planifier un nouvel atelier produit/tech si besoin d’améliorer le process mis en place. * Stratégie de tests : continuer l’automatisation et la préparation de données. * Définition des périmètres de version & gestion de la charge/priorisation (mieux intégrer la contrainte tech, anticiper ateliers/capacity planning). * Durée de MEP/TNR : sécuriser/standardiser. Idées à tester * Démos à organiser (en/hors sprint review) avec les parties prenantes à VAO, vidéos courtes (ex. Loom) pour présenter les tests réalisés par les devs. * Sprint démo/recette graphique ; partage plus transparent de la vue du sprint au daily. * Données de test préprod mieux outillées (anonymisation) ; process de mise en préprod clarifié. {% endhint %} {% hint style="warning" %} **Décisions & plan d’action:** * ***Tests & qualité*** * Poursuivre la rédaction Gherkin et prioriser un 1er lot d’automatisation (sélection par valeur/risque). => planifier un atelier sur les prochaines étapes ^{**(Alexandre/Anselme/Sandrine)**} * Mettre à dispo un jeu de données partagé pour la recette auto. => en cours ^{**(Alexandre/Sandrine)**} * ***Cadence & MEP/TNR*** * Formaliser un checklist TNR par release => sur le même modèle que ce qui a été fait sur la 1.23.0 * Mieux définir les périmètres des versions pour livrer plus régulièrement => planifier un atelier ^{**(Alexandre/Anselme/Laurent/Olivier R)**} * ***Pilotage capacité/priorisation*** * Synchronisation PM/Dev hebdo pour arbitrages (charge tech vs. produit). => à faire en sprint planning * ***Communication produit*** * Démos vidéo pour les fonctionnalités majeures ; points flash aux parties prenantes. => définir le format ^{**(Alexandre)**} {% endhint %} 👉 Le compte-rendu complet de la rétrospective et les plans d’action associés sont [disponibles ici](https://www.figma.com/board/EfXY3HuVz60sXSYhJnF0cF/Roadmap-produit--Juillet---D%C3%A9cembre-2025-?node-id=433-648\&t=rOkroOT6MoV2TJND-0) *** *Juillet 2025* Trois grands axes d’amélioration ont été identifiés : 1. **Accélération du time to market et amélioration de la visibilité produit**\ → Besoin d’une meilleure anticipation et d’un alignement renforcé autour de la roadmap produit pour fluidifier les décisions et les livraisons. 2. **Renforcement de la stratégie de test**\ → Amélioration souhaitée tant sur l’outillage que sur les processus associés, avec une volonté de mise en place de tests automatisés couplés à une meilleure structuration dans Jira. 3. **Organisation des sprints et gestion des tickets**\ → Clarification des user stories, meilleure coordination entre design/tech/produit, et gestion plus rigoureuse des bugs et rituels agiles. 👉 Le compte-rendu complet de la rétrospective et les plans d’action associés sont [disponibles ici](https://www.figma.com/board/EfXY3HuVz60sXSYhJnF0cF/Roadmap-produit--Juillet---D%C3%A9cembre-2025-?node-id=38-192\&t=AB3Aod48iSpupnv1-0) # Sprint review Objectif : Présenter les livrables du sprint aux parties prenantes, recueillir des feedbacks et ajuster les priorités si nécessaire. 📌 **Quand ?** À la fin du sprint (lundi matin de 10h00 à 10h30). \ 📌 **Qui ?** Équipe Scrum + Parties prenantes (clients, business, marketing, support…).\ 📌 **Format ?** Démonstration des nouvelles fonctionnalités, discussion sur la valeur ajoutée, feedback et ajustements. ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint * Durée et périmètre * Participants (équipe produit, tech, métier, etc). ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Indiquer le nom de l'objectif principal du sprint * Indiquer le statut de l'objectif: `ATTEINT` ou `NON ATTEINT` * Préciser pourquoi l'objectif n'a t-il pas été atteint {% hint style="info" %} Un objectif est dit "Atteint" si : * Les **tickets associés** sont marqués comme **"Terminés"** selon la Definition of Done (développée et testée) * La **fonctionnalité attendue** est **fonctionnelle**, **stable**, et **potentiellement livrable** (même si pas encore en prod). * Les **acceptions métier ou PM** sont validées. {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint Faire un état des lieux des tickets du sprint. Echanger en profondeur sur les tickets ajoutés en cours de sprint, et sur les tickets bloqués. Faire un listing des : * Tickets à déployer en prod * Tickets à recetter en PREPROD * Tickets à recetter en MAIN * Tickets en cours * Tickets à développer ## 📊Point sur les métriques ### Métriques delivery * Burndown chart ou progression vs roadmap * État du backlog * Vélocité * MEP réalisées ### Métriques produit * Taux utilisation d'une fonctionnalité MEP recemment ### Métriques qualité * Nombre de bugs identifiés pendant le sprint * Nombre de régressions * Temps moyen de résolution de bugs * Bugs ouverts vs fermés ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Démo 1 : \[Nom de la fonctionnalité] * Objectif métier * Screenshots ou vidéo intégrée * Lien vers l’environnement de test Démo 2 : \[...] ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * Feedbacks * Points d’attention levés * Décisions prises ensemble # 22/09/2025 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 08/09 au 22/09 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Sandrine, Elisa, Assia, Alexandre ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: MEP 1.22.0 (désactivation de plusieurs comptes et corrections de plusieurs bugs) * Indiquer le statut de l'objectif: `ATTEINT` ## 📋Revue des tickets du sprint MEP à planifier dans le prochain sprint : * 1.23.0 * Tickets à recetter en MAIN: * * * * * * ⇒ les tickets à recetter sont des tickets RGAA, un point va être organisé entre équipe Olivier R, Sandrine et Alexandre permettant de définir le processus de recette des tickets, clarifier les modalités de validation RGAA et préciser les rôles et responsabilités. L'objectif étant de valider ensemble un processus clair et partagé. * Tickets en cours: * ⇒ ticket repris dans chaque sprint pour corriger les tests end to end au fil de l'eau. * Tickets à faire: * ⇒ ticket bien avancé en terme de documentation technique, mis en standby sur la fin du sprint. ## 📊Point sur les métriques ### Métriques delivery * Burndown chart ⇒ à suivre dans prochain sprint * État du backlog ⇒ à suivre dans prochain sprint * Vélocité ⇒ à suivre dans prochain sprint * MEP réalisée: 1 ⇒ 1.22.0 ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: **0** * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: **3** * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: **3 (100%)** {% hint style="info" %} 📢 **Mise à jour sur la gestion des sprints et des tickets dans Jira** Afin d’éviter d’avoir plusieurs sprints ouverts en parallèle, nous avons ajusté notre organisation : * ✅ Le sprint précédent, qui restait ouvert uniquement pour le suivi des MEP, a été **clôturé à la date de la sprint review**. * 🆕 Un nouveau statut **“À MEP”** a été créé : * Il sera utilisé pour marquer les tickets en **validation de recette sur PREPROD** (responsabilité du PM) et donc prêt à être déployé sur l'environnement de PRODUCTION. * Ce statut devient le point de référence pour considérer un ticket comme terminé (auparavant, c’était **“Recette OK”**). * 🎯 Cela nous permet de n’avoir **qu’un seul sprint actif à la fois**, plus simple à gérer. * 🏷️ Les tickets de la prochaine version **1.23.0** ont été tagués et sont suivis dans la page de version correspondante → ils sont donc facilement identifiables pour la prochaine MEP. * 📊 Grâce à ce ménage, les **métriques Jira** seront désormais exploitables dès la prochaine sprint review. {% endhint %} ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Une présentation des écrans validés en recette à été présenté. ⇒ prévoir l'organisation d'une démo sur les futures instances, qui necessitera peut-être d'etendre la durée de la sprint review. ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * RAS # 06/10/2025 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 22/09 au 06/10 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Sandrine, Elisa, Assia, Alexandre ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Permettre la gestion automatisée des comptes inactifs * Indiquer le statut de l'objectif: `NON ATTEINT` {% hint style="danger" %} Absence Laurent: 2.5 jours Revue Roadmap: 1h Atelier changement de SIRET: 1h30 {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint Prochaine MEP : * 1.24.0 * Permettre la gestion automatisée des comptes inactifs: * En cours * * A dev * * * RAF autre: * En cours: * * * A faire: * * * * ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (PR à review, PR validée, Testé, Livré, A recetter) | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | % visé | | -------------- | --------------- | ---------------------------------------- | ------ | | Evolutions | 7 | 60.9% | 50% | | Run + Tech | 0.5 | 4.35% | 10% | | RGAA | 0.5 | ⚠️4.35% | 20% | | Bugs | 3.5 | 30.4% | 20% | ### Métriques delivery * Burndown chart ⇒ à suivre dans prochain sprint * État du backlog ⇒ à suivre dans prochain sprint * Vélocité ⇒ à suivre dans prochain sprint * MEP réalisée: 1 ⇒ 1.23.0 ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: **0** * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 4 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: **3 (75%)** ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Une présentation des écrans validés en recette à été présenté. ⇒ prévoir l'organisation d'une démo sur les futures instances, qui necessitera peut-être d'etendre la durée de la sprint review. Cicler les démos pour ne pas tout présenter, et que ça ne prenne pas trop de temps. ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * RAS # 20/10/2025 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 06/09 au 20/10 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Sandrine, Elisa, Alexandre, Anselme ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Permettre la gestion automatisée des comptes inactifs * Indiquer le statut de l'objectif: `ATTEINT` {% hint style="danger" %} Absence Olivier: 3 jours Réunion "Hors les murs: 4h toute l'équipe {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint * Prochaine MEP : 1.24.0 * Hotfix en prod: * Etat du backlog en fin de sprint: * Recette OK * * * * * * * bug: * bug: * bug: * bug: * bug: * bug: * A recetter: * bug: * Testé: * US: * US: * US: * US: * US: ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (Dev terminé, Testé, Livré, A recetter, "Recette OK") : | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | % visé | | -------------- | --------------- | -------------------------------------------------------------------- | -------- | | Evolutions | 8.25 | 52% | 50% | | Run + Tech | 3.25 | 21% | 10% | | RGAA | 0 | ⚠️0% | 20% | | Bugs | 4.25 | 27% | 20% | | **TOTAL** | **15.75** | **100%** | **100%** | ### Métriques delivery * Vélocité = 15.75 points * Taux de glissement = 21.25% {% hint style="info" %} Taux de glissement = % de points non complété à la fin du sprint Taux glissement = (Points non terminés du sprint / Points engagés au début du sprint)\*100 {% endhint %} * Répartition des tickets ⇒ pas de RGAA dans ce sprint * MEP réalisée: 0 ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: **0** * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 4 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: **3 (75%)** ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Démo sur la gestion automatisée des comptes inactifs prévue le mardi 21 octobre à 10h15 ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * Beaucoup de travail de restructuration du code en cours, ça demande pas mal de temps d'effort tech. Mais c'est un travail nécessaire, donc tout va dans le bon sens * On avance côté technique, on va essayer de pas aller trop vite et prendre le temps pour bien faire les choses # 03/11/2025 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 20/10 au 03/11 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Elisa, Alexandre, Anselme ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Permettre la gestion automatisée des comptes inactifs * Statut de l'objectif: `NON ATTEINT` {% hint style="danger" %} Objectif non atteint due à une charge supplémentaire non anticipée sur le sprint : * 4 bugs (représentant 1 point de charge) ont été ajoutés au sprint suite aux TNR de la 1.24.0 ⇒ charge à prévoir dans le sprint quand on planifie les TNR d'une version * Plusieurs A/R sur la recette des tickets portant sur la gestion des comptes inactifs ⇒ prévoir également une marge dans chaque sprint concernant ces A/R de tickets * Tickets sur le renouvellement d'agrément sous-estimés {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint **Tickets traités dans le sprint:** * Tech (2) * US (2.5) * US (1.5) * Tech (1) * bug (reste 0.5) * bug (reste 0.25) * bug (0,75) * bug (0,75) ajouté en cours de sprint * bug (0,25) ajouté en cours de sprint * bug (0) ajouté en cours de sprint * bug (0) ajouté en cours de sprint * bug (0.25) ajouté en cours de sprint * \+ devs en cours: * US (1.25) * US (0.75) ⇒ 11,75 points traités dans le sprint **Etat du backlog en fin de sprint:** * Recette OK * * * * * * * bug: * bug: * bug: * bug: * bug: * bug: * bug * bug: * US: * US: * US: * US: * US: * A recetter: \* * Testé: * tech * PR Validée: * tech (0.5) * tech (1) * tech (3) * tech (0.25) * US (1.5) * PR a review: * US (2.5) * Dev en cours: * US (2.5) reste 1.25) * US (1.75) reste 1 * A faire: * RGAA (0.5) * US (2) ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (Dev terminé, Testé, Livré, A recetter, "Recette OK") : | Type de ticket | Points dans le sprint | % du sprint | Estimation visée | % visé | | -------------- | --------------------- | ------------------------------------ | ---------------- | -------- | | Evolutions | 6 | 51% | 7.75 | 50% | | Run + Tech | 3 | 26% | 3 | 10% | | RGAA | 0 | ⚠️0% | 0.75 | 20% | | Bugs | 2.75 | 23% | 0.75 | 20% | | **TOTAL** | **11.75** | **100%** | 12.25 | **100%** | ### Métriques delivery * Vélocité = 11.75 points * Taux de glissement = 38.7% ⚠️ {% hint style="info" %} Taux de glissement = % de points non complété à la fin du sprint Taux glissement = (Points non terminés du sprint / Points engagés au début du sprint)\*100 {% endhint %} * Répartition des tickets ⇒ pas de RGAA dans ce sprint (tickets créés dans le prochain sprint) * MEP réalisée: 0 ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: 8 bugs dans le cadre des TNR de la 1.24.0 () * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 8 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: 4 **(50%) ⇒ 4 TNR de la 1.24.0 non critiques seront corrigés dans la 1.25.0** ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Démo début du parcours de renouvellement d'un agrément ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * Prendre une marge dans les sprints pour les dailys, PR, imprévus, TNR ajouté ... * Un peu emmêlé les pinceaux dans le début de l'EPIC renouvellement d'agrément (+ conceptions à prévoir) * on a sous-estimé la charge des tickets du renouvellement d'agrément (un peu ambitieux) * content de l'avancement technique # 17/11/2025 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 03/11 au 17/11 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Assia, Sandrine, Alexandre, Anselme ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Permettre à l'OVA de renseigner son dossier de candidature et de renseigner son bilan des 4 dernières années dans le cadre de son renouvellement d'agrément * Statut de l'objectif: `NON ATTEINT` {% hint style="danger" %} L’objectif de sprint n’a pas été atteint principalement pour ces raisons : * **Sous-estimation de la charge** : la refonte importante de l’architecture a pris plus de temps que prévu. * **Gros chantier technique côté dev** : la restructuration en TypeScript a demandé un temps d’adaptation et de digestion non anticipé. * **Nouveaux écrans à construire from scratch** : même si des écrans avaient déjà été faits par le passé, c’est la première fois qu’autant d’écrans front sont créés en partant de zéro, ce qui représente un gros travail de départ et explique le retard. En contrepartie, ces efforts ont permis de : * finaliser les ajouts et la restructuration technique, * poser des bases plus solides qui devraient **accélérer le développement des prochains écrans et sprints**, * ne plus avoir de grosses restructurations techniques à prévoir à court terme. {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint **Tickets traités dans le sprint:** * RGAA (0.5) * RGAA (0.5) * RGAA (0.25) * bug (0.25) * bug (0.5) * bug (0) ⇒ ajouté en cours de sprint * bug (0.25) ⇒ ajouté en cours de sprint * \+ devs en cours: * US (1.25, reste 0.25) ⚠️ * US (1, reste 0.5) ⚠️ ⇒ 3.75 points traités dans le sprint **Etat du backlog en fin de sprint:** * MEP (1.24.0) * 25 tickets mis en production * Recette OK * bug: (ajouté en cours de sprint) * bug: * RGAA: * RGAA: * RGAA * RGAA * A recetter: * Livré: * Testé: * tech (2) * tech (2) * PR Validée: * US (1.5) * US (2.5) * PR a review: * Dev en cours: * US (2.5) reste 1.25) ⚠️ * US (1.75) reste 1 ⚠️ * A faire: * tech (à garder dans prochain sprint car traité au fil de l'eau, mais ne pas considérer les 3 points estimés) * US (2) * US (2.5) * bug (0.25) ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (Dev terminé, Testé, Livré, A recetter, "Recette OK") : | Type de ticket | Points dans le sprint | % du sprint | Estimation visée | % visé | | -------------- | ---------------------------------------- | ------------------------------------------- | ---------------- | -------- | | Evolutions | 4 | ⚠️22% | 6.75 | 50% | | Run + Tech | 0 | 0% | 0 | 10% | | RGAA | 1,25 | 13.9% | 1.25 | 20% | | Bugs | 1 | 11.1% | 1 | 20% | | **TOTAL** | **3.75** | ⚠️**41.7%** | 9 | **100%** | {% hint style="warning" %} La vélocité de 3,75 points n’est pas représentative du travail réellement accompli, car une grande partie de l’effort a été consacrée à la refonte de l’architecture, à la restructuration en TypeScript et à la mise en place des premières briques d’écrans from scratch, qui génèrent peu de points mais posent les bases pour aller plus vite sur les prochains sprints. Concernant la charge sur le RGAA, elle ne pouvait pas être plus important sur ce sprint étant donné l'absence d'Olivier pendant 6 jours (+1 jours férié). {% endhint %} ### Métriques delivery * Vélocité = 3.75 points * Taux de glissement = 58.3% ⚠️ {% hint style="info" %} Taux de glissement = % de points non complété à la fin du sprint Taux glissement = (Points non terminés du sprint / Points engagés au début du sprint)\*100 {% endhint %} * Répartition des tickets ⇒ pas de RGAA dans ce sprint (tickets créés dans le prochain sprint) * MEP réalisée: 1 (1.24.0, avec 25 tickets livrés) ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: 2 bugs * * * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 4 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: 3 **(75% de résolution)** ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Démo début du parcours de renouvellement d'un agrément (Etape 1 & Etape 2). ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * Sprint compliqué, on a beaucoup sous-estimé plein de choses car on revoit beaucoup l'architecture, mais ça va améliorer les choses à l'avenir. Beaucoup de choses à faire côté dev (restrucuration en typescript qui faut digérer). Les premières briques des ecrans sont un poeu nouvelles sur l'app (même si déjà fait auparavant), on a jamais fait beaucoup d'ecran (côté front) en partant de 0. Gros boulot pour commencer (donc on prend du retard), mais ça va nous permettre d'aller plus vite par la suite. * On en a terminé avec les ajouts, on aura plus de restructuration techs à prévoir. # 02/12/2025 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 17/11 au 02/11 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Assia, Alexandre, Elisa, Aurélie ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Permettre la mise à jour d'un SIRET * Statut de l'objectif: `NON ATTEINT` {% hint style="danger" %} L’objectif de sprint n’a pas été atteint principalement pour ces raisons : l’équipe a été trop optimiste sur la charge liée au renouvellement d’agrément, alors que les US du parcours OVA concerné se sont révélées particulièrement denses et complexes. Cela a amené l’équipe à s’interroger sur certaines parties fonctionnelles (niveau de détail attendu, cas à couvrir, règles métier), qui ont nécessité davantage de travail que prévu. Concrètement, certains tickets ont demandé jusqu’à trois fois plus de temps que l’estimation initiale, ce qui a contribué au décalage entre la planification et le réalisé. {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint **Tickets traités dans le sprint:** * US (0.5) * US (2.5) \[en revue] * bug (0.25) * \+ devs en cours: * US (1.25, reste 1.25) * US (1.25, reste 1.25) * US (0.25, reste 0.5) * RGAA (0.25, reste 0.5) ⇒ 6.25 points traités dans le sprint **Etat du backlog en fin de sprint:** * MEP (1.25.0) * 9 tickets mis en production * Recette OK: 0 ticket * A recetter: 0 ticket * Livré: 0 ticket * Testé: * tech (2) * PR Validée: * US (1.75) * US (2.5) * PR a review: * US (2.5) * Dev en cours: * US (reste 1.25 ?) * US (reste 1.25 ?) * US (reste 0.5 ?) * RGAA (reste 0.5 ?) * A faire: * tech (à garder dans prochain sprint car traité au fil de l'eau, mais ne pas considérer les 3 points estimés) * US (2) * US (0.25) * US (0.25) * US (0.25) * US (1) * RGAA (0.5) * RGAA (1) ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (Dev terminé, Testé, Livré, A recetter, "Recette OK") : | Type de ticket | Points dans le sprint | % du sprint | Estimation visée | % visé | | -------------- | ---------------------------------------- | ------------------------------------------- | ---------------- | -------- | | Evolutions | 5.75 | ⚠️44,2% | 10.5 | 80.8% | | Run + Tech | 0 | 0% | 0 | 0% | | RGAA | 0,25 | ⚠️1.9% | 2.25 | 17.3% | | Bugs | 0.25 | 1,9% | 0.25 | 1.9% | | **TOTAL** | **6.25** | ⚠️**48.1%** | 13 | **100%** | {% hint style="warning" %} L’estimation technique des tickets liés au renouvellement d’agrément traités dans le sprint a été sous-évaluée. Le travail de l’équipe s’est principalement concentré sur le parcours OVA de renouvellement d’agrément, puis sur la modification de SIRET. Cette sous-estimation a eu pour conséquence que les tickets de renouvellement d’agrément, de mise à jour du SIRET et ceux liés au RGAA n’ont pas pu être finalisés dans le périmètre du sprint. {% endhint %} ### Métriques delivery * Vélocité = 6.25 points * Taux de glissement = 51.9% ⚠️ {% hint style="info" %} Taux de glissement = % de points non complété à la fin du sprint Taux glissement = (Points non terminés du sprint / Points engagés au début du sprint)\*100 {% endhint %} * Répartition des tickets ⇒ Seulement 1.9% de RGAA dans le sprint, et 44.2% de tickets d'evolution (contre 80.8% planifié). * MEP réalisée: 1 (1.25.0, avec 9 tickets livrés) ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: 1 bug * * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 2 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: 2 **(100% de résolution)** ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Démo de l'etape 3 du parcours OVA lié au renouvellement d'agrément. ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * On a été assez optimiste sur le renouvellement d'agrément, alors que les US sur le parcours OVA de renouvellement d'agrément sont très denses. * On se pose des questions sur les parties fonctionnelles. * Certains tickets ont mis jusqu'à 3x plus de temps. # 15/12/2025 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 02/12 au 15/12 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Alexandre, Anselme, Sandrine, Elisa, Aurélie ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Terminer les devs : MAJ du SIRET (l'ensemble du parcours) & Renouvellement d'agrément (finalisation des étapes 2 et 3 côté OVA) * Statut de l'objectif: `NON ATTEINT` {% hint style="danger" %} Concernant l'objectif: * Les devs sont terminés sur la partie MAJ du SIRET * Les devs ne sont pas totalement terminés sur la partie parcours du renouvellement d'agrément (étape 3), mais les devs ont démarrés sur l'étape 4 ce qui compense la charge technique sur les devs en cours sur le parcours OVA. Prévoir des données de tests en amont car ça va nécessiter le fait de mettre d'anciens SIRET sur plusieurs comptes pour tester nos 3 cas. Constituer des comptes à tester (ex: UFCV) {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint **Tickets traités dans le sprint:** * US (2.5) * US (0.75) * US (0.25) * US (1.25) * US (1) * US (0) * US (0) * US (1.25) * US (0.25) * Bug (0.25) * Bug (0.5) * Bug (0.5) * \+ devs en cours: * US (1.25, reste 1) * US (reste 2.5) ticket réevalué * RGAA (1, reste 0.5) solution à valider * RGAA (0.25, reste 0.5) ⇒ 9.25 points traités dans le sprint **Etat du backlog en fin de sprint:** * Termliné: * * Recette OK: 0 ticket * A recetter: * * * * * * * * * Livré: 0 ticket * Testé: * * * * * PR Validée: * * * PR a review: * * Dev en cours: * * * * A faire: * tech (à garder dans prochain sprint car traité au fil de l'eau, mais ne pas considérer les 3 points estimés) * RGAA (0.5) * RGAA (0.75) * RGAA (0.75) ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (Dev terminé, Testé, Livré, A recetter, "Recette OK") : | Type de ticket | Points dans le sprint | % du sprint | Estimation visée | % visé | | -------------- | --------------------- | ------------------------------------------- | ---------------- | -------- | | Evolutions | 7.25 | 59.2% | 8 | 65.3% | | Run + Tech | 0 | 0% | 0 | 0% | | RGAA | 0.75 | ⚠️6.1% | 3 | 24.5% | | Bugs | 1.25 | 10.2% | 1.25 | 10.20% | | **TOTAL** | 9.25 | ⚠️**75.5%** | 12.25 | **100%** | {% hint style="warning" %} {% endhint %} ### Métriques delivery * Vélocité = 9.25 points * Taux de glissement = 24.5% ⚠️ {% hint style="info" %} Taux de glissement = % de points non complété à la fin du sprint Taux glissement = (Points non terminés du sprint / Points engagés au début du sprint)\*100 {% endhint %} * Répartition des tickets ⇒ Seulement 6.1% de RGAA dans le sprint (contre 24.5% planifié). ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: 1 bug * dû à un ralentissement de la base de données * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 4 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: 4 **(100% de résolution)** ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées Etape 4 du parcours de renouvellement d'agrément côté OVA ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * Intéressant d'avoir 2 features très séparées (car évite les blocages quand quelqu'un travaille sur une feature). * Difficulté rencontrée sur le sprint, le fait que beaucoup de choses ont été fait sur la branche principale. L'inconvénient est le fait qu'il faille qu'on rebase nos branches, et ça a pris du temps. # 12/01/2026 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 15/12 au 12/01/2026 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Alexandre, Anselme, Sandrine, Thauane ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Terminer les devs sur le parcours OVA de demande de renouvellement d'agrément * Statut de l'objectif: `NON ATTEINT` {% hint style="danger" %} Sous-estimation des écrans du parcours du renouvellement d'agrément Beaucoup de régressions sur le sprint. {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint **Tickets traités dans le sprint:** * US (4.5) * US (1) * US (0.25) * US (0.75) * RGAA (0.5) * Bug (0.25) * Bug (0.5) * Bug (0.5) * Bug (0) * Bug (0.25) * Bug (0.25) * Bug (0.5) * Bug (0.5) \+ devs en cours: * US (2.5, reste 0.5) * US (1.25, reste 0.25) * US (5, reste 0.5) * US (4 suite à réevaluation) * bug (1) ⇒ 16.25 points traités dans le sprint **Etat du backlog en fin de sprint:** * Terminé: 0 tickets * Recette OK: * * * * * * * * A recetter: * * * * * * * Livré: 0 ticket * Testé: * * * * * PR Validée: * * * * * PR a review: * * * * Dev en cours: * * * * * A faire: * US ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (Dev terminé, Testé, Livré, A recetter, "Recette OK") : | Type de ticket | Points dans le sprint | % du sprint | Estimation visée | % visé | | -------------- | --------------------- | -------------------------------------- | ---------------- | -------- | | Evolutions | 13 | 80% | 13.25 | 89.8% | | Run + Tech | 0 | 0% | 0 | 0% | | RGAA | 0.5 | 3.1% | 1.5 | 10.2% | | Bugs | 2.75 | ⚠️16.9% | 0 | 0% | | **TOTAL** | 16.25 | 110.16% | 14.75 | **100%** | {% hint style="warning" %} Total de points supérieurs à ce qui avait été estimé, mais beaucoup de bugs ont été ajouté et traité dans le sprint suite aux TNR de la 1.26.0 {% endhint %} ### Métriques delivery * Vélocité = 16.25 points * Taux de glissement = -10.16% {% hint style="info" %} Taux de glissement = % de points non complété à la fin du sprint Taux glissement = (Points non terminés du sprint / Points engagés au début du sprint)\*100 {% endhint %} * Répartition des tickets ⇒ grosse charge de correctif de bugs non prévues. Prévoir plus de bande passante lorsqu'une nouvelle fonctionnalité est poussée en intégration, car cela peut engendrer des régressions (notre cas lors de ce sprint). ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: 5 bugs ⚠️ * TNR 1.26.0 * TNR 1.26.0 * TNR 1.26.0 * TNR 1.26.0 * TNR 1.26.0 * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 11 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: 10 **(91% de résolution)** ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées * Parcours de renouvellement d'agrément: étape 3 et 4 du parcours. * CGU ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * Mea culpa, quelques corrections de dernières minutes car je n'ai pas tout testé (ma faute). * Un peu plus complexe que prévu sur le CGU, tâche sous-estimée * Sous-estimations aussi sur les tâche de renouvellement d'agrément # 26/01/2026 ## 📅 Rappel du contexte du sprint * Dates du sprint: 12/01 au 26/01/2026 * Durée: 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Alexandre, Anselme, Thauane ## 🎯Rappel des objectifs du sprint * Objectif principal du sprint: Terminer les devs sur le parcours OVA de demande de renouvellement d'agrément * Statut de l'objectif: `NON ATTEINT` {% hint style="danger" %} Difficulté à synchroniser les devs sur la partie renouvellement d'agrément, il a fallu que les écrans de l'etape 3 et 4 soient mergés avant que les devs sur l'etape 5 puissent être initiés. {% endhint %} ## 📋Revue des tickets du sprint **Tickets traités dans le sprint:** * US (0.5) * US (0.25) * US (0.5) * US (1) * US (0.75) * RGAA (0.75) * bug (1) \+ devs en cours: * US (4, reste 2.5) * US (2, reste 0.5) * US (3, reste 2) ⇒ points traités dans le sprint **Etat du backlog en fin de sprint:** * Terminé: 0 tickets * Recette OK: * * * * * * * * * * * * * * A recetter: * * * * Livré: 0 ticket * Testé: * * * * * * * * * * * PR Validée: * * * * PR a review: * * Dev en cours: * * * * * A faire: * US * bug ## 📊Point sur les métriques ### Répartition des tickets du sprint Types de tickets traités dans le sprint (Dev terminé, Testé, Livré, A recetter, "Recette OK") : | Type de ticket | Points dans le sprint | % du sprint | Estimation visée | % visé | | -------------- | --------------------- | -------------------------------------- | ---------------- | -------- | | Evolutions | 7 | 52.8% | 12.75 | 96.2% | | Run + Tech | 0 | 0% | 0 | 0% | | RGAA | 0.75 | 5.7% | 0 | 0% | | Bugs | 1 | 7.5% | 0.5 | 3.8% | | **TOTAL** | 8.75 | ⚠️66% | 13.25 | **100%** | {% hint style="warning" %} Seulement 66% du sprint complété par rapport à l'estimation. Difficultée à synchroniser les devs sur la partie renouvellement d'agrément, il a fallu que les écrans de l'etape 3 et 4 soient mergés avant que les devs sur l'etape 5 puissent être initiés. Nous allons balayer les prochains tickets et echanger sur le synchronisation possible des prochains tickets, pour ne pas avoir de moment de flottement des devs, et ne pas prendre davantage de retard. {% endhint %} ### Métriques delivery * Vélocité = 8.75 points * Taux de glissement = 34% {% hint style="info" %} Taux de glissement = % de points non complété à la fin du sprint Taux glissement = (Points non terminés du sprint / Points engagés au début du sprint)\*100 {% endhint %} * ### Métriques produit * NC ### Métriques qualité * Nombre de régressions: 0 * Nombre de bugs planifiés pendant le sprint: 1 * Nombre de bugs résolus pendant le sprint: 0 **(0% de résolution)** * [**https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-1025**](https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-1025) Ticket complexe à corriger, une solution de contournement doit être statué ## 🚀Démo des fonctionnalités livrées * Pas de démo présentée ## 📢 Retours et échanges avec les parties prenantes * Chevauche des dev sur le renouvellement d'agrément (difficile de travailler à 2) ⇒ ça allonge les délais (on a eu un moment de standby sans pouvoir traiter du renouvellement d'agrément). On a du attendre que Olivier merge ses US avant que Laurent puisse continuer à travailler dessus. * ¼ de journée à rebaser la base agrément (main) * Beaucoup de champs sur les formulaire de renouvellement d'agrément, il faut aller chercher les éléments ce qui prend du temps * Top qu'Amelle puisse nous aider sur le RGAA Mettre en place une retro estimation des tickets engagés ? Et voir si besoin de les redécouper pour améliorer la synchronisation des développements sur les prochaines initiatives ? ⇒ point à caler avec Thauane. # Sprint planning Objectif : Définir les objectifs et le backlog du prochain sprint en fonction des retours de la revue et des apprentissages de la rétrospective. 📌 Quand ? Juste après la rétrospective, au début du nouveau sprint.\ 📌 Qui ? Équipe Scrum (Product Owner, Scrum Master, Développeurs).\ 📌 Format ? 1. Définition de l’objectif du sprint. 2. Sélection des User Stories du backlog. 3. Découpage en tâches et estimation de l’effort. ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint * Durée et périmètre * Participants (Product Manager (PM), Développeurs, QA / Testeurs, UX/UI (si concerné)...) ## 🎯 Objectif du Sprint * Définir l’objectif du sprint à venir * S’assurer que tout le monde a bien compris les enjeux du sprint {% hint style="info" %} Un bon **objectif de sprint** se définit comme un **résultat métier clair et atteignable** que l’équipe souhaite atteindre à la fin du sprint. Il ne s'agit **ni d'une liste de tâches**, ni de tous les tickets à livrer, mais d’un **alignement commun** sur la **valeur produite** pour l'utilisateur ou le produit. #### Un bon objectif de sprint doit être : * **Orienté utilisateur ou valeur métier** * **Spécifique**, mais pas trop technique * **Atteignable** en 1 sprint, même si tout n’est pas livré * **Utile** pour guider les choix si des arbitrages sont nécessaires 🧠 **Exemples** : * Mauvais : « Développer les tickets A, B, C » * Bon : « Permettre aux utilisateurs de télécharger leur attestation depuis leur compte » {% endhint %} ## 📋 Sélection des tickets * Présentation des items du backlog priorisés * Discussion des besoins et contraintes techniques * Confirmation de la valeur métier * Sélection des items réalisables dans le sprint ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations (en story points ou en temps) * Découpage en sous-tâches si nécessaire * Clarification des besoins par le PM ## 📊 Vérification de la capacité * Disponibilités de l’équipe * Charge estimée vs capacité disponible ## ✅ Validation du sprint * Récapitulatif des éléments embarqués * Validation collective * Lancement du sprint sur JIRA {% hint style="info" %} **Bonnes pratiques:** * Ne pas surcharger le sprint * S’assurer que les US sont « prêtes » (Definition of Ready) * Clarifier les attentes dès le début * Anticiper les tests, la QA, et les démos {% endhint %} # 08/09/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 08/09 au 22/09 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Assia, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : MEP 1.22.0 / Gestion des comptes inactifs ## 📋 Sélection des tickets * Présentation des items du backlog priorisés * Discussion des besoins et contraintes techniques * Confirmation de la valeur métier * Sélection des items réalisables dans le sprint ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : 3,5 points * Atelier sur le RGAA * Atelier sur les parcours utilisateurs concernant les renouvellement d'un agrément * Suite à ces 2 ateliers, ## 📊 Vérification de la capacité * Disponibilités de l’équipe: * MEP 1.22 prévue le 08/09/2025 à 11h00: * Laurent en formation pendant 3 jours * Olivier est désormais à 100% sur le VAO * Plusieurs ateliers vont être planifiés avec l'equipe tech (RGAA, inactivation/desactivation comptes, présentation des parcours utilisateurs parcours agrément) : environ ½ journée bloquée au total * Charge estimée : 3,5 * Capacité disponible : 10,5 points ⇒ Reste à assigner environ 7 points sur des tickets RGAA et désactivation/inactivation de comptes ## ✅ Validation du sprint * 2 US * 1 tâche * 3 bugs * Reste à loguer des tikets RGAA & gestion des comptes inactifs # 22/09/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 22/09 au 06/10 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Assia, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Permettre la gestion automatisée des comptes inactifs ## 📋 Sélection des tickets * **A RECETTER SUR MAIN:** * RGAA: * * * * * * * **A RECETTER SUR PREPROD et MEP:** * tickets à A RECETTER SUR MAIN, * tickets de la version 1.23.0 ⇒ * **A DEVELOPPER:** * Evolutions: * Gestion des comptes inactifs ⇒ * * * * * * * RGAA: * * * * Tech: * * Run: * * Bugs: * * * ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : 19,25 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | % visé | | -------------- | --------------- | ----------- | ------ | | Evolutions | 13,25 | 68,9% | 50% | | Run + Tech | 1 | 5,2% | 10% | | RGAA | 2 | 10,4% | 20% | | Bugs | 3 | 15,6% | 20% | ## 📊 Vérification de la capacité * Disponibilités de l’équipe: * MEP 1.23 à prévoir sur la 2ème semaine : * Laurent en formation pendant 2 jours * Ticket tech sur parcours agrément à prendre en dernier jusqu'à la fin du sprint * Charge estimée : 19,25 points * Capacité disponible : 15 points ## ✅ Validation du sprint # 06/10/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 06/10 au 20/10 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Anselme, Assia, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Terminer la gestion automatisée des comptes inactifs ## 📋 Sélection des tickets * **RECETTE OK** * [**https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-1125**](https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-1125) * [**https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-935**](https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-935) * [**https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-936**](https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-936) * **A RECETTER SUR MAIN:** * * * * [https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-109](https://jira-mcas.atlassian.net/browse/VAO-1097) * **TESTE:** * * **PR VALIDEE:** * * * * **PR A REVIEW** * * * **DEV EN COURS:** * Evolution: * (0.75) * Bugs: * (0.5) * (0.25) * **A DEVELOPPER:** * Evolutions: * (0) * (?) * * RGAA: * * Tech: * * Run: \* * Bugs: * * * ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : points * Capacité disponible : 15 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | Points visés | % visé | | -------------- | --------------- | ----------- | ------------ | ------ | | Evolutions | 3.25 | 21.67% | 7.5 | 50% | | Run + Tech | 1 | 6.67% | 1.5 | 10% | | RGAA | 0.25 | 1.67% | 3 | 20% | | Bugs | 3.25 | 21.67% | 3 | 20% | {% hint style="warning" %} **Evolutions**: on garde 4.25 points de bande passante pour loguer des tickets fonctionnels sur le renouvellement d'agrément (suite à la restitution des tests utilisateurs qui a lieu le lundi 06/10 16h00). **RGAA**: on garde 2.75 points de bande passante pour loguer des tickets RGAA (qui sont créés au fil de l'eau par Olivier R). {% endhint %} ## 📊 Vérification de la capacité * Disponibilités de l’équipe: * Olivier en formation: 3 jours * Réunion hors les murs (pour tous): 0.5 jour * Prévoir atelier restitution renouvellement agrément (pour tous): 2h * Charge estimée : 7.75 points (reste 7.25 points de bande passante pour loguer des tickets Evolutions (renouvellement agrément & RGAA) * Capacité disponible : 15 points ## ✅ Validation du sprint # 20/10/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 20/10 au 03/11 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Anselme, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Permettre à l'OVA d'être informé de l'échéance de son agrément et lui permettre d'initier un renouvellement d'agrément ## 📋 Sélection des tickets * **Tickets ajoutés** * Tech (2) ⇒ prio haute, nécessaire pour démarrer les tickets fonctionnels sur le renouvellement des parcours d'agrément * US (2.5) * US (2.5) * US (1.75) * US (2) * RGAA (0.5) * **A FAIRE (et provenant du précédent sprint):** * Tech (1) ⇒ prio haute, nécessaire pour démarrer les tickets fonctionnels sur le renouvellement des parcours d'agrément * **DEV EN COURS:** * RGAA (reste 0.25) * bug (reste 0.5) * bug (reste 0.25) ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : points * Capacité disponible : 15 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | Points visés | % visé | | -------------- | --------------- | ----------- | ------------ | ------ | | Evolutions | 7.75 | 63.27% | 7.5 | 50% | | Run + Tech | 3 | 24.49% | 1.5 | 10% | | RGAA | 0.75 | 6.12% | 3 | 20% | | Bugs | 0.75 | 6.12% | 3 | 20% | | TOTAL | 12.25 | 100% | 15 | | {% hint style="warning" %} **Evolutions**: on commence les premiers tickets fonctionnels sur le renouvellement d'agrément **RGAA**: peut de points pris sur ce sprint, créer d'autres tickets RGAA si les autres tickets du sprint sont terminés {% endhint %} ## 📊 Vérification de la capacité * Disponibilités de l’équipe: * Olivier off: 2 jours * Laurent off: 2 jours * Réunion SIRET: 1h * Charge estimée : 12.25 points * Capacité disponible : 12.25 points ## ✅ Validation du sprint # 03/11/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 03/11 au 17/11 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Anselme, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Permettre à l'OVA de renseigner son dossier de candidature et de renseigner son bilan des 4 dernières années dans le cadre de son renouvellement d'agrément ## 📋 Sélection des tickets **Provenant du précédent sprint** * ***Dev en cours*** * US (reste 1.25) * US (reste 1) * ***A faire:*** * RGAA (0.5) * US (2) **Tickets ajoutés** * ***A faire*** * US (2.5) * RGAA (0.5) * RGAA (0.25) * Bug (0.25) * Bug (0.25) * Bug (0.5) ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : 9 points * charges récupérées du précédent sprint: 4.75 points * charges ajoutée au sprint: 4.25 * Capacité disponible : 10 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | Points visés | % visé | | -------------- | --------------- | ----------- | ------------ | ------ | | Evolutions | 6.75 | 75% | 5 | 50% | | Run + Tech | 0 | 0% | 1 | 10% | | RGAA | 1.25 | 14% | 2 | 20% | | Bugs | 1 | 13.9% | 2 | 20% | | TOTAL | 9 | 100% | 10 | 100% | {% hint style="warning" %} **Evolutions**: on commence les premiers tickets fonctionnels sur le renouvellement d'agrément **RGAA**: peut de points pris sur ce sprint, créer d'autres tickets RGAA si les autres tickets du sprint sont terminés {% endhint %} ## 📊 Vérification de la capacité * Disponibilités de l’équipe: * Olivier off: 8 jours * Laurent off: 0 jours * Jour férié 11/11: 1 jour * MEP 1.24.0, dailys, review/rétro, PR, QA, imprévus: 15% * Charge estimée : 9 points * Capacité disponible : 10 points ## ✅ Validation du sprint # 17/11/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 17/11 au 01/12 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Anselme, Aurélie, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Permettre la mise à jour d'un SIRET ## 📋 Sélection des tickets **Provenant du précédent sprint** * ***Dev en cours*** * US (reste 0.25) * US (reste 0.5) * ***A faire:*** * US (2.5) * US (2) * Bug (0.25) **Tickets ajoutés** * ***A faire*** * US (2.5) * US (0.75) * US (0.25) * US (0.25) * US (1) * US (0.25) * RGAA (0.75) * RGAA (0.5) * RGAA (1) ## 📊 Vérification de la capacité Planning de capacité disponible ici: Disponibilités de l’équipe: * Olivier off: 0 jours * Laurent off: 0 jours * Jour férié : 0 jour * Jour non projet (15% (cérémonies, réunions, PR, QA, imprévus)): * Olivier: 1.5 + 0.5 de formation * Laurent: 1.5 + 1.5 de formation **⇒ Charge estimée : 13 points** ⇒ Capacité disponible : 16 points ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : points * charges récupérées du précédent sprint: 5.5 points * charges ajoutée au sprint: 13 points * Capacité disponible : 15 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | Points visés | % visé | | -------------- | ---------------------------------------------------- | ----------- | ------------ | ------ | | Evolutions |

5.5 (ancien sprint)

+ 5 = 10.5

| 80,8% | 7.5 | 50% | | Run + Tech | 0 | 0% | 1.5 | 10% | | RGAA | 2.25 | 17.3% | 3 | 20% | | Bugs | 0.25 | 1.9% | 3 | 20% | | TOTAL | 13 | 100% | 15 | 100% | {% hint style="warning" %} Moins de RGAA que l'objectif car les prochains tickets RGAA nécessitent du design qui est en cours. Peu de points de bugs (0.25) mais on garde une marge pour les TNR de la 1.25.0, car on prévoit la MEP de la 1.25.0 sur ce sprint. Donc, on prévoit + de charge sur les évolutions (on continue le renouvellement d'agrément, et on traite la modification de SIRET). {% endhint %} ## ✅ Validation du sprint # 02/12/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 02/12 au 15/12 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Terminer les devs : MAJ du SIRET (l'ensemble du parcours) & Renouvellement d'agrément (finalisation des étapes 2 et 3 côté OVA) ## 📋 Sélection des tickets **Provenant du précédent sprint** * **PR a review** * US * ***Dev en cours*** * US (reste 1) * US (reste 0.5) * US (reste 3, suite à réestimation) * RGAA (reste 0.75) * ***A faire:*** * US (0.25) * US (0.25) * US (1.25, réévalué car on intègre la partie MAJ Siret par un établissement secondaire dans le ticket) * US (1) * RGAA (0.5) * RGAA (1) **Tickets ajoutés** * ***A faire*** * US (0) * RGAA (0.75) * bug (0.25) * bug (0.5, timeboxé car difficile en l’état d’estimer précisément la charge tech) * bug (0.5, timeboxé car difficile en l’état d’estimer précisément la charge tech, L’idée est de ne pas passer plus de temps sur le correctif de ce bug car pas prio (cas d’un OVA avec + de 10 représentants légaux etant très faible)) ## 📊 Vérification de la capacité Planning de capacité disponible ici: Disponibilités de l’équipe: * Olivier off: 0 jours * Laurent off: 0 jours * Jour férié : 0 jour * Jour non projet (15% (cérémonies, réunions, PR, QA, imprévus)): * Olivier: 1.35 * Laurent: 1.35 **⇒ Charge estimée : 15.3 points** ⇒ Capacité disponible : 15.3 points ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : points * charges récupérées du précédent sprint: 5.5 points * charges ajoutée au sprint: 13 points * Capacité disponible : 15.3 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | Points visés | % visé | | -------------- | ----------------------------------------------- | ----------- | ------------ | ------ | | Evolutions |

8 (ancien sprint)

+ 0 = 8

| 65.3% | 7.5 | 50% | | Run + Tech | 0 | 0% | 1.5 | 10% | | RGAA | 2.25 *(ancien sprint) + 0.75 = 3* | 24.5% | 3 | 20% | | Bugs | 1.25 | 10.2% | 3 | 20% | | TOTAL | 12.25 | 100% | 15 | 100% | {% hint style="warning" %} Estimation inférieure pour anticiper les potentielles surcharges sur les US sur le renouvellement d'agrément L'objectif sur ce sprint est de finaliser les initiatives en cours sur la mise à jour du SIRET (ensemble de la fonctionnalité) et sur le renouvellement d'agrément (étapes 1, 2, et 3 du parcours OVA). {% endhint %} ## ✅ Validation du sprint # 15/12/2025 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 02/12 au 15/12 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Terminer les devs sur le parcours OVA de demande de renouvellement d'agrément ## 📋 Sélection des tickets **Provenant du précédent sprint** * ***Dev en cours*** * US (reste 1) * US (reste 2.5) * RGAA (reste 0.5) * RGAA (reste 0.5) * ***A faire:*** * tech (à garder dans prochain sprint car traité au fil de l'eau, mais ne pas considérer les 3 points estimés) * RGAA (0.5) **Tickets ajoutés** * ***A faire*** * US (5) * US (2) * US (3) * US (0.75) ## 📊 Vérification de la capacité Planning de capacité disponible ici: Disponibilités de l’équipe: * Olivier off: 8.5 jours * Laurent off: 10 jours * Jour férié : 2 jour * Jour non projet (15% (cérémonies, réunions, PR, QA, imprévus)): * Olivier: 1.2 * Laurent: 1.4 **⇒ Charge estimée : 15. points** ⇒ Capacité disponible : 14.5 points ## 📐 Estimation & Découpage * Estimations des tickets : points * charges récupérées du précédent sprint: 5.5 points * charges ajoutée au sprint: 13 points * Capacité disponible : 15.3 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | Points visés | % visé | | -------------- | --------------------------------------------------------- | ----------- | ------------ | ------ | | Evolutions |

2.5 (ancien sprint)

+ 10.75 = 13.25

| 89.8% | 11.5 | 77.7% | | Run + Tech | 0 | 0% | 0 | 0% | | RGAA | 1.5 *(ancien sprint)* | 10.2% | 2 | 13.5% | | Bugs | 0 | 0% | 1 | 6.8% | | TOTAL | 14.75 | 100% | 14.8 | 100% | {% hint style="warning" %} {% endhint %} ## ✅ Validation du sprint # 12/01/2026 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 12/01 au 26/01 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Anselme, Thauane, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : Terminer les devs sur le parcours OVA du renouvellement d'agrément ## 📋 Sélection des tickets **Provenant du précédent sprint** * ***Dev en cours*** * US (2.5, reste 0.5) * US (2.5, reste 0) * US (5, reste 0.5) * US (3, reste 4) * bug (reste 0.5) * ***A faire:*** * US (0.75) **Tickets ajoutés** * ***A faire*** * US (1) - Renouv agrément * US (2) - Renouv agrément * US (3) - Double authent * US (0.5) ## 📊 Vérification de la capacité A MAJ Planning de capacité disponible ici: Disponibilités de l’équipe: * Olivier off: 3 jour * Laurent off: 1 jour * Jour férié : 0 jour * Jour non projet (15% (cérémonies, réunions, PR, QA, imprévus)): * Olivier: 1.5 * Laurent: 1.5 **⇒ Charge estimée : points** ⇒ Capacité disponible : 13 points ## 📐 Estimation & Découpage A MAJ * Estimations des tickets : points * charges récupérées du précédent sprint: 5.5 points * charges ajoutée au sprint: 13 points * Capacité disponible : 1 points * Répartition des tickets (en fonction de l'effort tech): | Type de ticket | Estimation tech | % du sprint | Points visés | % visé | | -------------- | -------------------------------------------------------- | ----------- | ------------ | ------ | | Evolutions |

6.25 (ancien sprint)

+ 6.5 = 12.75

| 96.2% | 1 | 77.7% | | Run + Tech | 0 | 0% | 0 | 0% | | RGAA | 0 | 0% | 2 | 11.8% | | Bugs | 0.5 | 3.8% | 1 | 5.9% | | TOTAL | 13.25 | 102% | 13 | 100% | {% hint style="warning" %} {% endhint %} ## ✅ Validation du sprint # 26/01/2026 ## 📅 Contexte du sprint * Dates du sprint : 26/01 au 09/02 * Durée : 2 semaines * Participants: Laurent, Olivier R, Anselme, Thauane, Alexandre ## 🎯 Objectif du Sprint * Objectif du sprint à venir : ## 📋 Sélection des tickets **Provenant du précédent sprint** * ***Dev en cours*** * US (4, reste 2.5) * US (2, reste 2) * US (3, reste 3) * US